档案信息资源开发的意义

张瑜

在信息知识时代，社会对信息，尤其是经过加工的优质信息的需求，要比物质、能源更为迫切，更为重要。综合世界各国开发档案信息资源的目标和意义可以看出：一切档案信息资源开发活动的目标都是获取档案信息资源的价值，提升档案信息资源的价值。具体来说，档案信息资源开发的意义与作用可概括为以下几点：

一、为科学研究服务，促进科技发展

档案馆虽然不直接从事创造发明，但他们在促进社会、生产发展中的作用与从事创造性的科学研究工作一样，具有重要意义。它可以使人类社会实践活动中形成的原始记录——档案发挥更大的作用，就像交通运输事业那样，虽然不直接生产物质，但在某种意义上，其作用更为重要。

科学研究是认识世界、对客观事物发展规律的探索；技术革新则是改造世界，为发展生产提供更有效的活动方法和手段。二者都具有很强的连续性，在科技发展的过程中，人们都需要借鉴他人，继承前人的研究成果，要在已有成果的基础上继续前进。而要解决借鉴什么、继承什么以及如何借鉴、继承的问题，就需要进行一系列深入的调查研究工作。档案馆可以避免科技人员的重复劳动，少走弯路。通过档案馆的工作，科研人员可以从相关的科技档案中了解这个课题是否已经有人做过，是否还值得进一步研究，从而可以在别人研究的基础之上继续研究。

二、实现档案资源的增值价值

档案信息资源作为信息资源的一种，与其他物质资源相比，有一种特别的价值，这种价值就是它的效用价值，它需要和其他资源相结合才可以发挥，而且这种价值放大了档案信息资源本身的价值。换句话说，就是通过档案馆的开发工作，使档案信息通过利用从而为用户带来更大的价值，而在这个过程中，档案信息资源的价值也得到体现。例如对公共档案馆来讲，馆藏的一些灾情档案，经档案馆的开发整理，形成系统的灾情档案信息，这些灾情档案信息可帮助国家地震总局等一些职能部门研究自然灾害的规律，从而使国家领导在决策时能够提前实施危机预案，减少损失，实现灾情档案信息的增值作用，倘或这些灾情档案信息未经开发，其蕴含的信息也不过是一些死信息，不具备任何增值功能；一些国际型的大企业来讲，其在日常管理活动中形成的市场营销档案，经过档案馆的整理开发，再经企业领导及营销人员的分析利用，能够从销售档案上发现市场差异，从而开拓新兴市场，提升企业的利润水平。

三、促进档案信息资源价值的及时转化

根据档案价值的时效率，档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过了这个时间限制后则降低或丧失了价值。不同类型档案的时效性有不同的特点，文书档案的时效性具有不确定性，弹性较大，它取决于人们对其内容的认知和需求程度，其中一些档案的时效性较长，诸如历史档案，它已经成为历史记忆的一部分，其价值会随着时间的增加而愈加彰显；而另一些档案如一般事务性通知则在其执行价值完结之后即失去效用；对于合同、协议的文书档案，其效用和档案的有效期直接相关。科技档案的时效期因其门类不同，其价值亦不相同，基建档案效用期相对较长，但一般建筑物形成的档案会随着实体的消失而使该基建档案效用大大降低；但对于天文、地理、气象等档案，其效用期很长，它要通过长期的历史积累才能体现出对象的规律性。

档案信息资源的时效性非常强，当然档案信息资源具有时效性并不意味着开发出来的档案信息资源越早投入利用就越好，这中间没有必然的因果关系。早投入利用固然可能易于实现其使用价值，但相反的情况亦屡见不鲜。

四、促进用户有效选择档案信息

人类社会发展到今天，我们积累了大量的档案信息资源，对用户而言，如何在档案信息的汪洋大海中找到自己所需要的档案信息，并充分利用这些信息，将是一个十分困难的工程。用户不了解档案馆的情况，即使对档案馆有所了解，对档案馆内馆藏档案的分布、内容、特点多数用户也是所知了了；对于一些历史档案，由于其竖排繁体的文字书写习惯、晦涩的用语、特殊的公文行文格式，造成了档案十分难于阅读利用。鉴于以上种种情况，档案馆在帮助用户有效选择档案信息方面具有十分重要的作用，档案馆通过编定全宗介绍、档案馆介绍、档案馆沿革等帮助用户了解档案信息；通过编制各种检索工具、档案信息数据库等为用户提供不同的途径快速查找利用档案；档案馆通过自己的研究，按照一些专题编纂公布档案，既使档案内容便于阅读，也方便了用户全面利用某一专题档案，大大节约了用户的搜寻成本，提高了用户的档案利用效率。

五、为领导作决策、制定计划提供科学依据

决策是人类最基本、最普遍的活动。信息在人类决策活动中可以发挥预见性功能，信息是人类认识过去的依据，是通向未来的桥梁，人类的决策活动实际上就是处在不断利用信息并对未来进行预测之中的。预测不是先知先觉，也不是胡思乱想，而是在周密研究、系统占有信息的基础上对客观事物发展规律的认识。而任何社会组织或个人在社会实践活动中形成的原始记录――档案，是该社会组织或个人最真实面貌的反映，如果该社会组织完全不依靠其形成的档案而随意决策，那么这样的决策是无本之木，无水之源，这样的决策是盲目的，很难实现预期的目标，成功的可能性极小。档案馆通过对档案信息资源的开发，可以为领导作决策、制定计划提供科学的依据和参考。领导在决策时，利用档案机构提供的档案信息，结合人们的经验，并运用科学方法，经过推理和逻辑判断，可以把被决策对象的不确定性极小化，对未来发展的必然趋势和可能性做出预计、推断和设想，从而做出科学决策。

六、为人们的生活提供便利，提高社会文化水平

档案馆的一切活动，其最终目的都是为了满足人们日常生活、娱乐、工作过程中对档案信息的使用，不管档案信息资源开发的形式为何，编制档案检索工具、举办档案展览、发行档案出版物等等，最终的受益者都将是社会公众。档案馆根据人们对档案信息的需求，开发各种类型的档案信息，诸如档案馆实行的政府现行文件公开服务，正是出于满足公众日常生活对知情权的渴望，这不仅增加了政府机构工作的透明度，提升了政府的形象，同时也方便了人们的工作和生活。举办大型的档案展览，通过观看珍贵的档案，容易普及社会历史知识，人们会对该组织历史的发展有一个清晰的认识，增加人们的自豪感和对组织的认同感，诸如对民国汪伪政权档案的展览，可以揭露日本侵华的罪证以及汪伪的卖国行为，激起人们的爱国热情以及对中华民族的认同感。档案馆通过自己的档案信息开发活动，促进了档案信息的利用，提高了社会的档案意识以及档案的社会意识，使得社会文化水平得以提升。