基于参与方分析论图书采购工作

关键词：文献资源建设；图书采购；购书质量

摘 要：图书采购质量是图书馆文献资源建设成败的关键， 在采购图书时，注重调查读者需求，严格选择书商，制定科学合理的购书制度与计划，规范图书采购的各个流程，提高采访人员素质，收藏专业性学术性强的高质量文献，构建合理的藏书体系将显得尤为重要。文章从图书采购的参与方，即使用方、供应方、采购方三方来分析如何提高图书采购质量。

中图分类号：G250.7 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2014）01-0071-02

作者简介：李爱明（1975-），湖北工程学院图书馆副研究馆员，采访部主任。

1 使用方——读者需求调查

图书馆图书采购的目的是为读者提供文献资料服务，因此，读者对所购图书是否满意是衡量图书采购质量的唯一标准。图书采购人员在采购前应多方了解读者需求，才能做到有的放矢，保证图书采购质量。

首先，利用读者问卷调查、到书库实地走访或读者座谈会等方式广泛征询其文献需求，包括对现有藏书的满意度、对采购方向的建议等，使读者与图书馆建立有效的沟通机制。另外，借助图书信息管理系统工具，统计分析读者对各类图书的借阅情况，从整体上掌握读者的阅读倾向，发现图书采购中存在的问题，及时调整采购。其次，教师也是非常重要的专家级读者，采访人员直接与专业教师联系，让教师参与选书。采访人员定期将书目发送给各院系，让教师勾选其需要的专业书籍，这样既能弥补由于采访人员专业面窄，可能会遗漏采集某些专业书的缺陷，同时也为采访人员提供了向教授专家学习的机会，为其以后的工作奠定基础。最后，可经常走访院系资料室，了解资料室的藏书状况，为图书馆采访工作提供重要的参考依据。

2 供应方——供书商的选择

目前各高校图书馆图书采购工作普遍采取招标的方式来确定供书商，通过招标采购，既可为图书馆赢得合理的折扣，节省采购开支；同时通过透明的采购程序，防止图书采购过程中贪污腐败行为的发生，大大提高资金的使用效率。在选择确定中标书商时，中标书商的资质与规模、折扣率、供货质量、服务水平都是重要的评价指标[1]。

2.1 公司资质与规模

要选择综合实力强，资金雄厚，在业界有良好信誉的书商。招标时，通过书商出具的近三年在各高校图书馆中标情况说明，了解竞标书商的综合实力，主要从注册资金、经营规模、从事图书销售的年限、是否有不良经营记录等方面来考虑。

2.2 折扣率

众所周知，商人是以追求利润为目的的，专家在评标时不能一味地追求低折扣，如果中标折扣低，在合同期内供书商的供书质量与服务将会大打折扣，因此在图书评标时应选择折扣率在平均值左右、信誉好、实力强的供应商为中标书商。

2.3 供货质量

对供书商提供的书源应有明确的规定，要求具备畅通的进货渠道，对各重点出版社图书的采到率应有明确承诺，这样才能保证专业图书质量。同时在合同中应有对出售盗版书、私自搭售图书行为进行相应处罚的规定。

2.4 服务水平

具体包括到书率、供货周期、编目数据以及一些配套服务等。到书率，指实际到书与实际采购数量之间的比率，在合同中应明确规定三个月及半年的到书率。供货周期影响采购进度，有些中标书商认为已经中标便可高枕无忧，不认真履行合同，无法保证图书采购进度及采购任务的完成，直接影响图书馆读者服务工作。因此在招标文件中应对合同期各个阶段的供货率进行明确规定，并制定处罚措施，将不能依合同供书、资质差的书商加以过滤，以确保图书采购任务按时完成[2]。能否提供完整准确的编目数据，是衡量书商服务水平的一个重要指标。配套服务主要包括盖馆藏章、贴条码、书标、附磁条等。

事实上，图书馆同仁们已逐步达成共识，图书到书率、供货周期、编目数据是评标时评价书商最重要的三个指标，因此，在评标时评标专家应就主要方面进行重点考查。

3 采购方——图书采访人员

3.1 制定科学合理的购书制度与计划

图书馆藏书建设是长期的过程。为了规范采购工作，必须建立科学合理的图书采购制度、标准与原则，使该制度作为开展采访工作的依据和准则，要求图书馆采访人员严格遵守与执行。在宏观上通过制度来规范图书采购流程，制订图书馆资源建设中长期发展规划，在微观上还应制订年度图书采购计划与采购细则[3]。图书馆建立图书采购领导小组，由图书馆馆长、分管采访工作的副馆长、采访部主任、各院系学科专家组成，依据学校所划拨文献购置经费，以及学校学科和专业设置，结合本馆现有馆藏结构，制订年度购书计划。

3.2 规范图书采购的各个流程

图书采购流程具体来说包括读者需求调查、书目信息收集、甄选订购图书、验收等环节。

3.2.1 读者需求调查是图书采购的起始环节。采访人员应熟知学校学科和专业设置并及时了解其变动情况；要经常深入到师生读者中，积极听取他们对图书采购的意见和建议，以便于对订购工作做及时调整，使所采购的图书贴近读者需求，让购进的每本书都能发挥其应有的价值，反之，则是一种资源浪费。

3.2.2 广泛收集书目信息。采访人员一般能定期从书商那里获得书目信息，也可直接与出版社建立联系，及时掌握出版社图书出版信息。另外，让读者提供书目也是一种重要途径。采访人员应经常走访本馆的流通部、阅览部和学校各个教学院系，多接触了解师生读者，收集读者所需文献的书目信息，使采购工作更具针对性和实效性。最后，通过电子商务购书网站或读书网也可收集到有价值的书目信息，如在网上书店查看新书目，浏览新书相关评价，读者论坛意见反馈，找到一些优质经典图书。只有多渠道广泛收集和整理出版书目信息，才能充分发挥图书馆职能，更好地满足读者文献需求。

3.2.3 订购图书主要有网上预订与现采。网络零购也是图书采购的有力补充，主要用来购买急需的图书。为了提高购书质量，图书馆千方百计让读者参与选书，如：成立图书采购委员会或选书专家组；发书目到学院请专业老师圈选；在流通部与阅览室设置图书采购读者意见箱；在图书馆主页设立“读者荐购”栏；组织书商送样书到馆参展方便师生现场选书；组织专业教师参加书展现场选书；老师出差代购图书等等。

3.2.4 图书验收。是图书采购工作中不可忽视的重要工作。采购与验收相辅相成，采购是验收的前提，验收是采购的保证。要设立专门的验收岗位，由专人验收，这样，采访人员与验收人员之间能互相制约、互相监督、互相促进。新书到馆后，验收时应严格按照图书购销合同，把好验收关，认真细致地根据书商所附明细清单核对书号、书名、单价、册数、总册数、总金额等，查对所到图书与订单是否相符，图书质量是否有问题。图书验收要做到把图书馆利益放在首位，严格按照合同和标书的要求执行， 对不合要求的书坚决退回。

3.3 采访人员素质

采访人员作为信息资源建设执行者，身上肩负着重大的责任。采访人员素质的高低影响着采访过程与结果。采访人员素质包括职业道德素质、学科知识水平与业务能力、学习能力、沟通能力等。

3.3.1 职业道德素质。采访人员应具备较高的职业道德素质，热爱图书管理工作，具有强烈的责任感与使命感，把读者需求放在首位，不被个人利益、私人情感所影响[4]。能遵守采访工作的方针、政策与原则，严格执行采访工作的各项程序，实施采访全过程的质量控制，客观公正地进行采购活动，把好采访质量关，最大限度提高采购效率，使有限的经费得到合理的使用。

3.3.2 学科知识水平与业务能力。订购图书的过程是一个运用自己的综合能力不断决策的过程，采访人员学科知识水平与业务能力直接影响采访结果。为确保采购到质量好、价值高的文献，文献采访人员要熟知全校各院系的专业设置，对图书馆馆藏熟谙于心，除具备图书馆专业知识和相关学科知识外，懂外语、会计算机操作以及基本网络知识，有较高的文献鉴赏能力。

3.3.3 学习能力。由于所采购的图书涉及许多学科，随着学科知识不断发展更新，采访人员应能与时俱进，具备学习新知识接受新事物的能力。如：通过自学，充分利用大学有利条件，跟班听课，扩充自身学科专业知识，为提高文献鉴赏能力打下坚实的基础；同时还要坚持学习外语、计算机网络知识，不断提高自己的业务技能，成为既精通图书馆业务又熟悉其他专业知识的学识渊博的人。

3.3.4 沟通能力。首先，采访人员要经常与书商及其客服人员沟通，及时处理解决在供书过程中出现的种种问题。其次，采访人员要与出版社的人员沟通，了解出版社专业图书的出版情况。再次，采访人员要经常走访学校各个教学院系，听取院系领导、学科带头人和科研项目负责人的意见，根据他们的需求与建议组织采购。最后，采访人员还要定期走访流通、阅览、参考咨询等读者服务一线部门，及时了解师生读者文献信息需求。因此，一个优秀的采访人员必须具备良好的沟通与人际交往能力。

一直以来，如何提高图书采购质量是一个备受采购同行关注的话题，本文通过对参与采购工作的三方分析，强调采访工作中应以人为本，注重读者需求，严格选择供书商，提高采访人员综合素质，不断提高图书采购质量。

参考文献：

[1] 陈碧.谈谈如何提高图书招标采购的质量[J].图书馆理论与实践，2006（2）：22-23.

[2] 陈碧.从 招 标 文 件 撰 写 谈 提 高 图 书 采 购 质 量[J].图书馆论坛，2006（8）：156-157.

[3] 朱静.图书采购质量控制问题研究[J].农业图书情报学刊，2012（1）：94-97.

[4] 熊琪.对中文图书实施政府采购的思考[J].江西图书馆学刊，2007（2）：42-43.

（编校：马怀云）