中专学校档案管理瓶颈及解决

纪卫红

摘要：在现今的大部分中专学校中，对于学生和教学资料方面的档案管理存在着不系统性和不规范性，因为随着时代的发展，传统的档案存放方法早已经跟不上时代发展的脚步。针对此现象的产生，改革便成为了档案管理未来发展所要面对的问题。本文就针对于这一现象提出有效的解决办法，使中专学校的档案管理得以合理正常地发展下去。

关键词：中专学校 档案管理 解决办法

档案管理作为一个学校的重要组成部分，记载着学校发展的历史、学生的个人基本资料、教师教学的主要学术研究理论等等，在一个学校中，占有核心地位，起到非常重要的作用。同时这样一个具有保密性质的工作，具体体现在对学生资料的不外泄和教师学术资料的合理保存，所以说档案管理对于一个学校来说，是不可缺失的一部分，因为它代表了一个学校的文化底蕴和历史发展过程。怎样合理地对档案进行妥善保管，使它既能跟上当今时代的发展趋势，又能很好地与传统的管理与新兴的管理做一个合理的衔接，是现在学校档案管理方面所面临的最大问题。同时在中专学校中，由于受到多方因素的限制，往往还不能很好地对档案管理进行深入的改革，这也是目前档案管理所要面临的问题。

一、在中专学校中档案管理面临的问题

（一）在档案管理方面缺乏具有相关专业知识的人员

在现在的大部分中专学校里面，由于缺乏师资力量，所以说对于档案管理方面所需求的教师管理人员远远大于实际在职的教师管理人员，同时在这些管理人员里面，不乏许多“门外汉”，他们对于档案管理的具体步骤和管理模式往往不是十分清楚，仅仅只是凭借着自己对档案管理的理解，来进行档案管理的工作，这时就会出现一些问题，例如，档案放置的混乱性、档案整理的不规律性等一系列的问题，使得他们在档案的管理方面存在着许多的漏洞。

（二）学校没有重视档案管理工作

在许多中专学校中，学校的普遍意识是把学生的学习情况放在首位，这么做的结果往往是会忽略档案管理这样的辅助式教学，尽管对于学生来说，档案管理往往不会对他们的学习和生活起到太大的影响，但是如果一个学校对于学生的档案管理得好的话，就会从根本上保障学生的权益，从而使学生在一个安全稳定的环境下学习。

（三）学校往往没有应用先进的档案管理设备

在一些中专学校中，学校往往没有很多的资金来对档案管理方面的设备进行一个系统性质的更换，对于进行档案管理的方法只是采用以前那种文本的形式，通过笔录的过程来进行存档，这样做会大大增加管理人员的工作量，同时也会大大增加档案存放的空间位置。与此同时，还会出现由于年份久远，造成档案流失的情况出现，使学校的利益受到损伤。

二、对于上述存在的问题进行具体措施的说明

（一）对在职的管理人员进行专业系统的培训，扩招专业的管理人员

从目前的管理人员的专业能力上来看，学校应该在外面聘请具有专业知识的档案管理教师，来到学校对学校在职的管理人员进行一个短期而又系统的培训，让他们能够用更加专业的眼光来看待以后的档案管理工作，同时还要对现在在职的管理人员进行相关的知识考核，保证他们都能认识到专业知识的重要性。同时学校还应该扩招相对应的具有专业知识的毕业学生，让整个管理队伍更加充满活力，避免档案管理系统现在所面临的青黄不接的现象，保障队伍的不断壮大。

（二）学校加强对档案管理工作的重视性

学校在进行整体改革时，要注重对学校的整个教学系统的全面改革，不要仅仅把目光放在对学生的教学工作上。学生的教学工作固然很重要，但是如果没有像档案管理这样的陪衬来进行辅佐，也是不可能达到事半功倍的效果的。所以说，学校要加强对于学校档案的管理力度，要增大人力和资金来对此进行改革，保障后续教学工作的合理展开，这是在为学生及教师日后的教学成果和学术科研成就打下稳定的后勤保障基础。为此，学校的领导要为学校的档案管理增加人员上的配置，如增加安保人员，防止重要档案资料的流失，同时还应该增加档案文本资料管理方面的人员，保证文本性质的档案不会随着时间的流逝而渐渐地老化发黄。对于一些相对重要的文件，学校应该及时派人录入电脑，防止不慎将其遗失或者损坏。综上所有步骤的简述，直接说明了学校对档案管理的重视，也间接说明了档案管理是关乎学校整体核心的工作，保障了学校的正常发展。

（三）学校可以进行招商引资，改善档案管理方面的设备

就学校目前而言，仅仅只是凭借着国家的补助是不能维持下去的，应该由学校出面，向当地的企业寻求教学上的帮助，通过当地大企业的资金帮助来改善学校的基本设施建设。就档案管理这方面而言，通过引进先进的计算机管理设备，运用电脑管理系统，把每个档案都以电脑进行记录，减轻了管理人员的工作繁琐量，也使得档案不会随着时间的增长而丢失，同时还能使档案更加具有安全性，不容易被人所窥探，减少了存放档案所需要的空间，把节省下来的空间当做学生和教师进行学习的场所，改善了学生的教学环境。所以，引进先进的管理设备，无论对于学校还是对于教师和学生来说，都是一件利大于弊的值得赞扬的事情，这样做的好处就是使档案管理的安全系数稳定提高，学生的资料和教师的学术研究成果不被泄露。

就上述所言，对于中专学校现今所面临的档案管理上的停滞不前问题，从采用改善设备、提高人员素质等一系列的改革方案上来看，是很有成效的。所以说，改革对于学校的任何一个部门来说，往往都有积极的一面。总而言之，使档案管理的改革与学校教学工作的改进保持在同一节奏上，对于学校发展建设而言，是一件积极的、应该放在首要位置的事情，值得推广和发展。

参考文献：

[1]姚长友.中专学校档案管理队伍自身建设刍议[J].才智，2009（5）.

[2]杨君.新形势下的档案管理工作探析[J].河南科技，2010（16） .

[3]韩鸿立.关于做好档案管理工作的思考[J].经营管理者，2010（21）.

（责编 张亚欣）