技术档案资料信息化管理探讨

范莉萍 刘颖

【摘要】按照以往常规的方式，技术档案资料从它的产生、整理、加工、传递到检索和利用，都是以一种较为缓慢的速度在运行。这给从事此项工作的人员带来繁杂的工作内容，并从档案资料管理的角度讲也影响了其作用的及时发挥。在当今网络信息技术、数据库应用的迅速发展，使各行业的业务实施及管理向数字化、系统化要求发展，对于我们档案资料管理工作讲，也为其信息化建设带来了契机。具体讲就是全面实现技术资料管理信息化，规范技术资料的编制、收集和整理，确保技术档案资料的完整性、系统性和准确性。完成数据格式的统一后，亦便于各部门间数据的共享;同时也可以大大减少工作人员的劳动强度，提高工作效率，减少差错，使档案技术资料管理工作的水平发生飞跃。本文结合作者所在单位技术档案资料管理工作实际，对运用信息化技术、手段提高工作效率，提升管理水平提出了初步设想，并对实施可行性和具体基本内容进行了初步探讨。

【关键词】技术资料;信息化;可行性;系统开发

在我们所从事的基础保障专业业务工作过程中，会应用、参考大量技术文献资料，同时也会产生大量技术资料，但目前对这些技术资料档案的收集、整理、存储、查询主要还是以传统的方法进行，更多的还是基于表格或单据等纸面形式;在查阅技术资料过程中，从业人员要在众多文档、图纸中查找需求者所要的技术资料，过程十分繁琐;有时不同类型的技术资料存放在不同的部门，需求人员查阅起来就更加麻烦。虽然采用一些通用制表工具来编制技术资料，但这些通用制表工具基本上都没有数据管理功能.虽然表格的编制规范了，但查询使用仍然极不方便。另外，纸质技术资料占用大量的存储空间，由于长期翻阅，纸质技术资料受到严重损害，修复起来复杂;对于无法修复或者丢失的技术资料，只能通过相关手段进行技术资料的修复或复制。随着当今计算机信息技术及网络等技术的快速发展，给这一问题的解决带来了根本出路，使一些问题得以迎刃而解。

一、实现技术档案资料信息化管理的意义

实现技术档案资料信息化管理，将会提升技术资料管理的安全性、稳定性，最大限度的提高工作效率。技术资料管理信息化的最大优点是计算机的处理能力非常强，通过建立相关系统，运用计算机技术资料信息化软件的强大处理功能，使技术资料的收集、统计、分类、归档存储、借阅查阅和更新维护等工作都变得非常方便、有序，避免了人力、财力、物力的过多浪费，提高了管理人员的工作效率。具体简要归纳如下：

1.有利于技术资料管理简洁化、规范化，提高工作效率

在现有技术资料管理过程中，需要进行大量的整理及管理工作，耗费人力、物力、财力，并且查找不方便，管理起来复杂。采用技术资料信息化管理，资料以信息的形式存在系统数据库中，管理非常简洁。并且杳询速度快、检索能力强。利用信息技术提供的便利，能提高技术资料管理的工作效率，确保项目归档资料的完整性和可靠性，提升了技术资料管理的质量。

2.有利于日常业务工作中技术资料的查询、应用

完整的技术资料是进行项目建设和日后运行、维护以及进行改造的重要依据（例如：各类建筑图纸、设施设备技术说明、安装记录、调试试运行记录等。）。实现对这些技术档案资料方便、快捷的查询和应用，为项目的进一步建设或改造以及项目系统的合理、安全运行奠定了基础。

3.有利于管理理念、水平的创新

技术资料信息化是以计算机应用为主要手段的管理模式，这有利于管理思想的转变和理念的更新，是提高项目管理能力水平的重要途径之一。同时，支持无纸化办公，实现技术资料的收集、整理、审核及归档一体化，使业务实施管理水平发生质的飞跃。

二、技术档案资料信息管理系统的开发

（一）系统解决的问题及目标

1.改变传统的技术资料管理存在的数据处理重复、繁琐、工作量大、手工操作效率低、质量差、信息反馈不及时等问题。

2.充分利用计算机技术及网络技术，实现技术档案资料管理的规范化及智能化，提升对技术资料管理的科学性、准确性及针对性。保证技术资料管理做到规范、标准及完整，提升工作效率及质量。

3.实现技术档案资料管理与主营业务实施工作中的质量控制、进度控制同步，为主营业务管理水平的提升提供支持和服务。

4.及时做到技术资料的实时更新，保证其真实性、客观性、时效性;同时方便客户人员进行查阅，使其发挥更大效能。

5.实现分级分层授权，数据分级分层管理，以保证技术资料信息安全和保密。

（二）系统功能描述

“技术档案管理系统”将以专业的、易用的信息管理平台对档案信息数据进行统一集中管理，使总管部门、各二级部门之间实现数字（电子）档案信息自动归档和共享，能及时方便地查询利用有关档案信息。

该系统提供文件管理子系统、档案管理子系统、查询利用子系统、光盘发布子系统、系统维护子系统以及统一的业务系统接口。

1.文件管理子系统实现了文件组卷、文件鉴定、归档号和归档号的生成、案卷号的生成等功能。

2.档案管理子系统实现了编目管理、原文管理、档案检索、移交接收、档案保管、档案统计、档案借阅、档案编研等功能。同时支持传统方式整理及档案整理新规则。

3.查询利用子系统，实现每个人在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、借阅情况查询、档案所在部门查询及打印等功能，对于在自己权限范围外的文档，要经过相关的审批流程，待得到批准后，才可以对之进行利用。

4.归档接口。接收OA系统的基础数据，实现了与OA系统的无缝连接。为了扩展的需要，预留对其它管理系统的接口。

系统功能结构图（如图1所示）

图1 系统功能结构图

（三）系统模块

系统模块设计将系统分解成若干个相对独立、功能单一的模块。系统模块之间由于是相对独立的，所以每个模块可以独立地被理解、设计、编码、测试和修改，因而使复杂的系统开发工作得以简化。另外，模块的相对独立性也能有效地防止错误在模块之间扩展蔓延，把错误的影响控制在最小的范围，从而提高了系统的可靠性，同时，模块的独立性还能为系统的扩充带来极大的方便。因此系统模块的划分和设计很重要。

根据模块划分需求，技术资料管理信息系统按功能及模块划分原则主要分为：文件档案管理、查询利用、系统维护三大模块。

三、系统模块功能介绍

1.文件、档案管理模块

（1）文件管理

各部门未形成档案之前的数据信息都称为文件。文件管理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷，定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程。其文件管理包括单层表结构的文件管理（如简化方式的文件级）和两层表结构的文件管理，具体包含以下内容：

①文件著：对于经由OA系统中的文件，不再需要著录操作，对于外来文及其他非OA系统并且不在业务系统中的文件，需要进行手工著录，以及原文的扫描和原文挂接等操作。

②文件分类排序：用户通过系统设置不同类型文件的排序方案，并设定各个排序字段的排序方式，设置后系统根据其对文件进行排序。之后，依据排序的结果自动生成归档号，用户对字段的顺序可以进行手工调整。

③文件鉴定：用户对文件进行保管期限和归档鉴定。确定文件保管期限和确定文件的归档状态（电子归档、实物归档、不归档、暂存等等）。

④辅助组卷：系统自动检索出当前档案门类中的未组卷的文件以及现有案卷，创建新案卷，向已有案卷中添加这些文件，并将案卷归档。

⑤密级期限设置：批量设置密级的有效期限，如果不设置，系统认为该密级永久有效。

⑥解密：系统自动检索出密级期限到期的文档，可选择部分解密，没进行解密操作的文档的密级依然有效。

⑦设置目录号：系统要有两种设置方式：分期限和混期限。分期限就是为所有保管期限分别设置一个目录号，设置完毕后，该实体的每个文件的目录号就会根据自己的保管期限自动生成。

⑧生成归档号：用户先选择要生成归档号的文件，再指定初始归档号，系统自动生成选择文件的归档号。

⑨文件归档：系统对需归档的文件进行归档。

⑩关联关系设置：为了方便检索和利用，需要将与某一个问题相关的文件关联起来，这些文件可以不属于同一案卷。通过关联中的某一个文件，可以很快的找到关联中的其它文件，文件归档后，关联关系应依然保持。调阅时，应该能看到关联中文件。

（2）档案管理

本模块中涵盖了档案管理人员工作中各主要环节的业务处理过程，包括著录、调整、检索统计、编研以及鉴定处理等。

①档案著录

对于历史的档案数据，档案管理员可进行传统整理方法（先录入案卷信息再录入卷内文件信息）或简化整理方法（单级文件）的著录，以及原文的添加、挂接。

②案卷调整：档案管理员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行纠错，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。

③Excel输出：系统能够将用户选择的数据输出到Excel中，用户可以对这些数据以及格式进行必要的调整。注：该功能也同样应用于文件管理功能模块。

④档案统计：可以创建、维护、导入、导出相关档案数据的统计报表。

⑤查阅：上下级或平级部门间能够互相查阅数据，进行信息资源的共享利用。提供简单查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手段，通过网络快速地查阅信息，能够在权限范围内直接通过浏览器浏览原文，以及进行原文的打印、下载等操作。

⑥档案编研：对于诸如大事记、组织沿革、人事任免、基础数据汇总、重要文件汇编等类型的文件档案，能够通过检索查到相关的文件，打开相应的原文，进行原文的复制、粘贴等编辑操作，进行编研。

⑦鉴定处理：系统自动检索出到期的档案，通过保管期限鉴定、销毁鉴定后，将待销毁的档案形成《销毁清单》。鉴定销毁时，要记载下相关的信息;销毁的档案自动赋予“实体已销毁”标识，同时归入档案销毁库。

2.查询利用模块

技术资料档案的的查询利用是信息化管理的重要组成部分，也是其意义所在。在此之前，系统的一项重要任务是新产生资料档案的移交和接受。移交：下级部门做好各形式类型资料档案的立卷整理工作后填写《技术档案移交单》，将移交档案的案卷目录和文件目录数据导出送至上级档案部门;收到上级档案部门审签的交接文据后，将移交情况汇总至《档案移交单》中，并将实体已移交档案索引的”保存状态”赋予移交标识。接收：上级档案部门对拟接收档案的案卷目录和文件目录的数据进行录入或通过导入、网上传输等手段接收;在清点无误后审签交接文据，交接文据归入移交档案的全宗卷同时退给移交部门一份，有关接收情况汇总至《档案移交单》中。

在上述工作完成后，系统开始进行保管工作，这其中主要包括存放位置和保管状态管理。存放位置管理：设置档案的存放位置信息，建立存放位置索引;并能够打印《全宗存放索引》、《库房存放位置索引》。保管状况管理：定期对库房中的档案进行检查，检查的结果记录到档案检查状况登记簿中;对档案进行修复时，填写修复情况登记簿记录修复工作，便于日后的工作统计;登记时能够自动更新档案条目的“保管状态”信息。

技术资料档案的查询利用主要通过借阅的形式，这其中由主要包括：借阅登记、借阅管理、催还、利用统计等过程。

（1）借阅登记：在进行借阅时，档案管理员可通过系统直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用;利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案，需要履行利用申请手续，待得到批准后，如果是实物档案（无原文），可到档案室去借阅，如果是电子档案，可直接通过查询即可利用。

（2）借阅管理：对档案的借阅利用进行管理，能够进行催还、归还、续借等操作，对利用的历史信息能够检索。

（3）催还：根据借阅信息，系统自动检索出需要催还的人员名单，确定出需要催还的人员和文件名称并打印出《催还单》给相关的人员。

（4）利用统计：可分不同利用方式，如查阅电子、查阅实体、出借、复制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的统计，可统计某一时点出借尚未归还的档案实体。可按利用者、利用时间、利用方式、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息，进行原文浏览时，自动进行利用登记（不需要归还）。可以统计某个文档的调阅次数和通过申请调阅档案的次数。

3.系统维护模块

在系统建立后进入运行阶段，在此过程中需要经常不断的对系统进行维护管理，系统维护模块依据变化和要求，对一些设置、设定不断的进行修正和调整，并能提供相应的功能。简要归纳，其主要包含以下方面内容：

（1）信息门类管理

对各种目录数据所分为的逻辑类目，进一步具体细分的物理量表并设定的关联关系（例如案卷与文件的关系等）和自定义表名和表描述，其中每一字段的自定义名、类型等，进行添加、删除、修改等调整。

（2）用户管理

对用户对象和用户——权限控制管理中的数据权限（查询、修改、对应原文的权限）和业务功能操作权限的设置、和调整。

（3）档号格式定义

用户通过系统定义各门类的档号格式。系统提供的缺省设置为国家档案归档标准中定义的归档号组成结构，用户可以在此基础上定义。

（4）其他系统设置

依据需要对归档范围、保管期限规则等进行设置和调整。

（5）数据的导入

系统应能提供如下功能：

①能导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格式的数据;

②能自定义字段间的对应关系，按设定的对应关系导入数据;

③能在已有字段的基础上临时生成新字段，把新字段的数据导入对应目标字段中;

④能保存用户设定的导入环境（包括字段间的对应关系、定义的新字段、导入条件等），避免重复设定导入环境;

⑤对字段类型和长度可自动做相应的转换和截断操作，并能设定导入数据的范围;

（6）日志管理

①登陆日志管理：记录用户登录本系统的用户名、登录时间、注销时间等信息。

②原文日志管理：记录用户每次添加、修改、删除原文资料时所作的时间、用户名等相关信息。

③系统维护日志管理：记录用户每次对系统配置的改动，如创建新门类、添加、删除字段等信息。

除了以上的日志管理功能，还能提供灵活的定制日志功能，可通过少量的开发定制某种操作的日志记录。

（7）权限管理

对于多级权限的管理，部门级（总部级）档案室做为一级管理用户，可以赋权给下级立档单位（二级用户），使其有管理本单位相关人员的权限。

按照操作功能和档案门类组合赋权，可以赋予用户每一个档案门类的不同操作功能的权限。

四、系统功能扩展

除以上简述的系统基本功能外，用户可以根据业务发展需要，对系统进行进一步的扩展和完善，例如：

1.批量扫描子系统：增加数字化加工软件，提供包括扫描、优化、批量挂接等功能，以便纸质档案文件资料的批量扫描。

2.OCR识别：可以在扫描子系统集成第三方OCR软件对扫描的原文进行OCR识别，并将识别后的文本信息存储到数据库或文本文件中，为方便利用和全文检索做准备;也可将OCR功能集成到客户端，方便用户在浏览图像原文时有选择性的进行OCR识别。

3.全文检索：可以集成第三方全文检索引擎，可对OCR识别后的公开档案进行专业化的全文检索。

4.光盘发布：系统提供光盘发布工具，作为数据条目和原文的一种备份手段，同时它可以独立运行，为脱离文档中心平台的文件利用提供了手段。对存储于文件中心管理系统中的目录数据和原文数据，具有方便的离线浏览、快捷的数据迁移、安全的光盘备份等功能，其中包含：光盘发布、光盘上载、光盘浏览、光盘合并四个功能模块。

5.接口模块：

（1）统一身份认证接口：为部门内部统一的授权系统留下的可以扩展的接口，直接读取身份认证LDAP服务器进行身份认证。

（2）OA数据归档接口：留有与OA等其他业务系统的接口，可以根据用户的系统实际情况二次开发接口模块，自动将OA等其他系统中需要归档的目录数据和原文数据归入档案系统中，并保留原有文件格式及流程生成的附件。

（3）业务实施专业系统数据接口：可通过二次开发接口建立与用户部门各业务实施各专业运行系统（如基础保障系统的：供配电运行监控系统、暖通运行自控系统、安防消防监控系统等）建立通讯平台，将其运行过程中产生的、需要归档的文件、数据、资料直接导入到本管理系统中来，再通过档案管理软件对其进行相关的管理操作。

以上只是根据笔者所从事的实际工作情况，对技术档案资料实行信息化管理的必要性及意义谈了粗浅的认识，同时结合技术档案管理工作业务的相关要求对系统的搭建、模块的划分以及具体的条目应用进行了简要描述，这只能算是一个初步的探讨，真切希望得到业内同行的指点和指正。

作者简介：

范莉萍（1972—），女，政工师，研究方向：档案管理。

刘颖（1986—），女，助理工程师，研究方向：档案信息化管理。