加强科技档案管理工作的有效途径

向世英

引言：档案管理工作是单位管理中的重要部分，它在科研与创新活动中起到了极其重要的作用。档案既为领导决策提供了必备的依据与参考，也记录了科研活动中的详细过程与研发结果。因此如何加强科技档案工作，进一步规范单位的科技档案管理是档案工作者当下要解决的课题。

一、我国事业单位科技档案管理工作的发展概况及现状

自建国后，我国的科技档案管理工作从抓科研档案，到逐步扩大延伸至各类科技档案。科研档案工作伴随着国家科学技术事业的发展，逐步建立起来的。50年代初期，由中国科学院及所属研究所、中央各部所属研究机构率先建立了资料室，负责管理科研档案及相关资料，开始了科技事业档案的早期尝试。1956年各科研单位，以及相关高等院校开始建立档案管理部门，对科研档案开始实行集中管理制度。1978年黨的十一届三中全会后，我国科学技术事业蓬勃发展，科技档案工作进入了发展的新时期，以科研单位为龙头，各类科技事业单位开始把档案工作纳入组织管理、各项科技管理及科研工作程序，并开始实行“四同步管理”，使档案工作进一步程序化、制度化。1991年以后，从各种类型的科技档案管理着手，逐渐发展到各类型事业单位进行科技档案综合管理，以及对档案管理部门进行整体建设。1995年3月国家档案局召开了事业单位科技档案管理工作座谈会，对工作做出了新的部署，将科技档案管理工作的发展推向了一个新高潮。

二、加强单位科技档案管理工作的一些有效措施

1.提高单位科技档案管理人员的工作能力与责任感

单位的科技档案工作是单位工作中的重要组成部分，加强单位的科技档案管理，对本单位开展各项工作、保护知识产权和著作权、维护合法权益等具有十分重要意义。因此，应定期组织管理人员培训以及法律相关讲座，提高在职人员的职业素养和业务能力。对于刚刚入职的新晋管理人员，也应设置岗前培训。在日常的档案管理中，制定合理的规程和制度，用以约束科研档案人员的日常工作行为规范。文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档应建立工作制度，纳入岗位职责范围。档案部门应参加科研项目成果的评审、鉴定和验收工作，对归档文件材料的完整、准确、系统有切实可行的控制措施。

2.归纳各类档案，加强档案文件材料的收集

对于科技档案管理工作而言，档案种类多，类型杂。应加强整合、统计、分析，档案管理人员应当统一设立归纳方法，将零碎档案分门别类，逐一进行收集与处理，按时认真填制档案资料并及时上交。结合实际问题，根据文件材料归档的规定，加大收集力度，使应归档的文件材料及时归档，并达到完整、准确、系统。如此通过树立正确档案观念，促使档案整理，收集各个环节的相关人员，都能积极配合，做好档案的收集工作。

3.深化科技档案管理信息化建设

做好单位的科技档案信息化建设，要以档案管理现代化为基础，以档案信息数字化、档案利用网络化为目标，实现档案信息系统与单位信息系统有效衔接，要对新录入的科研档案进行及时的增添，修改，删补的档案也应该在数据库中及时体现，实现同步，同时做好电子文件的归档。还要做好非电子档案的数字化，根据本单位档案保管和利用的实际要求，逐步对纸质档案实施数字化。此外，档案库资源搜索引擎过于老旧，应及时更新搜索引擎。更新期间，可以引进相应产品，力求达到搜索方便快捷的目的。此外，与专利库的连接，都可以提高科技事业管理中的科研档案库资料详实程度，方便查阅和使用。

4.加强领导重视，建立激励机制

档案良好管理模式的形成，需要相应完善制度以及有关部门的配合，更需要领导重视关注。要想提高单位的科技档案管理工作，就要重视管理人员，提高管理人员的考核与待遇。重视档案管理者，让他们得到相应尊重和关注，获得成就感实现自我价值。因此单位在开展工作检查、考核、评比等活动时，应把档案工作纳入评比范围，保证单位科技档案工作的顺利进行。对档案工作有突出贡献的领导和档案工作人员，按照有关规定，应给予表彰奖励。单位的主管部门要按照档案工作的有关规定和标准，对所属单位的档案工作进行年度检查指导；组织档案工作人员参加档案专业培训，提高档案工作人员的专业水平；积极配合档案行政管理部门，推动档案工作规范有序地开展。此外，领导关注也能有效促进整个团队良性发展，促进档案管理团队积极进取，达到鞭策管理团队的效果。

5.进一步开发档案信息，充分发挥档案的应有作用

档案部门收集保管了本单位全部档案和有关资料，已成为本单位档案信息中心。档案部门提供信息服务应积极主动，形式多样，有效地满足各项工作的需要。开发档案信息应有计划、有安排，所编研的二次文献和三次文献应有较高的实用价值。

结束语

根据当前我国科技档案管理工作中的一些情况，笔者本着为现实服务、替未来着想的态度，做好档案工作的责任感和使命感，提出了一些个人意见以及解决方法，希望能够为科技档案管理工作提供一些思考和帮助。

参考文献

[1]宋琳.做好事业单位档案管理工作的思考[J].山东档案，2009（03）.

[2]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息，2009（08）.

（作者单位：四川省华地建设工程有限责任公司）