基于信息技术的医院后勤物资管理系统在JCI评审中的应用成效

来芬娟+胡斌

【摘 要】 随着时代发展，信息技术在医院后勤物资管理中得到了越来越广泛的应用。本文通过分析医院在JCI认证过程中，后勤保障部门针对在物资管理工作中存在的问题和现状，提出建立数字化物资管理信息系统的目的和方法。数字化物资管理信息系统对科学合理地管理后勤工作，降低医院运行成本，提高职工和患者满意度，提高医院的经济效益和社会效益起到了推动作用。

【关键词】 信息技术 后勤物资管理 RFID

医院后勤管理是医院建设发展的重要组成部分，对医院医疗工作和生活生产进行物质性的保障，包括医疗、科研及教学和设备设施的保障，各类物资的保障，饮食、水电暖等经常性保障，环境净化保障等，后勤部门工作水平的高低直接影响到医院的医疗质量和经济效益。自2011年我院致力于JCI认证以来，如何摆正后勤在医院工作中的位置、提高后勤管理能力、树立后勤员工的良好形象，成为摆在后勤管理者面前的重要课题。其中医院后勤物资管理是保障医院日常运营和医疗活动的基础，如何通过现代信息技术提高后勤物资管理的科学性和合理性，加强计划预算管理，降低物流成本，提高库存周转率，减少库存资金占用和积压浪费，优化物资管理流程，加强物资的定额管理等，是现代医院精细化管理的重要内容[1]。

1 现状分析

JCI认证过程是一个流程改造和系统提升的过程，其相关标准不仅要规范医疗行为，保障医疗质量，还需要后勤保障部门与全院各部门间实现服务流程的无缝对接，以病人安全为最终目标，不断提升医疗质量为核心。然而，在实际工作中，后勤工作往往不被重视，后勤管理水平得不到提高，成为医院发展的桎梏。因此，我院后勤保障部门在通过制度化的改造来实现JCI认证准备的过程，其中信息化手段可以有效承载先进的管理理念、高效的工作方式、便捷的信息沟通系统改进整体流程，使得各部门间的协作更加清晰规范、医院整体流程更加顺畅，基于信息技术的医院后勤物资管理系统的建设和改造为医院顺利通过JCI评审奠定坚实的基础。

医院使用的物资种类多、用量大，而很多医院的物资管理系统和收费系统又未能实现数据的交换共享，难以对科室领用材料进行监督，只能对个别类型的高值易耗品进行人工干预的收费跟踪，不仅费时费力，而且监督项目非常有限、整体管理水平不高、监督机制不完善，严重滞后于医院后勤物资管理的实际需要。尤其是在采购方面，仍沿用传统的供求见面的方式，沿用“使用科室申请—后勤部门评估—院长审批—相关科室采购”的流程，没有充分利用市场竞争机制降低采购成本，也没有进行更为科学、合理、宏观的决策，往往存在以下问题：（1）物资管理制度不健全；（2）物资供应和采购计划不到位；（3）库存不合理；（4）物资报废管理不合理；（5）半手工操作；（6）技术手段落后；（7）物资管理人员观念落后；（8）信息孤岛的局限性。

2 建设目标

在JCI评审内容里有很重要的一项条款——“可及和连贯的病人服务”。可及就是每位患者都有接受医疗资源的机会，病人的入院、住院、出院都在医院有序的管理运行中得到应有的医疗保障。连贯就是涉及病人在医院的所有环节没有中断，根据病人的治疗需求和服务需要，可以连贯地把病人在医院的饮食、护理、医疗安全等等活动管理到位，为病人提供连贯的医疗和后勤服务，并协调各部门之间的工作。

因此，建立数字化物资管理信息系统的目的，就是要将分散的、孤立的信息汇总处理形成封闭式信息管理链，完成从事件发生、运行处理过程、监督、反馈最终结果到改进措施与修正办法的过程管理。通过建立覆盖全流程的物资管理平台，获取物资采购情况、库存情况、使用情况，各科室申领情况等数据，通过系统分析得到所需的各类报表、图表曲线和其他重要数据，使信息得到充分利用和共享[2]。

与此同时，通过建立数字化物资管理信息系统，也是紧密结合医院实际，改变“点散线多”的管理模式，整合为统一的管理平台，从而实行全成本核算、全资产管理、全流程控制、全绩效考评、全自动集成，实现了运营成本最小化和综合效益最大化，收到了增收节支、降低运营成本的目的。

3 信息技术的应用

我院组织开发的数字化物资管理系统全面涵盖所有后勤管理业务，与医院现有系统紧密结合，实现各平台间数据的充分共享，改变各业务平台互不兼容的问题，保证系统间数据的一致性，避免形成新的信息孤岛，允许部门内部与部门间的横向和纵向共享。同时考虑到后勤物资种类繁多，人工出、入库、盘库等过程效率低下且易出错，因此在建立物资信息化管理体系的时候，充分借助了条码和射频识别标签（RFID）作为物资信息的载体。

条码技术是指将需要向计算机输入的信息用条码的符号加以表示，并将所表示的信息转变为计算机可自动识读的数据。条码由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息，常见的有一维条码、二维条码，制作容易，扫描操作简单易行，信息采集速度快，采集信息量大，设备结构简单，成本低，该技术是目前国际上普遍采用的一种技术手段。编码时应遵循“唯一性、可扩性、简短性、格式一致性、适应性、稳定性”原则，多用于固定资产管理和库房物资管理，利用条码技术，在入库物资及其包装上加贴条码，配之以仓库信息管理系统进行作业，不仅可提高效率，降低作业强度，也将大大提高物资收发作业的准确率，进而实现仓库管理的全面自动化。其缺陷是在实际工作中主要存在信息无法更改、存储容量小、读取信息不方便等问题，而且这种一维条形码长时间使用容易破损或脱落，标签破损后信息不全，一旦标签丢失，往往出现固定资产无据可查，造成管理混乱。

RFID主要由电子标签、读写器和射频天线组成，通过读写器的接口可与外部计算机连接，进行数据交换。在物资入库的位置加装RFID阅读器，设定一个信息采集区域，使用手持式RFID阅读器进行入库前验货和信息采集，贯穿入库管理、调拨管理、盘点管理、报警管理、报废管理、权限管理的全流程。将整个仓库管理系统与无线射频技术相结合，能够高效地完成各种业务操作，改进仓储管理，提升效率和价值。提高物品出入库过程的识别率，不用开箱检查，就能够同时识别多种物品，提高了入库的效率。缩短了盘点周期，提高数据实时性，实时动态掌握库存的状况，实现对库存物品的可视化管理。利用射频识别技术能大大提高拣选与分发过程的效率与准确率，并加快配送的速度，减少人工、降低配送成本。在仓储中应用RFID，可是仓库管理、存货管理、货位指派监督、供应商存货管理、贵重物品管理等实现一定的自动化，减低对人的依赖性。endprint

此外，持续改进作为JCI的核心理念之一，也是JCI检查的重点之一。后勤保障工作要做到医疗质量的持续改进，对现有相关质量指标的数据收集、分析和管理将起到决定性的作用。通过条码和射频识别标签（RFID）作为物资信息的载体，我院后勤各项工作实现与业务系统无缝衔接，及时监督安全和质量，有效控制业务过程按目标进行，同时可以重点监控关键指标，并进行关联分析，通过同比、环比，方便决策者快速、准确提取有用的信息，帮助医院领导科学决策，提高医院的管理水平。

4 讨论

医院后勤信息化管理是医院现代化管理的必有之路，其作为医院管理系统中的重要组成部分，是全院工作正常运行的基础和保障。通过建立数字化物资管理信息系统科学合理地管理好后勤工作，有利于降低医院运行成本，提高职工和患者的满意度，提高医院的经济效益和社会效益。医院后勤管理也是医院现代化管理的内在要求，需要管理者高度重视，不断探索，才能取得更大的效益。因此，医院物资管理是医院为完成医疗、教学、科研等工作，对各种物资进行规划、采购、保管、供应等组织管理工作，涉及物资在医院内的分类、定额管理、供应计划编制、采购运输、仓储管理、组织领导等流转和科学管理过程。随着信息化的发展和现代化医院模式的转变，医院物资管理不再是单纯的事务性管理，而是科学化、智能化的管理。适量的库存物资可以满足不确定性需求；过多的库存物资会增加仓储费用、保管费用和库存资金，增加医院的资金成本；而过低的库存物资又难以满足实际需要，无法满足不确定需求，只能增加采购次数或生产批次，造成采购成本或生产成本的增加，给医院带来不必要影响。我院通过基于条码和RFID技术的数字化物资管理系统应用，利用条码和RFID电子标签做货物识别，现场打印货物信息，借助其独有的非接触、阅读速度快、无磨损、寿命长、便于使用等特点，对货物流通中的到货检验、入库、出库、调拨、移库移位、库存盘等各个作业环节的数据进行自动化的数据采集，保证仓库管理各个环节数据输入的速度和准确性[3]，确保企业及时准确地掌握库存的真实数据，合理保持和控制企业库存，节省了物资管理过程中大量的时间和人力，提高了人员工作效率，减少了出错率，获得了较好的应用效果。

与此同时，要实现医疗过程的安全和提高医疗服务水平，发展和提高医院信息化水平将是唯一的选择。相信通过JCI 评审所带来的先进管理模式和现代医院信息管理系统的建设和优化，将大大提高医院的核心竞争力，实现为患者提供安全、高效、便捷、经济的医疗服务的目标。总之，通过建立数字化物资管理信息系统，能够提供与领先的医教研护相适应的、与现代化硬件设施相适应的、与日益增长的病患和医护人员需求相适应的、与未来发展和竞争相适应的后勤保障工作，实现与现代医学事业同步前行。

参考文献：

[1]李广文.应用物资管理系统规范业务管理[J].铁路采购与物流，2013.（8）：66-67.

[2]钟建平，沈备军，朱惠莉.医疗物资管理系统的开发[J].中国医疗器械杂志，2012.36（6）：415-419.

[3]闰中豪，张勇，左威，等.基于电子标签技术的物资管理系统[J].科技创新与应用，2013.（9）：26.endprint