高校人事档案管理工作中存在的问题及对策

李慧敏

（苏州工艺美术职业技术学院 江苏苏州 215104）

高校人事档案管理工作中存在的问题及对策

李慧敏

（苏州工艺美术职业技术学院 江苏苏州 215104）

由于人事档案管理的长期形成的认识误区、管理缺陷、执行力不足等历史顽疾，严重影响了干部人事档案工作的顺利开展，针对实际工作中存在的亟待解决的问题，结合本次学院干部人事档案清查整理工作的实践经验，提出解决问题的方法、策略。

干部人事档案；高校；管理

高校干部人事档案是高校人才信息的重要载体，档案工作是高校科研、职称评定、提拔任用干部的重要依据，人事档案管理的质量直接影响高校干部人事制度的改革及组织人事工作的开展。本文结合我院干部人事档案材料清查整理工作，针对干部人事档案工作中存在的问题进行分析，并提出符合实践工作的问题解决策略，以促进干部人事档案工作的顺利开展，提高人事档案的利用价值。

一 、干部人事档案工作中的突出问题

1.意识认识“无足轻重”

干部人事档案工作普遍存在领导不重视及个人不在乎的现象。鉴于干部人事档案工作的绩效性与价值性得不到体现，领导往往容易忽视此项工作；作为干部人事档案被记录的当事人由于见不到自己的档案，不清楚档案中存放材料的内容，往往认为“事不关己、搞搞挂起” 此情况导致个人角度生成的应归档材料不能按时归档，更难以理解干部人事档案工作对其本身的重要性；工作人员对干部人事档案工作人员的工作存在偏差和误区，普遍认为人事档案材料就是简单的材料整理、装订和保管等事务，进而直接影响高校人事档案工作人员的积极性和创造性。

2.规章制度“美中不足”

干部人事档案工作规章制度存在问题突出表现为缺失与完善方面。现有的规章制度主要针对干部材料收集、整理、装订，审核工作及档案报送等上级制定的相关文件规定。制度内容对象主要指向干部档案从业人员，制度内容适合对象片面，缺少针对本院教职工特点的相关干部档案管理规章制度，尤其是缺失对档案材料生成部门、领导及个人进行相应的约束条文规定，例如：出现教职工缺少年度考核登记表现象时，因没有相应的规章制度去制约其行为，导致缺少的材料，档案工作人员需要花大量的时间去催交，经常出现扯皮、踢皮球现象、甚至激发矛盾；档案清查后缺少结果登记和记录，导致因人员变动问题，档案工作重新再清查、审核浪费大量人力、精力、时间。高校人事档案材料收集、借(查)阅及审核、流转等规章制的相应详细度待完善，制度细化程度决定着档案工作严谨度、规范性，现有的相关文件制度内容过于提纲挈领，偏重指导性，针对不同材料内容、查(借)阅情况，转递对象区别对待制定详细的符合一线工作的工作手册，杜绝照单接受、见人就给查(借)、复印，有需求就转递等现象的发生。基于干部人事档案工作中制度、管理和落实等环节问题，严重影响着档案工作的制度化建设、规范化管理、持续性发展。

3.材料归档“杂乱无章、一团乱麻”

人事档案材料及时有效的汇总、整理、装订才能将正确的信息反馈给组织人事部门，以便更好的为组织人事部门管好人、用好人提供充分依据。干部人事档案材料收集存在如下现象：移交材料不及时，移交的材料填写不规范、出现涂改、缺少公章、审核不全等问题；移交不到位到或者丢失材料现象，相关工作人员不清楚材料是否已移交或者收到以后乱丢乱放现象导致材料丢失；沟通不畅，材料形成相关人员对移交材料规范性和实效性缺乏重视，甚至不清楚需要移交什么材料；多头管理、分工不明，人事档案收集的材料范围分属，人事部门、组织部门、科研部门等不同的部门，导致材料收集长期存于无序混乱状态；岗位变动，导致的材料移交断档问题。随着高校人事制度的改革，教职工岗位变动频繁，新岗位带来的业务不熟悉现象，导致材料移交断档现象；人事档案不一致问题，数量不一致，档案与人对应不起来，该管的人事档案找不到、不该管的人事档案却在管，人走人事档案不走等“人档脱节”现象；身份不一致，有副教授待遇没有相应的职称评审文件、有党员身份很多年却没有入党材料，尤其是其他党派身份的教职工党派材料缺失较严重，有学历、学位却没有相应的学历、学位获得材料，尤其是在职学历、学位材料缺失较多。

4.管理手段“不敢苟同”

目前人事档案管理工作仍然以纸质档案的建立和保管为主，管理的重心仍是手工操作管理，随着计算机技术和现代化管理手段的不断进步，手工操作严重制约档案工作的深度开展。档案室建设人力、财力投入与人事档案工作的实际需求脱节，档案室设备建设严重落后，档案室电脑、打印机、切纸刀等工具严重陈旧；档案室建设滞后现代化办公手段，人事档案管理软件仅用于目录的生成和打印，无法进行人事信息的查询、检索，更无法实现人事信息的筛选、排序、分类、汇总。上述原因导致人事部门各种统计报表依赖手工完成，既造成浪费人力资源又导致工作效率低下。

5.人员素质“五花八门”

随着高校的发展师资队伍不断壮大，教职工人事档案管理不论从数量上、还是个人材料进档案材料以及档案管理任务日渐繁重，但由于人事档案工作长期处于被忽略的地位，加至人事档案管理人员配备失衡，兼职人事档案室管理人员没有足够的时间和精力管理人事档案；专职人事档案管理人员又业务知识匮乏，人事档案管理人员业务素质差强人意，绝大部分人员不具备系统的档案专业知识和应用现代化管理手段的技术能力；缺乏系统培训，从业人员没有进行系统的档案知识和业务能力、现代化管理手段技术层面的专业培训；人事档案管理人员素质“缺陷”严重影响着高校人事档案建设步伐，档案管理工作在低层次循环，这些因素都制约着高校人事档案管理工作的发展改革。

二、干部人事档案工作中问题解决对策

1.强化理论宣传

教育，多层面提高干部人事档案工作的认识度。人事档案管理部门应先从基层层面加强宣传力度，真正从思想上引导档案当事人、教职工对人事档案工作的高度重视和大力支持；领导层应做到运筹帷幄与“接地气”兼顾，亲力亲为的体验档案工作实际情况和了解档案工作存在的问题；同时应保证组织和制度建设，提供扎实的人、物、财等物质保障，促使人事档案管理工作顺利开展；制作人事档案管理指导手册，通过指导手册，揭开人事档案的“神秘面纱”，满足教职工适度的知情权，提高教职工对人事档案工作的认识度，同时也适度的提醒教职工何种材料需要入人事档案，起到督促和警示作用。

2.完善、落实人事档案管理相关规章制度使档案管理工作有法可依、有章可循

面对当前人事档案管理工作中存在的问题及要求，依据《干部档案工作条例》的文件精神，结合人事档案管理工作的实际，对人事档案管理工作的规章制度详细条目逐条分析、针对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节的具体操作细节，制定切合实际工作情况的详细操作规定。首先，制定具体的人事档案材料归档范围、时间和质量。丰富内容、严格标准、限定时间是保证档案工作及时补充的充分条件。其次，制定档案材料移交责任追究制度，针对档案材料收集的范围、指定相关部门和工作人员按照材料收集相关要求及时、准确的做好移交手续，对出现材料遗失、遗漏、不符合归档要求的移交人员进行相应的责任追究。再次，制定档案工作人员考核细则，奖惩分明，进而鞭策人事档案管理人员。

3.建立材料移交详细条目、加强沟通、合理安排、重新全面清查

根据材料生成的具体时间和归档要求制定材料移交期限、材料移交质量等细则，建立材料移交登记簿，指定材料移交责任人、明确责任主体，全面清查人事档案、完善人事部门相关数据材料。

(1)建立教职工基础数据统计表，针对人事高级报表中经常使用的数据(工作时间、教龄时间、进校时间、职称、学历、入党时间等)，不断进行充实和完善，针对有异议材料重点清查和核实登记，为人事工作及师资队伍建设提供准确、详实的凭据。(2)建立人事档案材料清查反馈登记表，放备考表以便后续档案管理人员备查，从而减少数据反复查找、进而减轻档案工作人员工作量。

4.物质基础和人员配备保障

结合实际工作需要，不断改进措施，加大基础设施建设投资力度，按照档案管理要求配备、配齐档案工作必要的相关设备，为人事档案完好保存提供齐全的物质基础。针对电脑、打印机性能落后、切纸刀生锈的等设备严重滞后现象，购置符合现代工作和管理手段的相关设备、提升设备的工作性能和运行速度，进而提高档案工作人员的工作效率。安装性能稳定、功能强大、操作方便的人事档案管理软件，、减少档案工作中的简单性、重复性操作，提高档案工作的效率、减少工作人员工作量、降低人事档案工作的人力、精力的投入，让档案工作人员从繁琐的手工工作解放出来，用等多的精力用在工作的创新研究上。

5.提高管理人员业务素质、政治觉悟

针对干部人事档案从业人员素质不高、业务不精等问题，采取业务知识和技术能力培训并重，管理能力和服务意识增强同步，加强业务技能培训、注重提高管理能力、增强培养服务意识和适当的奖惩措施。

第一，提高档案管理人员的现代化管理水平和能力，加快高校人事档案信息化建设，加强档案工作人员的计算机和网络应用技术培训，重点训练人事档案管理工作人员熟练操作档案管理软件的技能，从而实现人事档案的信息化管理。进一步建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开化，这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

第二，加强档案管理人员档案知识的系统培训；督促干部人事档案管理工作相关文件和规章制度的学习、落实；组织人事档案管理人员相关业务知识培训；组织校际档案管理人员工作交流、甚至到档案工作扎实的院校顶岗学习，增加跨界档案工作交流与学习。

第三，提高服务意识，人事档案管理人员应当增强服务意识，敢于奉献精神，工作认真负责、细致周到、条理清晰、档案工作无小事，耐心接待每个人、认真对待每份材料。不断的学习和提高工作效率，时刻保持进取精神，工作不断完善和创新，积极主动地开发人事信息的深层次内涵，为决策、应用提供具有实际参考意义的数据，转变人事档案部门工作重心、提高人事档案的社会服务能力。第四，鉴于人事档案工作的专业性、保密性，人事档案管理人员应时刻牢记档案工作纪律，不断提高自身的政治素养、业务能力和职业道德修养，不断丰富自身业务知识，充分利用现代化管理手段来推进人事档案管理工作的科学化、规范化发展。第五，合理的工作安排及适当的奖惩措施，工作比较突出的档案工作人员给予充分的鼓励和表扬，使档案工作人员不再是默默无闻的老黄牛，针对工作失误及变现突出的员工制定合理的惩罚机制，奖惩得当有利于提高档案管理人员工作的积极性。

随着信息化时代的发展，干部人事档案工作面临着新问题、新挑战，干部人事档案工作如何实现管理的现代化进而顺应时代变化？如何解决档案管理工作从手工操作型向现代管理型转变，从纸质档案管理向数字化档案管理转变、从保管型向应用型转变、档案管理者向信息管理者转变问题是目前高校人事档案工作改革亟待解决的问题。

[1]浦文红.高校人事档案管理工作.2008,3.

[2]黄伟新.论高学历人才人事档案管理中的问题及改革设想[J].兰台世界,2008,8.

The problems existing in the university personnel file management and countermeasures

Li Hui-min
(Suzhou Art and Design Technology Institute, Suzhou Jiangsu, 215104, China)

Due to long-term formation of the misunderstanding of the personnel file management, defect management, lack of execution, such as historical ills, serious impact on the smooth development of the cadre and personnel archives work, aiming at existing problems to be solved in the practical work, combined with the practice of the colleges of the cadre and personnel records inventory finishing work experience, puts forward the methods and strategies to solve the problem.

the cadre and personnel files; colleges and universities; management

G258.6

A

1000-9795（2014）08-000342-02

［责任编辑：周 天］

李慧敏(1978-)，女，河南太康人，本科，讲师，研究方向：高职教育管理，档案管理，软件课程教学。