浅议档案信息资源开发与利用

赵雅超

随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。

档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，需要在社会各界给予高度重视和大力支的持基础上，持续有序地进行。必须切实加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆（室）藏，处理好开发与保密的关系，在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源，开拓开发利用的新领域，发展开发利用新局面，加大现代化技术的运用，大力宣传档案工作提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

1 正确认识档案信息资源的地位和使用现状

正确认识档案信息资源的地位，是开发和利用档案信息资源工作的前提。档案包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最原始，最真实，最有说服力的历史记录。它数量巨大，涉及各个行业，社会的方方面面，上至国家、各级政府，下至企业、社区，直至家庭、个人，是国家的基础资源，是信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。这些档案资源只有开发利用起来，才能促进经济的增长和国家职能的转变，才能满足人民的物质文化需求，发挥它们应有的价值。特别是各地方档案部门收藏了大量含有当地历史文化信息档案史料，但至今大多处于“养在深闺人未识”的阶段。在各地注重文化建设，挖掘地方资源的今天，这些档案史料的价值不言而喻。

我国档案信息资源虽然很丰富，越来越多的人已认识到它的价值，但由于受到多种主客观因素的制约，各地档案利用率很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后，传统的档案管理模式仍在主导地位。多数档案馆（室）采取被动上门服务的方式，且对自身宣传力度不够。档案人员做到了收集、整理、保管和保护等基础性工作，但对档案利用这一中心工作却没有应有的认识，多数档案置之高阁，没有发挥它们应有的社会经济价值。从档案的编研工作来看，不少编研部门形同虚设，它远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，使社会各界难以了解馆（室）藏情况，不能及时了解馆（室）藏中有哪些资料可供自身的使用。再者没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。

2 开发利用档案信息资源的途径和方法

针对档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象，我认为目前应从经下几条途径来加以改变，实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

1.应用现代化技术，建立信息网络。档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，应该跟上社会科学技术发展的步伐，多渠道争取资金，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索能力，从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。档案部门可以通过建立档案信息网络，打破馆（室）藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息资源的共享。

2.开发（馆）室藏资源，提高利用效率。开发档案信息要有针对性。档案部门开发档案信息资源必须首先了解社会的需求，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行选题，做到有的放矢。加强档案的编研工作。随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。这就要求档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。

建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆（室）藏档案的手段，是管理档案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示馆（室）藏内容，来迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查询率、查准率。

3.加强档案编研工作，提高编研质量。档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要决定作用，加强编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解利用者对档案的需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价值的编研。下真功夫编写出一些有时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，使档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

4.强化服务职能，提高服务质量。为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用。

5.实行有偿服务，调动档案信息开发利用工作人员的积极性。档案信息开发利用工作是一项投入多、周期长、见效慢、效益大的工作。每一项档案信息开发成果都凝结着档案人员的辛勤劳动。档案机构作为社会公益机构，一直靠国家有限的投入开展工作。档案经费的缺乏，抑制了档案人员的工作积极性，直接影响着档案信息资源的开发利用。因此，档案信息资源的开发利用应与其创造的经济效益挂钩，按一定比例收取费用，增加经费投入，促使其健康发展，走以档案养档案的路子，使档案信息开发工作形成良性循环。

6.加强对档案的宣传、提高全社会开发利用档案信息资源的意识。档案信息资源的开发利用需要企业各级各部门的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传。可以通过举办档案展览、印刷宣传资料、开展档案信息咨询、报道档案工作等各种形式，广泛地宣传档案的重要作用、档案部门的职能、档案工作的内容和基本任务。通过宣传教育，使人们逐步了解档案和档案工作，熟悉档案部门的室藏内容、利用档案的方法等，有针对性地利用档案。扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。要有重点地进行宣传，加强室藏内容的宣传是开发利用档案信息资源的关键。宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。endprint