对高校学籍档案管理问题的思考

谭春霞

摘要：学籍档案管理是高校档案管理工作的重要内容，真实记录了学生在大学期间的表现和成长历程，对于学校人才培养，提高高校办学质量都具有极其重要的现实意义。本文主要分析了当前高校学籍档案管理工作中存在的主要问题，并且提出了相应的解决对策。

关键词：高校;学籍档案管理;问题;解决对策近年来，我国高等教育不断实现大众化，教学体制也在不断发生改革，高校招生人数不断增多，这种发展大大增加高校管理的难度，高校学籍档案管理工作难度也有所提高。高校学籍档案主要是指学生获取正式学籍后从进入大学一直到毕业之前整个大学期间产生的相关材料，是学生大学生活的真实反映，学籍档案具有动态扩充性、复杂性、数量多等特点，在高校管理中的利用率很高，不仅是评价高校办学水平，调整招生计划及人才培养模式的重要参考依据，同时也是用人单位选用、聘用人才的重要参考。由此可见，高校学籍档案管理的重要性。但是目前很多高校学籍档案管理工作仍然存在很多问题，对于学籍档案信息资源并没有合理的开发、利用，如何进一步加强高校学籍档案管理工作值得引起相关人员的思考。

1.当前高校学籍档案管理工作中存在的主要问题

1.1学籍档案管理观念陈旧

鉴于历史因素的影响，一直以来高校对于党政管理类档案管理重视度较高，但是对于学籍档案管理工作认识并不全面，不管是学校领导，还是院系主任、辅导员，对于学籍档案管理的认识都存在一些偏差。有的学校领导者认为学籍档案主要负责记载学生的相关信息，但是学生一旦毕业后，这些信息基本上没有很大意义，对于教学并没有很大的辅助性作用，因此对于学籍档案管理抱着“无所谓”的态度。有的高校认为，在当前市场经济发展环境下，社会看重的是文凭以及人才的综合实力，很少会关心档案。正是由于这些错误的观念，导致学籍档案管理严肃性慢慢褪去。

1.2缺乏规范、完善的管理制度

虽然国家近年来先后出台了《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》等相关文件，但是并没有制定专门的学籍档案管理规定。不同的高校关于学籍档案管理模式各不相同，很难统一，学籍档案管理混乱，缺乏规范性。比如，时间编排较为混乱、档案组卷及装订缺乏规范性等。而且，很多高校并没有安排专门的人员负责学籍档案管理，主要是由学校各部门人员兼职担任管理工作。高校学籍档案收集、整理工作涉及到学校很多部门，比如招生就业处、学生工作处、教务处、各教学院系等，这种多渠道管理的方式导致高校学籍档案管理局面比较混乱，收集相关的材料也比较分散，在收集、整理、分类、汇总这些材料的过程当中很容易出现差错，或者遗漏某一个环节，从而使学籍档案缺乏完整性、准确性。不利于学籍档案管理工作的顺利开展。

1.3管理方式较为落后

目前，很多高校学籍档案管理仍然采用的是手工操作，在收集档案后，由工作人员整理、立卷、编写目录，不仅费时，也费人工，尤其是随着高校的扩招，工作人员的工作量只会越来越大，工作效率低下，并不能为档案利用者提供高效、及时的服务，档案利用率低下。

2.进一步完善高校学籍档案管理的建议

2.1应提高对学籍档案管理的认识

高校领导者应充分意识到学籍档案管理的重要性及必要性，将学籍档案管理工作融入学校日常管理工作中，对于管理工作中出现的问题应及时解决。学校领导者以及档案管理人员应主动学习关于《档案法》的法律法规知识，并且向学生们宣传档案法规的内容，切实提高相关人员对于学籍档案管理的了解和认识，提高对学籍档案的重视度。

2.2进一步完善学籍档案管理规章制度

科学、完善的学籍档案管理制度是确保高校学籍档案管理工作顺利开展的重要保障，为了解决学籍档案多渠道管理的问题，相关部门应及时将学生的学籍档案转交给学校档案管理部门进行统一管理，同时学校管理部门应结合学校学生的基本特点以及学校当前发展的实际需要，建立一套健全的管理规章制度，明确规定学籍档案收集、整理、审核、归档、保存等工作标准。其次，应做好部门的协调、配合工作，确保高校学籍档案管理工作的规范化、有序化，尽量提高学籍档案管理的效率。

2.3实现学籍档案管理的信息化建设

随着各种信息技术的高速发展，人们对于信息的需求程度越来越高，高校学籍档案管理工作中也应该积极引入现代化先进的信息技术手段，将档案信息系统操作代替传统的手工操作，提高学籍档案管理的信息化、现代化。实现高校学籍档案管理的信息化建设，相对于传统纸质档案管理方式而言，不仅可有效节省档案存储的空间，也可以大大减轻工作人员的工作量，减少人为差错，提高学籍档案管理工作效率和服务质量。高校可以根据自身发展实际选择最合适的学籍档案管理软件。学籍档案管理者应利用计算机网络技术最大限度的开发、利用学籍檔案，尽可能满足不同层次人群对于学籍档案信息查询的需求，真正体现学籍档案的价值。其次，在建设学籍档案信息化管理过程中，需要注意安全保密问题，一定保护个人的私密信息，可以通过访问权限设置的办法，对用户规定访问权限，明确划分用户对档案信息的使用程度，从而确保学籍档案信息的安全。

综上所述，高校学籍档案管理工作的作用越来越突出，高校领导者应提高对学籍档案管理工作的认识，明确学籍档案管理的重要性，制定科学、统一的管理制度，提高学籍档案管理的规范化、科学化，同时应加强学籍档案管理的信息化建设，提高学籍档案管理的信息化、数字化、现代化，全面加强高校学籍档案管理工作，使其为高校教学工作以及社会提供最优质的服务。（作者单位：长春工程学院档案馆）

参考文献：

[1]邬红云.浅谈高校学籍档案的管理[J].广东医学院学报，2012（4）：326—332.

[2]罗玲.高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].云南档案，2013（9）：62—63.