基于企业管理活动中办公自动化软件的应用研究

吴文清

摘 要 随着我国科学技术的迅猛发展，计算机的运用得到了很大普及，越来越多的企业开始将办公自动化用于企业的管理中来。企业的整个管理模式也随着科学技术的发展呈现出新的结构。本文首先对办公自动化管理的意义进行简述，然后对企业办公自动化软件在管理过程中存在的问题进行分析，最后就办公自动化在企业管理中如何有效、合理应用提出建议。

关键词 管理活动 办公自动化 应用

中图分类号：TP31 文献标识码：A

随着当今通讯技术越来越宽带化、多媒体化、智能化、个人化。计算机与电子商务的突飞猛进，创造出了一个更加高效、节能、快捷的办公环境，甚至还出现了微博办公一种新兴的方式。办公自动化和以前低效、复杂的手工办公方式相比更加高效、系统、全面，同时也提供了准确的科学依据供决策者使用。随着科学技术的突飞猛进，办公自动化也更加现代化和标准化。

我国对办公自动化的发展要求随着当代经济建设的快速发展和知识经济的来到而越来越大，同时也被提出了许多新的要求，面临着新的挑战。首先，它改变了以前复杂、低效的手工办公方式，转向了更加高效、系统、全面的电子化工作，给每一位使用者创造了一个没有部门局限的网络办公作业的环境；其次，它从以前的仅仅局限在行政办公的基础上拓展到了机关企事业单位的各个业务的管理环节上面；再次，它以前那种仅仅是收发文件等业务的模式并不能适应现代企事业单位对快速增长的大量业务及技术信息文档的管理，并不能应对当前的诸多挑战。在新形势和新挑战下，现代办公自动化系统软件的开发需要进行新的设计，以实现企业提高管理效率的目的。

1 办公自动化管理的意义

1.1办公自动化软件的使用让企业管理变得更加简单

通过对办公自动化软件的使用，可以将企业的数据信息进行实时的传递，大大的提高各部门之间的办事效率。计算机的使用，将以往的手工化全部通过办公自动化软件进行完成，以往几天的工作量几个小时就顺利完成，极大的提高了资源的利用率。同时，通过对办公自动化软件的使用能够将企业的这种数据信息进行及时的更新和存储，对于管理中已经完成任务、没有完成的任务、进行中的任务进行有序的区分，进一步将企业的各项工作进行了分类，避免了重复性工作，大大的降低了工作的任务量，提高了管理的效率。

1.2办公自动化软件的使用让企业管理变得更加协调和灵活

随着社会的不断进步，社会化工作分工越来越明确，需要的工作专业程度也越来越高。整个企业的良好运作，更加需要每个部门之间的相互协作和灵活配合。

企业通过对办公自动化软件的运用，高效的将企业的各种数据信息在各部门之间良好的进行沟通、在各企业之间进行良好的传递，让企业的所有信息数据没有死角。通过这样的方式，极大的增强了整个企业中各部门之间相互协作和灵活配合的能力，提高了企业的核心竞争力。

1.3办公自动化软件的使用让企业管理变得更加高效

一个企业在业内是否具有很强的核心竞争力需要考虑的一个重要的因素就是这个企业的工作效率。办公自动化软件在企业管理活动中的运用，可以将企业中每个部门员工的工作情况以及每项工作的进展情况进行快速的了解和及时的反馈，可以从企业和管理者的角度对工作和员工中需要进行改进的地方完善，进一步加强企业管理的质量和效率。

1.4办公自动化软件的使用讓企业管理变得更加规范

通过对办公自动化软件的使用，极大的降低了因为人为因素造成的错误，整个企业的工作都有明确的规定应该如何来进行，同时对于工作的好坏也有完善的绩效考核来衡量。通过这种方式，不仅大大的降低了人为原因造成的问题，而且进一步健全了各个部门的监管制度，企业管理的风险也进行了合理的规避。

2 企业办公自动化软件在管理过程中存在的问题

对办公自动化软件进行初始化的任务量很多，进行初始化工作通常是将企业的各种原始的数据信息和初始的资料进行整理并输入到软件中去。但是，由于许多的因素使得办公自动化软件的初始化工作变得非常的繁重，很难在规定的时间内完成，造成企业在管理活动中使用办公自动化软件难以实现。

首先，由于每个企业都具有数额庞大的商品，各种商品的型号、种类、数量和价格等都存在差异，给办公自动化软件的初始化工作带来了庞大的工作量和复杂的操作性。其次，企业原有的各种原始数据存在许多问题，库存商品的数量和账面的数量不一致，对于账目的余额没有进行准确的结算，需要通过进一步对库存商品进行盘整清点才能将账目的余额进行正确的修正。然而，对于企业的盘点往往需要许多的人手，这样就进一步的加大了初始化的难度。同时，在对库存商品进行盘点来算出余额的过程中，也还要对使用过程中的原料、生产出的半成品以及购买的还没送到仓库的物质等进行详细的核算才能正确的得到初始的余额数据。再次，对于办公自动化软件的工作人员数量非常的不足，各个部门岗位的业务人员经常出现减少的情况，由于办公自动化软件的专业性临时的职员又不能很快的进行使用和操作。所以如果办公自动化软件的工作量突然的增大，将很难在短时间内完成。然而，由于初始化的原因，将会在一些部门工作中出现突然加大几倍工作量的现象，但是在加大工作量的同时，员工的薪酬并没有得到增加，这就会造成一定的问题，导致初始化工作进行的困难，同时也存在一些部门业务人员无法完成的问题等。最后，企业的一些原始数据资料并不是非常的完整和准确，对于许多业务的办理并没有按规定的要求来进行，没有进行完整的工作业务记录，然而对于管理过程中办公自动化软件的使用都是通过规定的要求进行工作的，不能根据各个部门业务人员以往的工作经验方式来工作，使得各个部门的业务人员在使用办公自动化软件的过程中觉得很难适应，而不愿意再使用该软件。

3 办公自动化软件在企业管理中有效、合理的应用

3.1更新观念，加强培训，提高人员素质和水平

在很多人眼里，办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件、实现纸面作业计算机化。殊不知，办公自动化大有学问，涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现高效的办公管理，就要求办公人员必须具备相应的素质与技能，它对办公人员的业务素质提出了严格要求。

3.2加强科学管理理念

办公自动化，在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程，建立一个符合现代化管理的组织体系，制定具体的管理办法和规章制度，尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理。做到职、权、责有机结合，提高办公自动化的应用效率，最大限度地发挥其作用。

3.3加强技术不断创新，更好地为我们的工作服务

随着计算机技术的发展，办公自动化从最初的汉字输入、文件处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统，再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。

4 结语

综上所述，一个企业要想在激励的竞争中具有较强的核心竞争力，就必须要尽快的将企业的管理与现代化先进的方法向结合，促进企业管理的可持续发展。办公自动化软件在企业管理活动中的运用，进一步对以往传统的管理方式进行新的变革，通过使用计算机信息技术的有效方法对企业进行管理，让企业管理变得更加协调和灵活和高效。

参考文献

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