浅谈新时期高校行政秘书的角色意识

王珊珊

摘 要：在新的时代背景下，高校行政秘书的重要性得到进一步强化。高校行政秘书相比于教学秘书，其具有更特殊的属性，也决定了行政秘书工作性质和工作内容的重要性与特殊性。该文对新时期高校行政秘书的角色意识进行探究，旨在有效提高高校行政秘书的素质和能力，进而提高高校运作与发展的效率。

关键词：新时期 高校 行政秘书 角色意识

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（c）-0163-02

高校行政秘书是高校日常行政事务的直接承担者，其工作的效率直接关系到高校整体运作的效率以及高校的教学质量。特别是在新的时代背景下，高校行政秘书在高校运作中的作用得到进一步体现。

由此可以看出，高校行政秘书在高校中的重要性。但从实践调查的结果来看，大部分高校行政秘书对自己职位的认识不够，也没有相应的角色意识。因此，引导高校行政秘书明确自己的工作职责，并提高其角色意识成为亟待解决的问题。

1 从根本上解决问题的对策

1.1 引进与强化高素质人才是关键

由于高校行政秘书的工作是从属性、服务性的，因此他们缺乏光荣感和责任心，能胜任高校教学秘书工作又在该岗位上努力奉献的人不多。加之工作量大，为避免教学事故的发生。他们多是疲于应付各项工作，导致其个人管理水平停滞不前、难以突破，因此行政秘书们的整体素质难以提高。

建设高素质人才队伍，需要不断强化人才是第一资源的观念。当今，高校间的竞争表现出的是综合实力的竞争，本质上是管理人才的竞争，需要不断创新人才工作机制，形成人才辈出的大好局面，要进一步清晰人才工作发展方向，明确人才战略目标。“工欲善其事，必先利其器”，高校要培养优质的学生，就需要高素质的教师，乃至高素质的教育管理人才，通过高效的管理能力提高管理水平。

因此，引进高素质人才就成了当务之急，高素质人才是高校培养优秀学生的关键，不仅教师，还有管理人员。

1.2 增加培训机会，提高培训质量

在引进高素质人才的同时，还需要对行政秘书进行必要的工作培训，经可靠数据表明，经过培训的人比未经培训的人进入工作状态更快，工作的准确率更高。现代人力资源本理论认为，企业员工的智力、技能、经验与品德是企业人力资源质量的重要组成部分。很重要的一点就是提高员工的智力水平、专业技能、品行道德已经成为企业生存和发展的关键所在，高校也同样如此。在现代化的生产经营过程中，进行人力资源的培训与开发不仅是现实的需要，而且更具有战略意义。

一方面，增加培训机会。多数忽视了在高校里面有一群特殊的人群，担负着重要的使命，却缺少培训的机会，甚至是校内组织的培训机会。大多数高校行政秘书都是临时抽调任职，缺少培训就意味着管理人员素质良莠不齐，工作能力各有高低。

另一方面，提高培训质量。一旦争取到培训的机会，就需要真正提高培训质量。思想认识需要完全到位，受培训的行政秘书如果持着消极的学习态度在一定程度上影响培训的质量。师资队伍水平不能完全满足培训的需要，在这样的情况下，高校秘书教育培训的质量必然受到影响。培训内容和培训方法与要求存在一定的差距。在这些情况影响下，必将影响到培训的质量。只有提高培训质量，才能真正提升高校行政秘书队伍建设的水平。

1.3 提高领导水平，加强管理能力

领导干部要不断提高自身的领导水平和管理能力，将更多时间及精力放在抓组织协调和统筹管理上，努力在更高的层面上发挥作用。对于行政秘书的工作水平，很大程度取决于领导的管理水平。

要加强领导的管理水平，必须做好以下四点：一是要不断地提出好点子。不仅需要不断充实理论功底，而且加强工作实践，为出好点子创造条件，这样才能让想法既有指导意义又有操作意义。二是要持续地抓好统筹指导。首先要统筹兼顾，分清主次；其次要统筹人力，是人尽其才；最后还要提高利用率，用最少的财物办最多的事。三是要做好协调调度。要正确处理好上下级以及其它群体的关系，为顺利开展工作创造融洽的人文环境，充分调动各个方面的工作积极性，化解矛盾纠纷。四是要树立好威信。遇事要沉着冷静、从容自信，做事要干练有魄力，坚决保证政令畅通。遇事要沉着冷静、从容自信，做事干练有魄力。

高校行政秘书，一般是领导的左膀右臂，是领导的得力助手；而作为领导，一般是高校秘书的榜样，是高校秘书未来发展的方向。因此，提高领导水平，加强管理能力，对各方面都百利而无一害。

1.4 建立科学完善的管理制度

制度是所有工作的保障，科学完善的管理制度是完成工作的前提条件。高校，是一个人治的小社会，更是法治的大环境。科学完善的管理制度，让每件事情的完成有了依据，让每个人的行为有了准则。无规矩不成方圆，个人行为凌驾于规章制度约束之上，这是一件可怕的事情。因此，在高校中建立科学完善的管理制度，是管理高校最重要的事情之一。

2 促进高校行政秘书的提升并促进高校的进一步发展与建设

2.1 服务意识

高校行政秘书首要的角色意识是服务意识。这是由该职位的工作职责、工作内容和工作性质共同决定的。具体地说，高校行政秘书始终是秘书职业的一个分支，这就决定了其为上级领导服务、为教师服务、为学生服务的工作性质。

因此，服务意识是高校行政秘书首要的服务意识。首先，高校行政秘书作为高校领导的参谋和助手，其直接服务的对象就是高校领导。进一步说，高校行政秘书必须为高校领导处理各种事务，为高校领导的日常工作提供更大的便利。

更为关键的是，高校行政秘书能够更多的接触高校领导。这就表示，高校行政秘书是高校教师、高校学生与高校领导之间沟通的桥梁。换而言之，高校行政秘书必须从教师和学生处收集相应的信息，并将其进行整理和归纳最终传达给领导。

因此，高校行政秘书必须拥有足够的服务于高校领导的意识，简化高校领导的日常工作，提高领导的工作效率，帮助高校领导做出正确的决策，进而促进高校良好的发展。

其次，高校行政秘书也必须拥有服务于教师与学生的意识。一方面，教师作为高校的灵魂，教师的工作效率在很大程度上决定了高校的办学质量。因此，高校行政秘书有义务服务于高校教师，为高校教师提高便利的服务。其主要包括帮助教师查阅各种资料、帮助教师向高校领导反映情况，并妥善的处理好教师之间的关系。换言之，高校行政秘书必须尽力为高校教师打造舒适的教学环境。

另一方面，从某种意义而言高校的行政秘书直接服务对象是学生，学生是高校的核心与主体。换言之，高校所制定的工作计划都是为了更好地培养学生。因此，高校行政秘书也必须有服务于学生的意识。特别是针对于新生，其对于高校生活并不适应，也对高校拥有诸多疑问。此时，高校行政秘书就必须热忱的对待学生，耐心的解答学生的提问。针对部分拥有不良情绪的学生，高校行政秘书也要负责开导学生，引导学生健康的成长与发展。

2.2 积极的学习意识

同时，在新时期中，高校行政秘书必须拥有积极的学习意识。一方面，随着高校的不断发展，高校行政秘书需要处理的事务也在逐步增加，也就间接的提高了高校行政秘书工作的难度。另一方面，在时代变化的潮流中，新的管理技术、管理理念在不断涌现，这就需要高校行政秘书拥有足够的素质和能力驾驭新的技术与理念，进而提高工作效率和质量。

首先，高校行政秘书必须不断提高自身的业务素质。针对于秘书这个职位来说，高校行政秘书需要不断提高写作能力、交流能力、信息收集整理能力等多方面的能力。这就需要高校行政秘书学习秘书专业的基础知识，包括秘书学、文书学、公共关系管理学等等。

其次，高校行政秘书要不断提高自身的综合素质与综合能力。在高校行政秘书的日常工作中，其直接负责与高校领导进行交流与沟通，负责处理高校领导的日常事务。因此，高校行政秘书首先必须提高自己的交流与沟通能力。在此基础上，高校行政秘书才能够与教师和学生进行有效沟通，明确教师和学生表达的意思，并将其进行整理后传达给领导进行决策。

同时，高校行政秘书需要不断提高自己的表达能力，只有通过有效的表达才能够对下发布领导的决策，对上反映下级汇报的情况。

2.3 艰苦奋斗意识

最后，高校行政秘书的工作内容决定了该职位需要一定的艰苦奋斗意识。高校行政秘书作为高校领导的有力助手，其对于高校的正常运作与进一步发展有不可忽视的促进作用。因此，它需要高校行政秘书长时间处于工作状态，在第一时间收集高校发生的情况，并经过加工整理后向领导汇报。

由此可以看出，高校行政秘书的工作体现出该工作时效性的特点，需要高校行政秘书时刻关注高校内外的情况。因此，这将是一种极大的负荷，需要高校行政秘书拥有艰苦奋斗的精神和意识作为支撑，才能够更好的完成工作。

3 结语

总的来说，高校行政秘书是高校行政管理中不可缺少的重要职位，它不但是高校上下级之间沟通的桥梁，更直接影响到高校正常的运作和进一步发展。因此，高校行政秘书必须拥有较强的服务意识、积极的学习意识和艰苦奋斗意识。在此基础上，高校就应该以上述角色意识作为选聘行政秘书的必要条件，或对在职人员进行培训，提高其工作效率促进高校的进一步发展。

参考文献

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