农业科研事业单位办公室功能的优化再造

●傅小峰

农业科研事业单位办公室功能的优化再造

●傅小峰

《中国共产党十八届三中全会全面深化改革的决定》，明确了进一步深化科技体制改革的重要性，发挥市场主体的导向作用，建立产学研创新机制是科技体制改革的主要方向。农业科研事业单位的办公室，作为单位的首要部门，影响和带动着整个机体的工作方向和效能。当前农业科研事业单位的定位仍比较模糊，重心不够突出，改革首当其冲，有必要进行功能再造，优化升级，使办公室在农业科研事业单位的作用愈加凸显。

农业科研事业单位 办公室 作用 缺陷 改造 建议

一、对办公室一般性认识和特殊性认识的区别

众所周知，办公室是机构中枢，既是对外窗口，也是上接下联的纽带，又是单位的伺服机关。就农业科研事业单位而言，办公室所体现的综合性更强，原因是单位大多不大，规模较小，但作为一个单位所面临的工作量都是相同的，为既保证工作，又与单位职数相匹配，一般把类似行政职能的工作归结到办公室统一管理就成为必然。具体到农业科研事业单位的办公室工作主要围绕科研、生产中心工作以及上级安排的活动任务进行布局，包括来文来函拟办、上下行文承办、领导的参谋建议、后勤保障服务等等。办公室的事情说重不算很重，它并不代表单位主要职能，专业性不强；说轻也不轻，对外代表单位的形象，所有工作都有很强的全局性，前瞻性，可变性即灵活性。

1.全方位性。就是指它所有的工作出发点都是基于单位整体层面通盘考量，始终把握局部服从整体，个人从属集体的原则。在利益分配上，“一碗水端平”，坚持公正、公平、均衡的操作思路；工作对象是全体干部职工，尤其贴近领导层，充当领导的左臂右膀；在管理掌控上，有文化的、思想的、制度的、计划的；在处理公共关系上，有纵向的、横向的，内部的、外部的，日常的、应急的；在工作内容上体现传导型、信息型、服务型等特征。

2.前瞻性。办公室作为计划、规则制定的首要部门，预见性、目的性必须十分明确而具体，可操作性强。对于外界新概念、新动向最先感知，最先领悟，对上级指示精神最先接收、最先消化吸收；而又基于对本单位情况最了解、最全面、最真实来说，所提出的意见和建议立意更高，思路更清晰，因而最具代表性，最客观实际，经得起时间的检验，为大多数人所接收、所服从，指导性更强。既尊重历史，又高屋建瓴，既遵循客观规律，又不落俗套，制造合乎逻辑的想象力空间，让人感觉正常情况下可以做的到，但又有激励向上，崇尚先进的力度，这就是办公室工作所要遵循的崇高境界。

3.灵活性。办公室工作的错综复杂，要求在不同的地方、不同的时点、不同的作用对象分别施以不同的策略、不同的要求、不同的方法，做到足智多谋，机动灵活，表现的得心应手、游刃有余。办公室工作内容牵涉面广，涉及到人员多，变化大，时效性较强。一般原则是：局部利益服从整体利益，小问题服从大道理，先后有序，分别轻重缓急。但常常有例外，如果一味机械地看待事件和问题本身，似乎很有可能陷入因小失大，出力不讨好的境地，凡事因人而异，因时而变，因情而动，因事而为，切忌以经验代替决断，以意想代替判断，以常理代替变通。

二、办公室包揽过多，面孔太杂，管理太宽，压力过大，致使泛而太烂，多而无功，不利于单位的长期发展

现阶段，农业科研事业单位由于体制机制的缘故，在大多数办公室功能设置里，一般包括文秘、文件收发、组织学习、会务活动、对外交流和接待、后勤保障服务，还包括党务政务，甚至包括劳动人事、财务管理，有的还囊括综治信访维稳。办公室俨然像万花筒，大千世界，比较杂乱，管而不力，做而不细，多而不善（完善）。表面上是属于精简机构的范畴，“整合”了资源，实际上淡化了关键性重要工作，把理应事关全局战略性大的工作格局，淹盖在泛泛而谈的一般性工作海洋里。尤其像劳动人事这一块，人员少，素质不高，现基本停留在上编下编，工资核定，简单考核和职称评定等一般事物性工作，因而对专业技术人员，尤其对重点岗位和拔尖人才缺乏专业的、统一的、持续的管理流程，造成相当一部分人积极性不高，无明确的职业规划，无进一步提升的想象空间，陷入迷茫；考核也仅仅是形式，走过场，没有对考核对象进行面对面的交流和情况分析，以此帮助考核对象，促进提高，或者再接再厉，有时却相反，负面影响不小，不知道错在哪里？往哪改，怎么改？结果情绪低落，影响了工作；还有财务管理，也仅仅做日常的科研生产、人员活动经费的报支和预决算，缺乏严格的成本核算、效益分析、资产管理机制。实际上当前农业科研事业单位发展缓慢，停滞不前，很大部分原因是这些关键岗位关注度不够、力量薄弱、研究不深不透、被极度的弱化、无所作为造成的，试想在如此重要的工作职位，缺位缺人缺职责，怎么能以人为本，疑心聚力，携手共进，又怎能增强实力，做大做强，起到引领带动区域农业科研示范作用。

三、强化办公室职能，既突出内设各个岗位的专业性、独立性，又不失综合性和协调性的统一

1.建立分工明确、职责分类的岗位责任制。根据农业科研事业单位人员编制大小、主系列专业技术人员比重大的特点，确定办公室组成人员多寡。人数多，一般在四五十人上下，就要将办公室内工作进行细化，分文秘、收发、后勤服务和治安、组织人事、党建工青妇、财务计划预决算等，必要时将组织人事和财务预决算分离出来，分别单设，目的是突出这两个部门的重要性、独立性和专业性；人数少，如二三十人，有些岗位可合并，人员混合使用，但像人事、财务却要专职专人，不可兼职兼人。以此建立各个岗位的职责、目标和任务。有责任也有权限，不搞无权限的责任，也不行无责任的权限，权限大，则责任大，担子重，则报酬多（实际上在当前体制下，实行起来有不小的难度，各单位可摸索着试行）。对于职责和责任要明确和具体，不能搞含糊其辞，模凌两可，目的是明确是非，为监督和考核提供事实和依据，建立衡量标准。但由于工作上相互间会存在某些关联和影响，于是这种标准必须有足够的弹性，为彼此协调和配合留有空间，毕竟是一个整体，团队的力量才是确保完成目标和任务最重要的保证。

2.重点加强组织人事管理。参照企业人力资源管理办法，把组织中的每个人，尤其是专业技术人员当重要的人力资源来规划设计，从选拔引进开始，就要根据本单位的工作性质和专业要求，并依据各人的能力、风格和兴趣偏好，选对人，选好人，用好人。在实际工作中，人力资源工作的同志，要随时跟踪观察对象的所作所为，一言一行，既尊重个体的特性，又要与实际工作相对应，掌握动态的变化；经常与团队成员面对面交流，了解个人思想、意愿和需求，考察表态和行为的一致性、连贯性。只有不断跟进、不断考量、不断修正、不断调整，才能尽其每个人所能，为组织积累能量，带来丰厚的回报。另外一方面，对各个小团体成员的组成和搭配，也要讲究性格、知识水平、业务能力的互补或者合作的可能性，尽量减少掣肘和负作用的相抵触，有时组织管理者从中需要做介入和协调的工作，以缓解一些矛盾和误会。因此从事这项工作的同志，首先，要具有一定的人力资源管理水平，至少要有这方面的学习能力；第二，善于沟通，有较强的亲和力，耐心听取不同意见、做大家的贴心人，甘心为群众服务，为大家谋利益；第三，事业心强，人力资源管理是一件长期而艰难的工作，要有良好的职业道德，爱岗敬业，要有甘作人梯的精神；第四，善于观察、善于思考，与人交往，与人分担和共享，帮人助人，直接触及个人利益和敏感话题是人力资源管理者最常见的工作，因而要在长期积累的工作事件当中，找出某种规律性的联系，运用人文的、自然的、情感的、道义的、激励的手法，做人的工作，为组织效力；第五，政策性和组织观念强，人力资源管理是组织机体最重要的部分，一头连着党的方针、政策和组织原则，一头心系广大干部群众，既要给个体带来实惠，又要维护整体的，大家的共同利益，在有限的政策范围内，找到利益的共同点，是时刻要坚守的底线。

3.树立成本意识，加强财务核算。事业单位的公益性质，政府埋单，养成了不顾投入产出比的习惯必须克服。要建立资产登记造册制度和进出台账，履行公用设施和仪器、设备使用保管手续，适时核资核产；不能无人看管，无人过问，到头来只留下一笔糊涂账，造成国有资产流失；有条件的地方，要逐步建立和完善完善资产保值增值计划，使公共财产最大限度地发挥效用。科研经费是科研事业单位主要财务资金，从来源上说，有省市科技主管部门下拨的年度课题项目资金，一般每年都有安排，这部分主要以课题研究成果的鉴定作为验收的标准，注重的是成果的科学价值和社会意义；其他有农业开发办和物价调控等部门分别针对大型农业产业开发项目和物价调节补助专项调配资金，这部分资金是偶然的，阶段性的，一次性的，数额不稳定。对于以上资金的使用，虽然在申报审核时或者政府认定时，都有明文规定，根据项目的大小和层次的高低，有一定的限额，一部分用于添置固定资产，基础设施建设和购买仪器设备等，一部分作为流动资金，用于办公经费、专题学习考察费用等等。但实施起来往往上有政策，下有对策，会放大使用范围，有时采取巧立名目、虚报瞒报、截留挪用等方式，瞒天过海，蒙蔽过关，这些都是降低科研使用效果，造成国有资产隐形流失的常见行为。因此要严格资金流向，细化资金使用项目；要有专人跟踪，专人核算、专项检查，定期验收，杜绝管理真空和漏洞，防范资金风险。

4.打造综合素质高，协调有力的干部队伍。办公室工作性质尤其在科研单位综合性极强。单位规模不大，表面上工作量不多，但工作项目不少，如果设置多个部门又显得过多。常常将多个行政职能合并在办公室，合力工作，从提高效率、节约人力物力、共享资源来说是合理的，是通常的做法。这只团队里，虽然每个人都有具体的分工，“钉是钉，铆是铆”，但这只是相对的，原因在于彼此工作松紧时间和程度是不同的，随时都有协商合作的机会和可能。为了在某个时间段，完成某项任务，自觉地结合在一起，突击一阵子，应该是常有的事。那么就要求工作人员相互默契，相互包容，有团队协作精神，但这并不妨碍人事、财务管理的独立性和专一性，不能以此冲淡两者的重要性特征，降低两者要求，否则将回到老路上去。所以办公室成员强调的是综合素质，整体效能，沟通和协调能力，要求不低。既要有很强的文字功底，又要知晓本单位一些专业知识和业务流程，还要有较好的协调控制能力，现在有许多单位领导错误地认为：办公室的事情杂，专业性不强，文化素质要求不高。其实不然，恰恰相反，上面已经提及到办公室方方面面的工作是相当繁琐的，压力很大，尤其是对于办公室主任要求更高。办公室主任一方面是领导的参谋和智囊，另一方面是上下沟通的纽带，必须有吃苦耐劳的精神，具备较强的文字功底，较好的语言表达能力和综合协调能力，以及稳健的工作作风，其能力和水平直接关系到办公室整体工作力度和效率，甚至关系到整个单位的工作效率。因此，选贤用能，选拔精力充沛、业务能力强、有责任担当的青年干部充实到办公室的领导岗位，对建设和改造强有力的办公室，十分迫切和必要。

四、提升现代化办公的硬实力和软实力

如今信息化时代，数字技术、计算机技术、通信技术、微电子技术高度发达，互联网几乎渗透到各个领域。作为对外窗口，与外界直接交汇的办公室，从信息的获取、处理、存储到信息制作加工、打印、输出基本上都归结于一身，无论从时间、速度到数量、质量要求愈来愈高，许多文字图像传输交换系统升级加快，自动化程度加速，呈现咄咄逼人的高压态势，如不跟随时代节奏、不及时接纳新技术、新方法、新设施、新设备，不利于单位对外交流、不利于社会认知、难以获取社会资源、落后社会步伐，势必被淘汰出局。因此，要求工作人员必须不断地“充电”学习。业务上，及时掌握使用办公新技术、新方法；思想上，从转变观念开始，要有紧迫感、危机感，不断自我加压，努力突破原有固化模式，敢为人先，创新出合符单位实际，有利于提升办事效率和水平的办公手段和方法；理论上，很好地学习研究党和政府的各项方针政策，把握正确的原则底线，使所实行的决定，采取的措施，做出来的事情符合政策要求，吻合上级领导意图，满足大多数人的利益诉求，大方向正确。

[1]舒琦艳，吴林妃.浅谈如何做好农业科研院所办公室工作[J].农业科技管理，2013（1）

[2]黄得林，李海亮.基于分类管理理念的农业科研单位办公室工作实践［J].农业科技管理，2014（1）

[3]郑文开，李超.事业单位人事制度改革途径分析[J].经济师，2014（4）

[4]丁云.新时期我国事业单位会计核算改革面临的问题与对策[J].经济师，2014（4）

[5]王树兵.完善事业单位内部控制制度的建议[J].新财经，2014（1）

（作者单位：南昌市农业科学院 江西南昌 330038）

（责编：贾伟）

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