论商务英语信函中的合作与礼貌原则

李倩男 卜 燕 施燕红 黄健婷 王 双

（江苏理工学院外国语学院 江苏常州 213001）

论商务英语信函中的合作与礼貌原则

李倩男 卜 燕 施燕红 黄健婷 王 双

（江苏理工学院外国语学院 江苏常州 213001）

语言学中的合作原则和礼貌原则不仅适用于日常交际领域，同样适用于商务英语信函。商务英语信函写作的7c原则反映了合作原则和礼貌原则的并存与互补。在商务活动中，应该具体问题具体分析，综合考虑各种因素和需要，根据实际情况采取不同的策略，才能达到预期的交际效果。

商务英语信函；合作原则；礼貌原则

商务英语是英语的一种社会功能变体，是英语在国际商务场合中的应用。商务英语信函则通过使用信件在商务场合中达到成功交流的目的。在国际贸易中，商务英语信函必须做到陈述清晰，语言得体，考虑周全，让来自不同文化背景，母语不同的商务工作者顺利的达到交流的目的。

礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论，是商务英语信函中涉及的两个重要语用学原则。合作原则是人们成功交际所要遵循的原则，它要求交际者在言语交际过程中尽量为对方提供真实、适量、有关的信息。礼貌原则作为合作原则的一种补充，要求说话人尽量减少对别人的贬损，尽量增加对别人的赞誉。礼貌原则很好的解释了人们有时候为什么有意的违反合作原则而采用以间接、委婉、含蓄的方式来表达自己的想法。合作原则和礼貌原则都是交际中很重要的语用原则，其内部的次准则之间存在着微妙的联系，这使两大原则关系密不可分。

一、合作原则

Grice 认为在任何有意义的言语交际过程中交谈双方存在着一种默契，一种双方都必须遵守的原则，即合作原则(co-operative principle)。具体来说，合作原则有以下四条准则：

1.数量准则(Quantity Maxim)：所说的话应该满足交际所需的信息量；所说的话不应该超出所需的信息量；

2.质量准则(Quality Maxim)：不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话；

3.关联准则(Relevant Maxim)：说话要有关联；

4.方式准则(Manner Maxim)：说话要清楚明了，避免晦涩，避免歧义，简洁不赘述，井井有条。

就商务英语函电而言，由于收信的一方在读信时，寄信的一方不在场，无法像在打电话或面谈时根据对方的反应做出及时的调整，因此，函件往来中双方如何表现出“合作”的诚意，要比在电话交谈或当面会谈中双方如何彼此表示友好更加重要。如：

We are in receipt of your letter and appreciate your intention.

We are in receipt of your letter dated Jan, 9th regarding our walnut meat and appreciate your intention to promote the sales of our products.

外贸交易的双方不大可能记得每一封给其他公司的信函的具体内容，因此第一种商务英语信函开头势必会使对方公司感觉云里雾里，弄不清楚具体状况，而第二种信函开头使对方一目了然，很快到达正题，节省双方时间，它提供了外贸交易所需的足够的信息，就是符合数量准则(Quantity maxim)。当然在提供足够的信息后，务必不要嗦、拖沓，要简洁明了。

商务英语信函的最终目的是达成外贸交易，其中势必会涉及商品数量，质量，价格等很多项目，务必不能出差错，否则会造成不必要的损失。

关联准则要求商务英语信函中所写内容要与外贸交易的内容相关，而不能像我们平常写信一样，开头来一句“今天阳光灿烂，我心情很好”，不要谈及天气或身体状况，所写的内容应该紧紧围绕外贸交易内容。

方式准则是与怎样交谈有关。举例说，报盘信应从设计号码到装运过程都分点清楚地列出，这种做法杜绝了歧义和误解的可能性，减少了不必要的麻烦。

四条准则中前三个准则与交谈的内容有关，最后一个与怎样交谈有关。遵守了这些准则，交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际，达到最佳交际效果。然而人们并非总是合作的，有时候会故意违反合作原则。上世纪八十年代，英国语言学家Leech在Grice合作原则的基础上作了进一步的补充，提出了著名的礼貌原则（Politeness Principle），指出人们违反合作原则正是出于礼貌的考虑。

二、礼貌原则

礼貌原则在商务英语信函中的应用多体现在态度，用词及语气方面。它包括以下六个范畴：

1.策略准则(Tact Maxim)：尽量减少他人付出的代价，尽量增加对他人的益处；

2.慷慨准则(Generosity Maxim)：尽量减少对自己的益处，尽量增大对他人的赞扬；

3.赞誉准则(Approbation Maxim)：尽量缩小对他人的批评，尽量增加对他人的赞扬；

4.谦虚准则(Modesty Maxim)：尽量缩小对自己的标榜，尽量夸大对自己的批评；

5.一致准则(Agreement Maxim)：尽量缩小自己与他人的不同意见，尽量夸大自己与他人的相同意见；

6.同情准则(Sympathy Maxim)：尽量缩小对他人的厌恶，尽量扩大对他人的同情。

礼貌原则在态度的选择上表现为尊重他人，这要求我们充分尊重对方，站在对方的立场考虑问题，因此需较多地使用第二人称代词you和your，从you-attitude出发，展现出多让自己承担，通情达理一面，礼貌的同时更显真诚。同时在商务英语信函中为了与他人建立良好的关系，应多采用肯定语气，以此传递积极的信息。

在词汇使用方面，首先应当使用有积极意义的词语如welcome，satisfy，pleased等，使合作方感到发信函的人体贴及诚恳，特别是在催款、投诉、索赔等内容的信函中。其次，要尽量使用中性词，避免使用单指男性或女性的词如salesman，salesgirl等。最后，应适当使用情态动词，这有利于商务信函中表示愿望、允诺、建议、催促、申诉、质问等磋商、答询等句子语气的缓和，使对方容易接受。

在语气上礼貌原则多表现为：第一，常采用被动语态，更清楚的表达意思，避免歧义，使用被动语态使句子表达更为温和委婉，让贸易请求听起来较合理；第二，使用疑问句达到更好的效果，表现出对对方的尊重；第三，适当使用虚拟语气，使语气更委婉含蓄。

在我们的日常交际中就需要根据不同的情景，对礼貌策略进行选择，这对于商务活动，尤其是商务英语信函写作有着积极的指导作用。恰当的礼貌策略可以避免一些不必要的损失。

三、合作原则与礼貌原则的关系

1.合作原则和礼貌原则同时并存

合作原则和礼貌原则相辅相成地运用于人们的日常交际中。合作原则是一条重要的会话指导原则，在会话中起着调节说话人说话内容的作用。但礼貌原则维护了交谈双方的平等地位和他们之间的友好关系，在进行交际时，礼貌原则解释了合作原则无法解释的问题，完善了会话含意，后者是前者的补充，二者同时并存。

2.合作原则和礼貌原则进退相让

合作原则与礼貌原则之间存在着一种进退相让的关系(何兆熊，2000：213)。语用学中的这两个原则是对立的，并在某些交际情景中反映出矛盾的关系，即有时候无法做到两全其美，多考虑礼貌便不得不牺牲合作原则，反之，要多考虑合作原则，就不得不牺牲礼貌原则。

四、合作原则和礼貌原则的关系在商务英语信函中的体现

1.并存关系的体现

商务英语信函是国际商务活动的重要工具之一。合作原则和礼貌原则不仅充分体现在日常会话的互动交际中，在商务英语信函中对商务活动的成功与否也起着重要的调节作用。商务英语信函写作不同于日常英语书信写作，它有自己特殊的语言风格和写作原则，即“7c”原则，指的是商务英语信函在选词、造句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母C开头的单词，即：完整(Completeness)、正确(Correctness)、清楚(Clarity)、简洁(conciseness)、具体(Concreteness)、礼貌(Courtesy)和体谅(Consideration)。这7个语言特点与合作原则和礼貌原则有着许多相通之处，这正是合作原则和礼貌原则在商务英语信函中的体现和运用。

(1)完整原则与数量准则

信函的内容和结构要都完整。一封合格的商务英语信函必须为读者提供所有需要的信息。在回复询价信的信函写作中尤其要做到这一点，所说的话应满足交际所需的信息量，以此体现合作原则中的数量准则。

(2)正确原则与质量准则

商务英语信函中信息的正确性是至关重要的。除了内容正确，语法正确，标点拼写也要正确。商务信函所涉及到的是商务活动，牵涉的是双方的商务关系和经济利益，用词必须严谨、准确。比如，商务英语中经常会有度量衡以及货币名称，如果把US Dollar误写成RMB，后果不堪设想。合作原则中的质量准则要求我们不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。正确原则正是体现了质量准则，函电中所有的信息真实可靠才能得到对方的信任。

(3)清楚原则与方式及关系准则

所谓清楚，就是内容表达清晰，避免让读信人产生误解。商务信函写作中，我们要注意逻辑上的合理，意义上的连贯，合理安排句子的结构，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，这一点同关系准则要求的语句之间要有关联是一致的。在商务英语信函中选择简明易懂的词语，尽量不用使用意义上含糊不清的词句，这一点与方式准则的避免晦涩的要求是相通的。

(4)简洁原则与方式准则

简洁指的是写信人尽可能地用精辟的语句清楚地表达自己所需表达的内容。商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁。商务英语信函中，对于意义相近的词或短语，应该选择简洁的词汇，避免嗦，如宜用“decide, prefer, so”，而不应该使用“come to a decision, express a preference for, in such a matter that”。简洁原则与方式准则的“说话要简洁，避免赘述”不谋而合。

(5)具体原则与方式准则

商务英语信函的语言要具体、明确。例如，在表达时间时，商务英语信函中应避免出现“the other day，yesterday，tomorrow”之类的容易引起歧义的、含糊而笼统的表达法。这一点体现了方式准则，即表达清楚，明了，不引起歧义。

(6)体谅原则与一致准则、同情准则

在写商务英语信函时，要把握“体谅”原则，给予对方充分的体谅和照顾，这就是商务信函中的“为对方着想”。尤其应当注意的是，当双方观点不能统一时，我们首先要尽量理解并尊重对方的观点，尽可能地缩小对他人的不同意见、尽量扩大与他人的相同意见，尽量表现出对他人的同情。这恰恰是一致准则和同情准则的体现和运用。如：

We have to refuse your request for further reduction.

We regret being unable to comply with your request for further reduction.

显然，此时对于降价的问题双方意见不统一，第一种表达方式“refuse”，生硬而失礼。第二种表达方式“regret being unable to comply with”就委婉、温和许多，易于被对方接受。

(7)礼貌原则与各个礼貌准则

礼貌是商务英语信函的重要语言特点。一封彬彬有礼的信函能在读者心目中树立起良好的职业道德形象。当外商致信表示愿与你公司建立业务联系，或对你公司的商品感兴趣的时候，在复信是一定要表示感谢。恰当地运用礼貌词语有助于赢得读信人的好感，能让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在商务信函中，礼貌原则的各个准则都得到了不同程度的体现。

2.对立关系的体现

(1)合作原则优先

在某些信函交际场合，当人们更关注信息内容时，常把遵守合作原则放在第一位，把礼貌原则放在第二位。商务活动中的签约双方，如果一方不能严格履行合同，就可能给另一方造成损失，受损失一方会向对方发出投诉信和索赔信。这种情况下，写信人会严格地遵守合作原则，实话实说，讲明投诉的依据，如货物受损或有瑕疵，延误交货，品质低劣等等。我方有理也应顾及对方的颜面，做到有礼有节。

(2)礼貌原则优先

商务活动中，客户们有时无法按时付清账单，公司需要写催款信。催款信既要有分量，又不会冒犯对方。为了和客户保持友好的业务关系，写信人会更注重礼貌原则，用亲切、公正有理、不失礼貌的语气进行叙述，给予对方充分的体谅和照顾，给客户留有余地，这种情况下，通常优先考虑礼貌原则，而合作原则退居第二位。

五、结语

合作原则和礼貌原则是并存互补、进退相让的关系。商务英是如何初恋同居、如何分道扬镳，如何结婚生子、如何重逢但旧情不再的故事，是一个让人不堪回首，阵阵悸痛的现代爱情故事。翻译比赛的原文是文章的前半部分，用词简练，创造的氛围比较沉闷压抑。因此翻译时应注意到原文的风格特点。此选段为“我”成家多年后向自己的丈夫诉说自己的过往，因此翻译时应避免堆砌辞藻抑或滥用成语，也不能将其译成纯美的爱情故事。如“I don’t remember much between opening them resentfully, sighing, and sleeping with him a few days later.”中“sleeping with him a few days later”就不能译成“几天后就缠绵于床第”。“I had no money, no place to be, and he took my weariness, my lack of interest, as a challenge.”中“I had no money,”译成“我囊中羞涩”也是不合适的。因此，在进行文学翻译时，要从整体风格上准确把握原文的基调，不仅要注意对原文理解准确深刻，字斟句酌，表达上通顺达意，而且要译出原文的神采和风韵。

总之，“信”与“达”的实现取决于“所有的译者，在翻译过程中殚尽竭虑，苦苦求索的首先就是原文作者的‘本意’。原文作者的本意是译者的要本。”(谢, 74)翻译水平的提高是永无止境的，它要求译者加强综合文化素质和思想修养，在翻译实践爱你中不断认真细致地总结，将翻译当做一门艺术来不断加以追求。

[1]牛津现代高级英汉双解词典[Z].上海:上海译文出版社,1996.

[2]谢天振.翻译的理论建构与文化透视[M].上海:上海外语教育出版社,2002.

[3]许钧.风格与翻译.中国翻译[J].1993(3).

On the Realization of “Faithfulness”and“Expressiveness”in Literature Translation

Peng Juan

(Xuzhou Institute of Technology, Xuzhou Jiangsu, 221008, China)

In the process of literary translation, the realization of“faithfulness”and“expressiveness”involves two aspects: being faithful and expressive both in content and style, which not only requires the translator to understand the semantics of words correctly in the context, to be familiar with English collocations and idiomatic expressions, and to comprehend the logic in the context with grammatical knowledge, but also demands the translator to know well of the background information and the author’s writing style.

literature translation；faithfulness；expressiveness

H31

A

1000-9795（2014）05-0325-02

［责任编辑：刘丽杰］

2014-03-10

李倩男、卜燕、施燕红、黄健婷、王双系江苏理工学院外国语学院12级商务英语专业学生。

本文是江苏省高等学校大学生实践创新训练计划项目“论商务英语信函中的合作和礼貌原则”的研究成果，项目导师：黄启发，符君。