对省“工程档案资料管理规范”的理解与思考

张丛祥　吴纪宁

摘 要：江苏省住房和城乡建设厅2013年2月4日发文，在全省范围内开展建设工程电子档案编报工作，并具体执行《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012），这对全省的建设工程档案管理工作的规范化管理和数字化提出了新要求。本文从数字化技术与工程电子档案的关系出发，就工程电子档案管理制度的建立以及实施过程中可能遇到的问题进行探讨，旨在推进并完善建设工程电子档案管理制度。

关键词：建设工程；信息化技术；电子文件；工程档案

近几年来，建设工程项目数量和规模都在不断增长，工程文件的复杂程度在不断增加，面对建设工程的多样性、广泛性和复杂性局面，建设工程资料管理难度也同步增大，计算机技术以及电子文件在工程施工现场的广泛使用，工程资料由传统纸质案管理模式向电子文件与纸质文件同步归档、互为补充的新型工程资料管理模式。

江苏省住房和城乡建设厅就全省的建设工程电子档案编报工作，于2013年2月4日专门下发了“省住房城乡建设厅关于做好全省建设工程电子档案编报工作的通知”（苏建函档（2013）81号）文件，该文件明确要求：凡2013年1月1日以后开工建设的工程，均应该建立建设工程电子档案。全省的建设工程电子档案编报工作具体执行江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）规定（以下简称“本规范”）。

1 工程电子档案编报工作存在的问题及难点

1.1 电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性问题

电子档案，其内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

（1）原始性。电子档案的原始性不易判断，而且还存在着原始性界定问题。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，电子文件生成由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

（2）真实性。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。

（3）完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。

（4）安全性。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

1.2 电子签名的法律效力问题

签名在交易中具有很重要的作用。从实质上说，电子签名仅是一种电磁记录。这种电磁记录是否有效，是否符合法律所规定“书面形式”，我国现行法律似乎尚未明确。因而可能造成经过电子签名的电子文件因不符合法律所规定的形式要件，而使由此所产生的法律行为无效的情况。

1.3 其他问题

（1）多年来人们已经习惯上认为纸质文件材料才是档案，而电子文件只是作为录入和存入电脑的方式，最终还是打印出纸质书面资料，或者只作为资料或副本保管。

（2）信息化技术需要专业人才。电子文件归档及电子档案的管理，都要求工程施工资料管理人员必须具备良好的计算机知识。然而在目前施工队伍中，多数工程管理人员非计算机专业，缺乏计算机专业的相关知识，这在客观上制约了工程电子档案工作现代化的进程。

2 做好工程电子档案编报工作的思考

针对工程电子档案编报工作中存在的一些主要问题，提出一些思考和建议：

2.1 保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性的对策

（1）从采集背景信息和元数据入手，在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

（2）加快研发签署技术，保证签名的真实性和唯一性。目前，在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。

（3）使用消息认证方式，来保证所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过。消息认证技术可以消除使用者疑虑。

（4）设置身份验证门槛，防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改。在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。

（5）将已经完成的电子档案文件设置为“只读”状态，防止非法修改。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保持电子文件的原始性、真实性，这是一种访问控制技术。

2.2 尽快完善电子签名的相关法律和法规

在法律上来确立数字签名与手写签名相同效力已显得越来越重要。建议扩大对“签名”的法律定义，使之能将“电子签名”包括进去。世界各国的数字签名立法，如美国的《全球及国内商务电子签名法案》、新加坡的《电子交易法案》等已出台的法律文件，对我国的电子签名立法会有很重要的借鉴意义。

2.3 建立统一的电子档案接收数据格式

为了统一的电子档案接收数据格式，应该建立以城建档案馆为中心的一套统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把工程电子档案模板发放到各个建设项目。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行统一的培训，使他们能够熟练运用模板和软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

2.4 加强研发，解决关键技术

解决建设工程电子档案工作的关键技术问题，做好建设工程电子文件归档和管理系统软件研发工作。建设工程电子档案工作具有高技术含量的特点，因此，工程电子档案具有纸质档案不可比拟优势，同时也决定了建设工程电子档案工作中软件研发完善与否成为此工作的关键点。研发出具有可操做性强、安全性高的建设工程电子文件归档和管理系统软件将为开展好此项工作打下良好的基础。软件研发前期一定要考虑到与城建档案管理系统实现对接，达到网络申报、接收登记、自动审核、查询利用等功能的实现。

3 结 语

（1）江苏省住房和城乡建设厅出台的《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）对全省各单位收集電子文件的职责、电子文件的收集范围、工程电子文件的质量要求作了明确的规定，该规范的出台在江苏省建设工程电子档案工作中具有里程碑意义，是我省工程档案数字化工作的重要组成部分，对建设工程电子文件和电子档案工作的开展起到法律保障的作用，并有效推动建设工程电子档案工作科学化的进程。

（2）工程电子档案是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，在工程实践中，只有不断摸索和探索，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等工作，不断积累经验，才能做好建设工程电子档案编报工作。

参考文献

[1]江苏省工程建设标准.房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范[J].DGJ32/TJ143-2012.