档案利用与服务

肖伟玲

摘 要：随着我国改革开放的深入和经济的不断发展，档案利用服务工作要求档案工作者要与时俱进，并在服务方式和内容上做出探索和改善。因此，只有做好档案资源的开发利用工作，创新档案服务功能，才能实现新时期档案工作的转型和发展，才能满足人民群众日益增长的信息需求，从而达到信息资源共享的目的。

关键词：档案管理；利用；服务

1 发散思维，提高档案利用和服务的整体水平

档案服务创新与档案利用的目的是满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，现代化技术设备、手段是高质量快速进行档案信息服务的重要手段，它可以使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息成为现实，也可以为将来人类共享档案信息打下基础。各级档案馆，特别是县级档案馆，要逐步克服资金不足的困难、人才素质低的问题，逐步使计算机进入档案利用服务工作领域。

要积极拓宽服务领域，建立多元化的利用服务平台，档案利用服务工作不能墨守成规，拘泥于传统的接待利用、查阅档案、出具证明、咨询服务等利用服务模式。我们应该不断推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件。要利用大众传播媒介开展档案服务，进一步提高档案服务功能的现代化水平，以“积极开发，主动服务”的新姿态向社会提供迅速、高质量的档案信息服务，变消极为积极，变被动为主动。

2 丰富馆藏，夯实档案利用服务的物质基础

合理的馆藏结构，丰富的馆藏内容，是档案馆为经济建设服务，为社会各界服务的物质条件，更是档案管藏真实反映历史、动态反映现实，为当前和今后服务工作性质所决定的。由于各地的馆藏情况有所不同，在馆藏优化工作上的认识有所差异，必然会导致不同的思路、工作重点和工作方法。为此，充分认识优化馆藏的根本出发点就显得尤为重要。

（一）依法制档之路。优化馆藏案卷质量必须从实际出发，从文书工作抓起。推行文书、档案工作一体化管理。以《中华人民共和国档案法》为依据，按照档案的基础原则，科学地全方位地对文书档案各个环节推行标准化，制度化管理。使其有法可依，有章可循，加大宏观调控力度，使其更具权威性，消除各种障碍，营造良好的依法行政环境。

（二）充分发挥主管部门的作用。文书档案工作要纳入机关工作目标化管理，建立一套行之有效的制约手段和措施。明确具体工作人员的岗位职责，健全落实各项规章制度，如文件质量把关制度，文件的撰写制度，各种文件的登记制度，平时归档制度等。根据国家有关标准和规定，结合本地区实际情况，具体制定出本地区机关文件材料归档的范围，本地区文书档案保管期限表，本地区档案分类方案等等。并制定出相应考评方案、与公务员考核、业务人员考评、职称考评等挂钩，奖罚严明，使案卷质量人人重视，齐抓共管。

（三）档案馆要把住案卷质量入馆关。同时开展馆内档案后续鉴定工作。档案室业务建设是档案馆业务建设的基础。档案馆的接收人员要根据进馆标准、规划、主动履行职责，深入基层了解档案的业务问题，发现问题，及早解决。把案卷质量问题解决在馆外，把住入馆档案案卷质量的关口，注意直辖市与档案室的关系。档案馆要积极开展馆藏档案鉴定工作，对已到期的短期、长期档案进行鉴定，并进行相应的整理和销毁，逐步形成馆藏档案案卷质量优化的良性循环。

3 加强服务意识，努力提高自身素质

档案工作本身就是一项服务性工作，其最终目的是为各项工作服务。档案工作是集政治性、服务性和科学管理性为一体的专业工作，是一种专门职业。档案保存的目的就是利用，为党和国家各项建设事业服务。

（一）当下社会，要求档案人员必须不断学习新知识，扩展知识面，使自己的知识层次不断提高，档案人员不但要有良好的思想素质，还要有完善的知识结构和业务素质。许多新门类的档案又涌现出来，档案服务工作越来越呈现出全方位性。档案服务的形势变化要求档案人员必须提高自身素质，解放思想，树立全新的服务意识。因此，档案人员不能满足于原有的知识积累，要不断更新观念，同时还要做到主动、热情、服务周到，不论利用者职位高低，亲疏远近，一律热情接待，对其所需利用的档案，无论查找难易，都要耐心细致，不厌其烦，通过自身的努力和实绩来提高档案工作的地位。

（二）要深刻领会党的路线、方针、政策，这是非常必要的，并以此作为衡量和处理文件资料取舍的标准，同时要不断的学习，掌握现代科学技术，逐步将计算机技术、微缩技术等运用于档案管理领域。随着数据库、知识库、人工智能等相关技术的不断发展，使得构建具有知识推理能力和知识检索能力的自助式知识服务技术平台成为可能。利用者可利用电话、个人电脑及好友的软件界面，根据自身需求进行自助服务。同时，服务提供还可采用一些推送技术，根据利用者的需求进行档案知识推送服务。

总之，在保障国家利益的前提下，充分发挥档案管理的社会作用，以服务社会、服务人民为主要内容，不断地改进档案利用服务工作，使我们的档案利用服务工作得到创新和发展。

参考文献

[1]李超.档案知识服务研究[J].档案学，2009（4）

[2]李学林 吴蓓蓓.浅谈档案利用服务工作的创新问题.鸡西大学学报，2006（6）