企业基于内部控制的合同管理研究

吴双言

[摘 要]合同管理是企业维护自身合法权益，控制合同风险的重要手段，也是企业进行内部控制的重要内容之一。本文从内部控制的角度出发，对企业的合同管理对策进行了探讨。

[关键词]企业；内部控制；合同管理

[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）2-0051-02

在市场经济环境下，合同是企业进行经济往来的主要形式，企业的生产、发展离不开合同，能否有效地维护自身权益，对合同风险进行控制，已经成为现代企业经营管理与内部控制的重要内容。通常，企业会制定与建立符合自身实际的内部控制体系，其中会涉及与合同管理相关的内容，同时也会制定相应的执行监督体系。而内控体系不仅是合同管理的有效方法，也是对合同管理工作进行评价考核的主要依据，尤其要强调的是内控体系从根本上保障了合同双方的共同利益。

1 企业合同内部控制的目标

企业的合同管理工作主要是指企业依法对以自身为当事人的合同进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及监督、审查等方面的管理与控制。其中合同的订立、履行、变更、解除与转让、终止是合同管理的主要内容，而审查、监督与控制则是管理的主要手段。进行全过程的、系统的、动态的管理是合同管理的必要条件。合同管理制度可以说是企业的重要内部控制内容，企业通过对合同的内部控制，能够有效保证合同内容与条款的完整性与严谨性，从而对合同风险进行防范。企业对合同进行内部控制的目标主要包括以下三个方面：

1.1 运营目标

企业结合自身的经营范围及业务需求，在时间、技术、质量等要求都满足的情况下，对合同约定的事项进行履行，对合同的可靠性及执行力进行保证，以保证企业经营目标的顺利完成。

1.2 财务目标

对资金的安全问题进行明确，并在预算范围内对成本进行有效的控制，同时对资金进行合理安排。

1.3 合规目标

首先要对国家的相关法律法规严格遵守，对合同审批的程序及相关流程认真执行，全面防范合同签订及执行过程中出现违法、违规等行为。

2 企业合同风险分析

企业在合同签订与履行的过程中，都会潜伏着各类风险因素。总体来讲导致合同风险的既有外部因素，又有企业内部因素。只有通过全面的分析与评估，并采取有效的预防措施，才能将风险控制在预期范围内。通常企业的合同风险主要表现在以下几点：

2.1 营运风险

这类风险是指企业在经营发展过程中，如果在合同管理过程中出现某一环节的管理失误或缺失，所引起的预期目标无法实现或产生重要经济损失。通常营运风险的主要原因有，业务评价不完整、不正确，导致决策失误，这一点主要表现在合同需求与业务目标不一致，合同审核不当以及定价策略失误等方面；在合同制定时，如果存在合同条款不严谨、不合理，合同双方权利及义务表述不清，违约责任划分不明确等问题，所导致的经济损失及纠纷等；在合同履行过程中，合同双方沟通不及时或相关信息缺失，也会带来一定的营运风险；另外，如果合同一方无法履行合同约定的义务，进而造成对方经济损失，或者自身违约需要承担相应的经济赔偿等违约风险也随时存在。

2.2 财务风险

财务风险是指企业在签订与执行合同的过程中，如果由于合同条款或合同方信用等原因而产生收益偏差、经济损失风险。导致企业出现财务风险的主要原因为：没能合理的对预算进行制定，不能对成本进行有效的控制；合同的支付条件、付款进度、结算审核等不合理、不准确，导致资金占用增加或产生资金损失；合同双方在约定各方的权利及义务时，如果约定不清，有可能产生额外的费用，进而导致成本控制失利；另外，在税收方面对可能产生的税费没有考虑全面，对哪一方该承担哪部分的税款没有约定清楚所导致的经济损失。

2.3 合规风险

合规风险是指，企业在订阅与履行合同的过程中，不能够全面考虑到相关的法律法规、执行标准以及行业规范等，所受到的法律制裁或处罚，甚至引发重大经济损失或声誉损失。在合同管理方面主要存在的合规风险有：在订立合同时，违反了相关的法律法规，合同有可能被确认为无效，同时还需要承担相应的法律责任；在对合同主体进行选择时，并不具备合同所需要的资质，因此项目质量或产品质量不能得到有效的保证；在合同审核期间不能认真审核，审核流程或审核工作不能严格执行，导致企业利益受损；另外，一些人员违反制度、徇私舞弊，甚至侵吞公款、接受贿赂等现象也会造成合规风险的产生。

3 合同的内部控制对策

企业在进行内部控制时，相关的制度与管理流程应该覆盖到合同管理的全过程当中，实施精细化管理，尤其要对可能产生较大风险的因素进行重点控制。笔者结合多年合同管理经验，对合同管理过程中的具体控制措施提出相应看法：

3.1 准备阶段的合同管理及控制措施

在准备阶段首先需要建立起系统的合同需求申请制度，对未经批准的需求进行严格控制，以保证合同需求能够符合企业的实际；对市场行情、行业信息等相关情况进行深入调查，对合同主体的合法性、履约能力及资质等情况进行核实，并对相关信息进行分析、比选，对合同的谈判策略进行拟订。并建立起信用资料库以及一系列的评价机制与管理制度；将合同资金纳入到全面的预算管理之内，在进行合同谈判定价时，合同预算是基础，也是成本控制的依据；另外，还需要建立起相应的合同文本示范文库，针对合同类型的不同，编写出标准化的合同文本格式，合同文本的建立必须在合法、公平、合理的基础之上。在进行合同谈判前，主动向对方提供本单位的合同文本，并争取让对方接受，对于存在分歧或事项不明确的条款，应该留待谈判阶段进行协商。

3.2 签订阶段的合同管理及控制措施

对于重要、重大的项目合同，应该由技术部门、财务部门以及法律部门等组成谈判小组，对合同价格、付款方式、技术要求、违约责任、变更处理等主要内容进行重点解决；谈判小组应该对权限范围内的各类事项作出合理决策；对谈判的过程及结果进行详细记录，并由谈判各方统一签字；在合同文本形成之后，应该由企业的相关职能部门或管理人员进行严格审核，审核的内部不仅要包括合同的合法性及可行性，还需要考虑合同的经济性；建立健全合同的分级授权等管理制度，在限额范围内批准签订合同，但限额范围外的合同，需要经过有管理权限的上级部门进行审核。当法人代表或授权代表签字以后，相关管理人员应该根据相关条例对合同审批文件、合同编号等进行核对与确认；另外，还应该建立完善的合同档案管理体系，对合同档案进行妥善保管。在合同签订之后，应该在规定的时间内，将合同正本移交给档案管理人员进行归档，其中如果有涉及财务收支的合同，必须保存一份原件，作为财务记账依据。

3.3 履行阶段的合同管理及控制措施

在合同履行期间，需要建立起相应的合同管理台账，对合同内容、金额、付款方式以及执行重点等情况进行记录。并对合同双方的履行情况进行实时监控。近年来，随着合同管理工作越来越庞大化、复杂化，很多企业都会请一些有资质的软件公司结合企业实际情况，来定制开发一套有效的合同财务管理软件，以便提高合同管理、审查及协调等工作的效率；在合同签订之后，合同主管部门还需要组织相关部门及人员，对合同的相关条款进行进一步的分析，以便及时对合同履行阶段的风险进行预测及防范；如果出现重大环境变化，导致合同无法继续履行时，应该及时与合同单位进行有效沟通与协商，同时，根据变更条款，签订变更补充合同或解除合同；另外，还需要建立起相应的合同纠纷处理机制，在协商无法进行时，由法律部门根据合同纠纷进行依法处理，并在处理完后，对相关资料进行整理归档。

4 结 论

对于企业来讲，合同管理的主要内容包括合同起草、合同谈判、合同审核、合同签订、合同执行、合同变更、组织设置、管理权限以及常见问题处理预案等。在合同管理方面，企业不仅需要在合同准备、签订以及履行阶段进行严格的内部控制，还需要建立科学的合同履行评估机制，从而通过分析评估来不断丰富和总结合同管理经验。

参考文献：

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[2]宋笑愚.论企业合同管理内部控制[J].经营管理者，2013（4）：230.

[3]刘东.探讨煤炭企业如何建立适应内控要求的绩效合同管理模式[J].山东煤炭科技，2012（3）：272-273.