试探五年制高职学籍档案管理之信息化建设

钟育维

摘 要：当今社会是一个高速发展的信息化大数据时代，各高职院校的校园网络建设已成为校园建设的基本起点，而学籍档案管理工作也已纳入信息化建设轨道，成为学校发展的一个环节。

关键词：高职： 学籍档案管理： 信息化

中图分类图：G717.24 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2014）12-148-001

一、五年制高职学籍档案管理之信息化建设的意义

五年制高职学生的学籍档案是学生在学校学习过程中形成的，主要包括：学生基本情况表、学生在校期间的操行表现情况信息、学生成绩表、奖惩文件及登记表、毕业生相关情况信息表、学生职业技能鉴定表、教师资格认定表等，从侧面表现了学校的教育水平和管理水平，具有原始性与真实性、完整性与系统性、动态与周期、内容多样性、使用频繁性等自身的特点。学籍档案管理是对学生从报考进入学校到毕业的整个过程中的报到注册、学习成绩的考核、学籍异动为中心的管理。

高职学籍档案管理的信息化建设就是通过对学籍档案的有效管理来提高档案的利用率，并充分利用信息化的技术，为学生做好电子档案，从而实现资源共享，优化创新学校管理。为达到这一目标，学校领导和学籍档案工作人员必须学习以网络技术知识为主的档案数字化知识，必须清楚学籍档案资源是历史记录，是特有的信息资源，它不仅有利于学校开展素质化教育，展示学校历程，积累办学经验，还能推动教育进程，促进学生就业，创立品牌星级高职学校。所以要善于保存，有效利用，通过信息化手段，实现与社会接轨，充分发挥其社会价值。

二、五年制高职学籍档案管理之信息化建设内容

五年制高职学籍档案管理的信息化建设就是指在传统学籍档案收集、管理的基础上，利用计算机资源，采用多媒体技术、计算机网络技术和通讯技术等现代技术手段，对学籍档案信息进行加工处理，为学生档案文件形成提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，提供真实、快速的档案信息服务。

高职学校在建立学生学籍档案信息化建设中，应从实际出发，加快学籍的交流速度，建立一套科学、安全、系统、高效、综合性强的计算机信息系统。这包括硬件、软件和人力。硬件基础设施包括计算机、交换器、路由器、存储器、操作系统、信息安全系统等。软件系统又分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机的各种资源，便于使用管理。包括计算机的调试程序，监控程序，语音翻译程序，数据库管理系统，存储和安全操作系统。应用软件就是解决具体和实际应用问题的程序，档案信息管理软件，电子文件管理系统软件等。而人力就是学籍档案管理人员必须与软件开发工作人员密切合作，掌握现代化信息技术，熟练应用计算机知识，实现档案信息化管理，达到档案管理的目标。综上所述，也就是学生学籍档案管理部门应定期或不定期将日常产生的文件信息通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段，将学生的学籍档案信息进行分类、整理、编目后存储到相应数据库，再逐渐对其进行维护，以确保电子档案的完整和安全，达到便于查询学籍档案信息，推进信息化，实现信息的社会公平性和公众性。

三、五年制高职学籍档案管理之信息化建设发展

世界在发展，科技在进步，全球化的趋势，迫切需要培养更加适应社会发展的高尖端和专业化不断精深的人才。通过学籍档案管理的信息化建设，让每一个学生拥有一个学籍，成立一个数据库。这个学籍无疑就是这个学生的身份证明。只要有学籍就可以合法、合理的尊重学生自己的意愿去自主选择专业，自主确定学习年限，加深专业的深造，发挥学生学习上的主動性和创造性，让符合深造的学生公平合理地进入更高层次的院校深造，用学籍档案管理信息化建设去打造一流的人才，让学籍资源做到物尽其用，充分调配教育资源，减少不必要的浪费，缩短尖端人才培训的周期，真正适应学生要求，实现学籍档案管理的信息化建设。

随着社会的发展和各高职院校办学规模的不断扩大，专业设置数量和学生人数不断增加，利用学籍档案的人也越来越多，使五年制高职学籍档案管理的工作更趋向于复杂化、个性化与多变化。因此各高职校必须充分利用新的技术，建立学籍档案管理信息化系统，采用电子档案与纸质档案共存。学籍管理人员一方面要按照上级领导的要求，对本校在校学生学籍信息进行维护；另一方面为了满足本校学籍档案管理的实际需求，对本校教务软件里的学籍档案数据信息进行维护，使学籍档案信息潜在的价值得到充分发挥和有效利用，达到查得快，查得准，查得全。

学校通过对学生学籍档案的信息化管理与国家教育系统的“中国高等教育学生信息网”和“学籍学历信息管理”平台相连接，这样形成了网络化的毕业生数据库，为高校提高人才培养质量提供参考；为社会挑选人才提供查询服务，使学生的相关信息可以被用人单位查找，企业招聘人员可以通过相关网络，随时全面查阅学生在校期间的学习、思想道德水平、技能等信息；根据就业率统计表的分析，为学校的教学及专业设置提供帮助；还能快速、准确地查出毕业证、学位证等证件的真假，杜绝造假证。

五年制高职学籍档案管理信息化建设是一项事务性很强的工作，需要个人、学校和社会的共同努力，让学籍档案信息能真正做到服务于学生，服务于学校，服务于社会。

参考文献：

[1]倪晓敏.浅谈电子文件与电子档案管理[J]机电兵船档案，2006（5）

[2]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J]绍兴文理学院学报，2006，（12）

[3]李金平.高校学籍信息化管理的问题及对策研究[J]政法行政，2009（8）

[4]张航.浅谈学籍档案管理的信息化建设[J]价值工程，2013（8）