网络化环境下的学校档案管理方法研究

崔洁

摘要：科学技术的飞速发展，使得信息网络技术也逐步渗透到了学校档案工作中。档案管理工作是学校日常教学管理工作中的重要组成部分。在网络化环境下，如何规范档案管理、提高学校档案管理工作效率、实现档案资源的有效共享已经成为了重要研究课题。本文从学校档案管理的意义入手，指出了当前学校档案管理工作中普遍存在的问题，结合学校发展实际，分析了加强档案管理的对策，并提出了在网络环境下推进学校档案管理的建议。

关键词：网络化环境；学校；档案管理

学校不同发展时期中的各项重大活动、管理工作的重点、学生的成绩、教学内容以及学校的发展规划等等，都可以对其进行档案记录、整理、存档保管，以便学校日后更好的开展工作。档案管理工作的好坏直接影响到学校的教学质量与发展程度，档案管理是促进学校科学决策、实现教学目标和培养人才的重要资料。在新时期，对学校的档案管理工作提出了更高要求。然而，当前很多学校对档案管理工作没有足够重视，使档案管理工作中存在很多缺陷。因而，在网络环境下，加强学校档案管理方法的研究显得尤为重要。

一、学校档案管理的重要意义

学校对档案进行管理，可以为日后学校开展各项工作提供有利的信息数据支持。学校在建立和发展过程的各项工作都可通过档案来进行记录，对当时的情形能够进行清晰完整的记录，并能够保存下来，对学校日后的发展进行有效的指导和借鉴[1]。学校对在教学管理过程中的工作，特别是一些有价值纪念性的事件都会对其进行相应的记录，为学校进行“评优选先”提供了资料参考，同时通过这些档案资料可以更好的了解学校的精神风貌和文化特点，能使人们对学校的建校历史和教学水平进行深刻的理解和分析。

学校档案管理是支持学校顺利开展日常教学活动的一项重要工作，尤其是在网络化的环境下，要充分认识到档案管理工作在学校事务中起到的承上启下的桥梁作用，同时也是学校继往开来、实现现代化发展的纽带。学校档案管理不仅仅是一项服务性的工作，该项工作的好坏直接影响到学校其他各项工作能否顺利开展，是推动学校工作发展的重要平台。如果学校档案管理工作未能有序开展，就不能为学校领导的决策提供科学依据。只有加强学校档案管理，才能发挥出档案管理的重要职能，对学校的教学工作提供方便的同时，加强监督，推动学校的进一步发展。

二、網络环境下学校档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作重视程度不够

当前多数学校对档案管理工作认识不够深刻，管理观念不强，往往把重点放在了学校的基础设施、师资队伍建设等工作上，没有对档案管理工作有足够的认识，只是简单的认为档案管理工作是对数据资料的搜集、保存和管理，与日常的文职性工作一样，没有进行严格的要求和制定统一的标准[2]。档案管理人员在每个学期的开始或结束没有认真的进行工作的总结与对接，相关管理者更没有进行及时的监督和指导。

（二）档案管理制度不够完善

由于学校领导层对档案管理工作没有足够重视，因而与档案管理工作有关的制度也没进行严格的制定，而已有的一些档案管理制度也不够健全，很多管理制度还停留在传统档案管理层面，没有突显出网络信息化档案管理的特点，使得在新时期进行档案管理工作时，没有制度来约束，没有标准可参考[3]。同时对档案管理自身的工作也没有明确的制度来保障，又因为在档案管理工作过程中缺乏有效的监督与检查，档案管理人员的责任心就会下降，执行力会不强，最终导致档案管理工作中经常会出现文件不及时整理、资料丢失、数据收集不全等现象。

（三） 信息化管理未能全方位渗透

在网络环境下，智能化信息技术、计算机技术被广泛的应用于各个领域，然而在学校档案管理中，信息化还未能及时得到普及。部分学校档案管理中还沿用传统的管理模式和方法，依然用手工的方式进行检索和收集。一些已经使用网络智能化进行档案管理的学校，在管理工作中也还存在一定缺陷，比如在整理、服务、检阅等方面效率还很低下，很多资料档案丢失不能及时进行恢复。而且在一些硬件设施上，还存在设备老化、档案管理室简陋等现象。有些院校虽然引进了先进的技术和设备，但由于档案管理人员专业技术的落后，也没能建立起完善的信息化的档案管理系统。

（四）档案管理人员专业不强

通过对学校档案管理工作情况进行分析，可以发现多数学校的档案管理岗位都是教师进行兼职或者是临时配备人员来进行管理，一些学校根本没对档案管理设置专门的岗位和专业的管理人员。因而当前学校档案管理工作中普遍存在的问题就是缺乏专业化的档案管理人员，而且档案管理人员的能力有待提高。特别是在网络环境下的今天，档案管理也呈现出信息化的趋势，对档案管理人员提出了更高的要求，要求其掌握信息化管理的技能，并且要具有较高的服务与创新意识。

三、加强学校档案管理的对策

（一）转变观念，重视档案管理工作

要做好学校档案管理工作，首先就应该提高对档案管理工作的认识，形成严格档案管理的强烈意识，确保档案管理工作顺利开展。学校领导阶层作为学校发展的领路人，应该提高思想认识，以身作则，对档案管理工作有足够重视，要认识到学校的档案管理对学校发展的重要意义，把档案管理工作纳入到学校的重要工作中。同时要转变档案管理人员的观念，提高其对档案管理工作重要性的认识，从而增强自己工作的责任心，提高执行力，使其积极主动地投入到档案管理工作中来，与此同时要在学校中对《档案法》进行普及，至上而下的把档案管理工作落实到学校发展的各个角落[4]。

（二）制度引领，完善档案管理制度

健全的制度是确保一项工作顺利开展的重要保障，学校档案管理同样需要完善的制度来引领与规范。随着学校的发展与壮大，学校里有很多活动和事宜都需要进行记录和整理，使得学校的档案管理工作也日趋复杂。只有建立起严格合理的制度，对档案管理工作的各个环节做出详细规定，严格按照规章制度来采取切实可行的措施对档案进行分类、整理和存档。才能使档案管理工作有序进行。因而，在学校要积极响应国家的方针政策，结合本校的教学发展实际，制订出合理的档案管理制度，推进学校管理工作。

（三）注重培养，提高档案管理人员综合素质

学校的档案管理人员每天要面对众多的档案信息，其个人素质的高低对于档案管理工作的规范和效率具有重要的影响作用。所以要加强对档案管理人员的技能培训，特别是在档案管理朝着信息化管理的方向发展的今天，要提高管理人员的计算机应用能力，对档案管理人员要进行定期的技能培训，并鼓励不断对信息技能进行创新，使学校档案管理紧跟时代发展的步伐。另外档案管理人员尽量从对电子计算机技术精通和热爱的年轻人中进行选拔和考核。努力打造出一支专业技能高、安全意识强、纪律严明、业务精通的新时代学校档案信息化管理团队[5]。

四、网络环境下推进学校档案管理的建议

（一）分级管理，实现资源共享

在学校的“教”与“学”的实践过程中，逐渐形成了各种档案。通常情况下，学校档案主要包括了学生档案、教学档案、人事档案、业务考核档案以及财务管理档案等，又可继续划分为教学档案与文书档案两大类。其中文书档案在学校的行政工作中发挥着至关重要的作用，具有重要的保存价值，这些档案文件是学校领导阶层进行决策、制定工作计划与工作总结的主要依据[6]。无论是课堂教学、实验教学、学籍管理、教学设备还是师资培训等工作等都离不开学校档案管理工作，从而为教学科研提供更好的数据信息。因而在开展档案管理工作时，不仅仅停留在制度的表面，而是需要转变思维模式，进行深入研究，在档案管理类（删除）中采用分级的管理方式，积极推进实践，实现档案资源的合理配置。依据档案管理现状，仔细研究分析各种档案的特点，采取具有针对性的服务，实现档案资源的有效共享。

（二）精细化管理，推进档案管理信息化

学校档案管理是一项系统化的工程，需要按照制度原则来进行精细化管理。统一管理标准，规范整理，可以按照学籍、教学、文书、声像、财务和基建等来进行分类整理，并要细化管理规则，确保档案管理工作的系统性和完整性[7]。作为学校档案的管理人员，一定要严格要求自己，全身心投入到工作中，改善服务态度，并要按照档案的建立时间、内容和性质等做好档案的分类，从而为档案资料的管理与查询提供方便。与此同时，管理人员要提高信息安全意识，严格按照規章制度开展工作，防微杜渐，避免不利因素对档案信息造成的损坏，确保档案资料的完整性。另外，在网络环境下，要注重信息化技术在学校档案管理工作中的应用，大力研发档案检索工具，增加现代化管理技术和设备的引入，逐步实现学校档案管理的科学化、标准化和现代化，提高档案管理工作效率，促使档案资源更好的为学校发展服务。

五、结语

学校档案管理工作是学校发展过程中的一项基础性工作，同时又为学校正常管理工作的顺利开展提供保障。在网络环境下，要对学校档案管理工作有足够重视。针对档案管理工作中存在的问题，采取有效措施，完善档案管理的规章制度，提高管理人员的综合素质，加大科技的投入，与时俱进，突破创新，全面提高学校档案管理工作质量与效率，发挥出档案资源的作用，促进学校的建设与可持续发展。

【参考文献】

[1]陈少慧，赖少华.网络环境下如何加强学校档案数字化建设[J].中国科教创新导刊，2011，21（15）：129-130

[2]孙小璇.网络环境下高级技工学校档案安全管理[J].科技档案，2010，26（30）：170-171

[3]崔楚英.论网络环境下学校档案管理工作的方法及策略[J].才智，2011，22（15）：192-193

[4]王莎莉.信息网络平台在学校档案管理中的应用[J].办公室业务，2012，27（15）：188-189

[5]朱继荣.新形势下高校学生档案管理的思考[J].山西广播电视大学学报，2013（02）5-7

[6]姜云娜.浅谈档案工作的规范化、标准化管理[J].科技创新导报，2011（05）：2-3

[7]王伶俐.档案管理工作存在的问题与对策[J].科技致富向导，2012（08）：11-12