浅论婚姻档案信息化管理存在的问题及建议

苏涛

【摘要】文章从对婚姻档案信息化管理存在的问题入手，提出了合理化建议，完善档案信息化管理工作，以适应当前社会的发展需要。

【关键词】婚姻；档案；信息化管理；建议

1、婚姻档案信息化管理存在的问题

1.1认识水平有待提高。婚姻档案信息化管理是对现代婚姻信息资源的有效管理和合理分配。因此，婚姻档案信息化管理工作的方式和内容应不断的创新，不断发展。但现实工作中，很多领导对婚姻档案信息化管理工作不太重视，没有清醒的认识到档案信息化管理在婚姻管理中的重要作用和地位。一些管理人员思想观念落后，认为档案工作是一项附带工作，忽视了它的重要性，因循守旧，得过且过，使这项工作没有得到足够的重视，影响工作的开展。

1.2管理手段需要加强。虽然各地大都建有档案馆专门管理档案，但由于档案馆建设资金不足，档案信息化管理工作一直没有实质性的进展，信息化设备十分有限，信息化软件操作水平不高。我国目前对档案管理实施手工操作的现象还比较多，对于档案的保管及查阅有滞后现象，缺乏信息化管理的必要手段，制约了档案信息化的发展。一些婚姻登记机构虽然已经开始利用计算机对档案进行管理，但基本还是属于人工管理，与信息化相去甚远。虽然有一些婚姻档案建立了数据库，但不能实现资源共享，导致档案需求者要跑几个部门才能完成婚姻档案的查找与补办手续。有的婚姻管理机构虽已使用档案信息化管理的计算机软件，但使用者只对计算机软件熟悉却不懂得档案信息化管理，使得软件档案信息化管理涵盖面不全。

1.3業务素质亟待提高。当前，很多婚姻登记机构虽已具备建设档案信息化管理的条件，但由于专业人员的缺乏，使得婚姻档案信息化管理一拖再拖。如何建设一支素质优良、结构合理、科学高效的档案信息化管理队伍，这是婚姻档案信息化管理工作急需解决的问题。

2、婚姻档案信息化管理的必要性

2.1婚姻档案信息的需求增大，供求矛盾突出。随着信息化的进一步强化，许多与婚姻相关的业务都需要婚姻档案的补充。虽然婚姻档案信息化管理随着信息社会进步不断开发，信息不断充实，但不均衡的现象也有发生，相对较早年代的档案信息存在断层，查阅困难，档案部门无法提供高质量、有价值的信息，而现代人对信息的需求常常处于紧急状态，现有信息量无法满足他们的需求，造成供求矛盾突出。

2.2信息时代对档案信息化管理人员提出了更高的要求。现代社会是信息高速传播与更新的时代，人们对信息需求更加多样。快捷、方便、灵活是人们追求的目标，档案信息化管理人员的传统意识已经远远落后于现代社会，传统的管理方式已越来越不适应现代社会的发展。即便是婚姻档案信息化管理也需要技术水平高，专业知识强的管理专业人员。如对文字、声音、图像或数码档案信息的收集、加工、存储、转换、传播等，都要通过计算机技术操作完成。面对信息化的不断冲击，婚姻档案信息化管理人员对自己要提出更高的要求，尽快适应信息代管理的需要，积极探索婚姻档案信息化管理的应对措施，提高信息化、专业化水平，从而使婚姻档案信息资源能在现代社会发挥积极的作用。

3、对婚姻档案信息化管理的建议

3.1增强婚姻档案信息化建设的紧迫感和责任感。信息技术在现代生活中被普遍应用，重婚、离婚以及其他需要婚姻档案信息查阅者越来越多，这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。使用手工操作的方式来管理档案，不仅会造成工作效率下降，查找速度慢，而且准确率不高，严重影响了婚姻档案使用者的需求，甚者贻误需求者使用时机。因此，婚姻档案的信息化建设显得更加迫切，各级管理人员应充分重视信息化建设工作。目前，我国均已建立省级婚姻登记工作网络平台和数据中心，实现了在线婚姻登记和婚姻登记信息全国联网审查，但对于2012年以前的婚姻档案、法院系统判决、调解离婚等信息还无法实现查询、交换和共享，建立完善“全国公民婚姻状况数据库”建设工作显得尤为重要。同时，婚姻档案信息化管理部门领导要提高认识，充分认识到婚姻档案信息化对婚姻信息发展的重要意义，制定相关的建设计划，推动婚姻档案信息化建设快速发展。

3.2加大对婚姻档案信息化软硬件的投入力度。增加新的计算机设备，实现全新软件操作，需要相关部门投入大量的财力，这就需要婚姻档案管理部门领导要高度重视，把婚姻档案信息化管理当做当前重要工作来抓，配备相应设备，建立和完善档案信息管理系统，加快实现婚姻信息化建设。逐步完善档案信息安全管理体制，这也是完成档案信息化建设的保证。同时，加强对婚姻档案信息化管理者的培训力度，提高婚姻档案信息化管理者业务能力和水平，更好的为人民群众服务。

3.3确保婚姻档案信息安全性。随着婚姻信息网络化不断深入发展，档案信息得到了普遍应用，但安全性问题又成为当前信息化管理工作的重要问题。受网络黑客、病毒的侵袭，以及程序缺陷、技术淘汰等多种因素的影响，对当前婚姻档案信息化安全管理提出了更高的要求。要增强安全意识，提高防范能力，防止失密、泄密事件发生。要建立完善的信息系统，提高防御能力，综合利用防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等综合技术手段，及时对软件进行更新升级与监控，发现异常现象要及时向上级部门报告。同时，还要不断研究和探索新的安全防护技术，有效应用身份认证、识别、数据加密、安全审计、病毒防护、权限控制、安全备份等安全技术检验过滤过往信息。

总之，在科技技术不断进步的今天，档案信息化管理是现代社会档案信息化管理发展的主题，而婚姻档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到婚姻档案信息化、网络化的紧迫性，还要认真面对其复杂性、系统性。我们要积极采取有力措施，创造有力条件，推进婚姻档案信息化管理的进度，以适应时代发展的脚步。