高校信息公开与高校档案提供利用的联系与差异

卓玛吉

摘要：信息公开是社会公众对民主社会发展的必然需求，更是国家政府部门满足社会公众知情权的重要举措。高校信息公开是现代社会高等教育教学发展的应有之义。本文基于以上背景，在分析了高校档案部门参与信息公开的意义基础上，提出了一系列实践模式和策略，深入探讨了如何加强高校档案部门参与信息公开的内部建设工作。

关键词：信息公开高校档案档案利用

一、引言

随着社会公众知情权意识的不断加强，信息公开成为了社会公众对民主社会建设的必然需求。高校作为为社会培养高素质人才的专业机构，其发展已经不再是与社会没有任何关联的独立行为，高校发展建设不仅与人才培养相关，更是关系到国家战略发展和民族兴衰的活动。由于高校发展建设具有独特的社会性质，更需要将相关信息向社会公众公开，进一步增强高等学校教育的透明度。而且，高校在基建工程、货物采购、扩大招生和就业推荐等方面越来越受到广泛关注，“阳光工程”成为了现代社会进步对高校办学的要求，更是防止高校出现收受贿赂、贪污腐败现象的有效措施。

二、高校信息公开的含义

高校信息公开指的是高校在实施教育教学管理等基本职能中逐渐形成的信息，除了国家法律法规明确规定不能对外公开的内容之外，一律向社会公众公开的制度。高校信息公开是国家政务公开制度中的关键组成部分，形成一种由下至上的监督体系，体现了现代社会的民主公开意识。高校信息公开在内容方面不仅包括高校行政管理事务的信息，还包括了法律法规允许范围内的全部信息。高校信息公开的对象涵盖了社会各行各业的法人和自然人，并不限制于在高校内部教职工范围内公开。高校信息公开范围与校务公开相比更加广泛，也是对校务公开的深化和进一步落实。由此可见，校务公开为高校信息公开工作奠定了基础、积累了丰富经验。

三、高校档案部门参与信息公开的意义

高校档案部门作为国家档案馆体系建设中不可忽视的成员，在现代社会信息公开的背景下，高校档案部门必须加强拓展各种有关信息公开的功能，为高校信息公开提供有力支持。

同时，国家档案事业发展提出了档案馆建设要实现“五位一体”的功能，包括档案保管中心、档案开发利用中心、政府信息公开查阅中心、爱国主义教育基地和电子文件信息资源中心。由此可见，国家档案馆战略发展建设中由“四位一体”模式向“五位一体”功能的转变，除了进一步加强了对电子档案信息资源的管理之外，还将档案馆作为政府向社会公开信息的查阅中心，社会公众可以到档案馆查阅和利用已经公开的政府文件，这也体现了社会公众对信息公开的现实需求。在高校信息公开工作方面，同样对于高校档案部门的功能建设提出了更高要求。

高校档案部门的形象是通过其在履行档案功能服务过程中，广大社会公众对高校档案部门的评价体现的。在很多社会公众思维意识中，档案馆属于一种带有官方色彩的行政管理机构，不知道该如何通过档案馆查阅自身需要的信息，这是现代社会发展中公共档案馆的真实情况。由于档案馆对于具有政治价值的内容过分重视和保护，以及对档案开发利用功能的忽视，“保密”、“规定”、“封闭”等词汇成为了描述档案馆形象的常用语言。高校档案部门更是由于长期封闭于象牙塔内，几乎没有接触社会公众的机会，导致高校档案部门的神秘色彩更加浓重。

高校档案部门想要真正参与到高校信息公开工作中，并取得良好的社会效果，就需要积极转变自身形象。如何将“保密”、“神秘”、“封闭”的高校档案向社会公众开放，使社会公众能够充分利用社会民主公开的权益，激发社会公众参与高校信息公开建设中，是一个复杂、系统，需要高校多个职能部门共同联合完成的任务。首先，高校档案部门要转变传统落后的观念，将“保密”的档案转变为以开发利用为发展目标；其次，树立正确的服务理念，不断建设和完善高校档案部门基础设施，为社会工作提供高质量的服务；最后，进一步加强高校信息公开的宣传力度，努力开拓渠道。高校档案部门的形象建设有利于高校信息公开工作的开展，积极参与信息公开工作更是高校档案部门的基础任务。

四、高校档案部门参与信息公开的实践模式

（一）高校档案部门参与信息公开的内容

高校档案部门的立足之本来源于丰富的档案信息资源，这些档案信息资源是高校向社会展现人文精神的重要素材。高校档案部门在参与高校信息公开工作中，档案信息资源是信息公开内容的主要来源。随着高校长期可持续发展，会产生各种各样的信息来记录高校的历史进程，再经过多年的沉淀和积累，只有高校档案部门存储的信息资源最为真实、完整。这也从另一方面深刻体现了高校档案部门参与信息公开工作的价值和意义。但是，高校档案部门的全部档案信息资源也不是完全能够向社会公开的，要在遵循国家《档案法》和高校档案管理规章制度的基础上进行高校信息公开。由此，高校在认定开放档案方面成为了高校信息公开的关键。为了保证高校開放档案信息的准确性和安全性，高校要专门组建专家学者成立档案密级鉴定部门，始终坚持“以公开为基本原则，以不公开为例外”的精神，将高校档案信息资源中包含国家政治、商业机密和个人隐私的信息派出，准确把握归档信息的所属密级，将高校保管的全部档案标明密级情况，将明确标明“公开”的档案信息对外公开。采用密级鉴定的档案管理模式，可以使高校摆脱“档案一般应当自形成之日起，满三十年向社会开放”的思维束缚，发挥高校档案信息的最大化价值。尤其是对于某些文件来说，已经成为信息公开内容的在归档之后密级状态直接标注为 “公开”，成为高校档案部门对外开放档案中的一部分。

（二）高校档案部门参与信息公开的方式

（1）网络平台查询

随着现代信息技术的高速发展，互联网成为了社会各个领域数据信息共享和交换的重要途径，网络传输与传统信息交流方式相比来说，其时效性、便捷性更加符合信息公开的基本要求。国家出台的《普通高等学校信息公开管理办法》中要求各大高校在建立网站的同时设置“信息公开”专题栏目，由此可见，网络平台成为了高校档案部门参与高校信息公开的良好方式。高校档案部门可以为开展信息公开工作建立网站平台。目前，大多数高校已经建立了相对完善的档案信息管理系统和档案信息发布网站，因此，可以将经过密级鉴定的高校档案发布于网站上，或者将高校执行文件、信息公开内容发布在网站上，使高校档案部门建立的网站作为高校信息公开的专用平台。这不但有利于信息公开工作的顺利展开，更方便社会公众了解高校档案信息资源和发展情况。

（2）固定查阅场所

高校信息公开采用现场公开查阅的方式比较传统，虽然工作效率不如建立网络平台高效，但是，档案信息查阅场所的建立也是高校信息公开的重要方式之一。现场查阅高校档案信息对于一些目的不明确、检索操作技能不高的社会工作来说十分必要。而且，高校开设现场查阅档案信息资源方面具有明显优势，可以采用建立档案信息查阅室的方法，还可以直接利用已经建成的档案阅览室。

五、高校档案馆参与信息公开的内部基础建设

（一）加强高校档案资源的密级鉴定

高校档案部门参与高校信息公开的重点加强档案密级鉴定工作。档案密级鉴定作为高校档案部门参与信息公开的基础保障，只有真正做好档案密级鉴定，严格规范对外开放档案的密级级别，才能进一步促进高校信息公开工作的展开。首先，高校档案部门要经过深入调查研究之后，建立档案密级鉴定制度，由于国家在档案密级鉴定方面还缺乏统一标准，因此，高校要根据自身实际情况，在严格遵循国家法律法规的基础上，制定易于操作的高校档案密级鉴定制度，明确划分档案密级级别。虽然高校档案密级鉴定工作知易行难，但如果严重缺乏合理规范的制度，也难以促进高校档案密级鉴定工作的顺利展开。其次，高校档案部门要积极加强与其他职能部门的合作，共同组建高校档案密级鉴定小组。高校档案部门对于文档信息管理有着丰富经验，但文档信息的本质源于高校各个职能部门工作的事实，因此，想要真正做好高校档案信息的密级鉴定，要加强联系和协调高校其他职能部门，抽调专业人才共同完成档案密级鉴定。最后，要努力实现动态的高校档案密级鉴定机制，在鉴定其密级级别时要按照规范标准做出明确规定，在高校档案信息管理中标注档案现行密级级别、解除密级时间和重新鉴定密级的时间等，防止出现“一次定终身”的档案密级鉴定情况。

（二）将信息公开纳入数字档案体系建设

将高校信息公开工作纳入到高校数字档案馆发展建设中。首先，高校领导者要充分认识信息公开的意义，数字档案馆建设与传统的将纸质档案转换成数字化档案完全不同，最为关键的是要引入先进的管理思想和理念，信息公开理念正是促进高校信息公开发展的重要内容。因此，高校数字档案馆建设中，要正确对待信息公开工程建设，将其作为高校信息公开的发布平台；其次，高校数字档案馆的建设也要从多个层面、多个角度体现信息公开内容。例如：在高校档案信息管理系统中增加档案密级鉴定功能，为档案信息资源的开放奠定基础；扩展高校档案信息管理系统的功能接口，实现与高校办公文档管理系统的连接。

六、结论

综上所述，随着《普通高等学校信息公开管理办法》的实施，高校信息公开工作也迎来了新的机遇与挑战，高校信息公开制度的建立、信息公開内容的范围、国家法律法规的约束等，都是高校信息公开发展中必须解决的问题。高校档案部门参与高校信息公开工作，能够真正体现高校档案信息资源的内在价值。

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