电子商务背景下的物资采购管理探析

郑黎榕

［摘要］我国的一些企业还坚守传统的物资采购模式。而随着信息技术的发展,电子商务采购模式必将成为主流。本文通过介绍电子商务的概念、电子商务背景下的物资采购特点及优越性,以期提高对电子商务采购的关注。

［关键词］电子商务；物资采购；订单采购；供应链管理

［中图分类号］F252［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2014）22-0076-02

第三次科技革命席卷全球后,计算机技术和信息技术得到迅猛发展。互联网高效率、低成本,传递信息实时快速,并具有爆炸性的信息量,这些都在颠覆着人类传统的生产经营和社会实践活动的原始理念和方式。构建在互联网之上的电子商务引发了一场企业传统采购与营销模式的巨大变革。全球经济的运行方式和流通方式发生了巨大的变化,企业的采购模式不再是不透明的,而是逐渐向着电子商务的采购模式发展。

在我国,由于电子商务的物资采购管理在降低采购成本的过程中反应迅速、协同方便、安全可靠,也逐渐被越来越多的企业运用。发展物资采购电子商务已经成为不可逆转的世界潮流。

1电子商务概念解析

电子商务(EC),源于英文Electronic Commerce,是指利用简单、快捷、低成本的电子通信方式,买卖双方互不见面而完成各种商贸活动。电子商务的含义包含两个方面,一是电子商务,二是商贸活动。电子商务是在传统商务的基础上派生而来的,与之共存,又高于传统商务,与之激烈竞争。进行电子商务的通信方式有很多种。目前人们所探讨的电子商务主要是以电子数据交换(EDI)和Internet来完成的,但是简单地讲,你通过打电话或者发传真与客户进行商贸活动,这也是电子商务。如果从真正意义上来肯定一个企业实行电子商务,那么它必须具有网上商务(B to B)、客户管理(CRM)、供应商管理(SCM)、企业内部管理(ERP)等管理平台。电子商务主要有四种形式——企业对消费者电子商务、企业对企业的电子商务、电子交易市场、电子交易所。

从物资采购管理的角度分析,电子商务可分为较低和较高两个层次。较低层次是指电子商情、电子贸易、电子合同等；较高层次是指采购所需要的信息流、商流、资金流和部分的物流在网上完整的实现,即利用Intenet进行几乎全部的物资采购管理活动。通俗来讲,企业从开始寻找供应商,到洽谈、订货、在线付(收)款、开据发票、电子报关、电子纳税、物流配送、库存盘点、统计核算这一过程全部通过Internet来完成。

2电子商务环境下物资采购管理的特点

采购管理是企业管理的重要部分,它是沟通生产要求与物资供应、原材料与半成品生产合作交流的桥梁。基于电子商务的物资采购模式,已是现代企业管理制度的首选,它与传统的采购模式有很大差别,并具有自己的独特性。

21为订单采购

实现从为库存采购到为订单采购的转变。在电子商务模式下,在用户需求订单的驱动下产生制造订单,制造订单驱动采购订单,采购订单驱动供应商。采购活动是以订单驱动方式进行的。这种准时化的订单驱动模式具有很大优势,以最快速度响应用户的需求,降低了库存成本,从而提高了库存周转率和物流速度。

22实施有效的外部资源管理

在传统的采购模式中,关于产品的质量控制只能进行事后把关,不能进行实时操控；而且供应商对于采购部门的需求也不能得到实时响应,这些缺陷阻碍了企业实现同步化运作。

实施精细化生产、零库存生产就必须实施外部资源管理。在生产控制中,采用基于订单流的准时化生产模式,使企业的业务流程走向精细化生产。也就是说,在生产过程中实现零库存、零缺陷、零交货期、零故障、零事故、零废料、零(无)纸文书、零人力资源浪费。

23建立战略协作伙伴关系

在传统的采购模式中,供应与需求的关系是一种简单的买卖关系,这种关系阻碍解决一些涉及全局性、战略性的问题。而基于电子商务的物资采购管理模式却为解决这些问题创造了条件,因为双方的关系转变为战略协作伙伴关系,在处理问题时有更宽广的余地。

3电子商务环境下物资采购管理模式的优越性31能够获取准确、全面的采购信息,方便领导人决策

在全面的数据库支持下,每一种产品的价格、数量、库存情况、订单的执行情况、资金的使用情况和供应商情况都一目了然,便于企业领导人选择。而且对于采购过程中出现的问题,计算机强大的分析和统计能力更能快速有效地解决,从而降低了采购人员的工作强度,提高了工作效率。

32减少采购环节,降低采购成本,提高采购效率

采购人员利用Internet平台进行供应商选择、产品询价、定价等活动,方便省时。电子商务背景下的物资采购不同于传统的采购模式,它面对的是全球市场,可以突破局限,货比三家,在衡量价格、质量后找到满意的供货商。另外,通过网络信息的共享,可以实现无纸化办公,这些都能减少采购成本,大大地提高采购效率。

33采购过程公开、公正、公平,采购透明化

基于电子商务的物资采购,大部分在网络上进行。以人的操作为主体,由程序来完成工作,程序不得随意更改。由计算机根据设定的采购流程自动进行价格、交货期、服务等信息的确定,完成供应商的选择工作。通过将采购信息和流程公布在网络上,既方便了群众的监督,又能避免交易双方有关人员的私下接触,避免了采购中的黑洞,使采购更加透明化、规范化。

34采购业务程序标准化

在业务流程进行优化的基础上才能进行电子商务采购,这就对传统的采购流程提出挑战,必须对其进行重组,以最大化地发挥基于电子商务的采购过程中各个环节的作用。这样一来,按照设定好的标准化软件流程进行,规范了采购行为和采购环节,大大减少了采购过程的随意性。

35缩短了采购周期,降低了库存,明显提高物流速度和库存周转率实行电子商务进行采购,企业与供货商之间可以随时了解对方的需求,也可以在最快时间内与对方分享采购信息,信息沟通更加方便、准确、及时。这对于供求双方都有好处,企业可以实现准时化采购,实现由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”,而供货商也可以快速响应企业的需求,实现双方利益最大化。

36供应链管理化

现代企业的竞争是供应链与供应链之间的竞争,而不再同于以前单纯的单个企业之间的竞争,所以供需双方必须建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系。电子商务采购模式就可以恰到好处地做到这一点,使参与采购的供需双方进入供应链,改变“输赢关系”为“双赢关系”。采购方可以利用商务网站或BDI方式将数量、质量、服务、交货期等信息传送给供货商,并且根据生产需求的变化及时调整采购计划。这样,供方就能严格按要求提供产品与服务,实现标准化采购和生产,降低了整个生产链的总成本。

4结论

随着科学技术的发展,全球一体化进程的加快,企业之间的竞争更加激烈是必然的。“物竞天择,适者生存”。要想使企业在激烈的竞争中求生存、谋发展,仅仅在产品开发、产品销售、产品制造上寻找突破口是远远不够的,还必须要在物资采购这个环节上挖掘潜力。这就要求每家企业都要运用一种科学、系统、有效的物资采购管理方法,来促进研发、保障生产需求供应,为企业的长久快速高效发展提供动力。

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