浅析高校总务管理工作的改进措施

莫永新/江苏城市学院武进学院

浅析高校总务管理工作的改进措施

莫永新/江苏城市学院武进学院

总务部门是现代高校中的一个重要部门，随着形势的变化，现代高校的事物越来越复杂，给总务部门带来的工作压力也日益增加，这就需要总务部门加大改革力度，正视本部门工作中所存在的不足之处，积极实施改进策略，促使总务部门的服务工作得以持续改进。

高校；总务管理；改进

现代高校的正常运转离不开总务管理部门，高等院校的核心工作是教学和科研，同时还需要其他部门为这两项核心工作的开展创造安全、舒适、和谐的环境，这种辅助性工作就需要总务部门进行协调管理和统筹安排。总务部门的服务工作涉及到后勤、基建、食品安全、保卫、宿舍管理等方方面面，事情众多，而且繁琐，任何一个环节都不能出现问题。总务部门是现代高校中的一个重要部门，然而随着形势的变化，现代高校的各项事物越来越复杂，给总务部门带来的工作压力也日益增加，这就需要总务部门加大改革力度，正视本部门工作中所存在的不足之处，积极实施改进策略，促使总务部门的服务工作得以持续改进。

一、高校总务管理工作需要改进的环节

现代高校就是一个小社会，校园里种种事情，都需要总务部门来开展。伴随着校园规模的扩大和入学人数的增多，一些高校总务部门的管理工作就出现了需要进一步改进的环节。

1.总务管理中条款分割情况严重。高校内总务管理涉及到方方面面的工作，需要总务部门做出总体规划，然而，部分学校里，后勤、保卫、医疗等单位相互独立，有些单位不接受总务部门的安排和协调，这种条块分割的现状就容易造成管理疏漏，出现问题时容易发生相互推卸责任的情况，影响了正常的教学秩序的形成，也不利于健康的校园环境的塑造。

2.总务部门中存在一定的腐败行为。随着高校扩招的深入进行，一些校园的基建工作呈现红火态势，众多院校都开展了轰轰烈烈的新校区建设工作。这种基建工作归总务部门的管辖，再加上其他的后勤事务涉及到大量的资金往来，这就使得总务部门的一些人员铤而走险，走上贪污的犯罪道路。前几年，我国北方一所著名院校的总务管理人员贪污了一亿多后勤资金，这个案例就给我国高校的总务管理工作敲响了警钟。

3.后勤社会化改革的要求。高校后勤社会化是高校总务部门改革的发展方向，这种改革目标就要求相关院校的总务部门按照社会化的要求来开展管理工作。高校后勤社会化有两层含义，一是把部门工作完全让付给社会机构，二是按照社会机构的运作方式来开展总务工作，借鉴社会机构的成熟经验，切实提升服务工作质量。这也是后勤改革新形势下的要求。

二、高校发展中总务工作面临的新情况

高校总务管理工作随着社会形势的变化和扩招的持续进行，出现了一些的新情况，教师人数、学生人数的不断增加、校园面积的扩大、安全保卫、食品卫生、医疗保健等众多的事情都分摊给了总务部门，这就加大了总务部门的工作压力。

1.总务管理工作需要全员参与。现代高校社会职能的扩大，承担了更多的社会压力，这些任务仅仅靠总务部门的工作人员来完成，肯定是心有余而力不足。现代高校的总务管理应确立全员参与的观念，集中全体师生员工的智慧，总务管理人人有责，不仅仅发挥本部门员工的工作积极性，还应发挥全体员工的积极性，人人关心总务服务产品质量，人人做好本职工作，全体参与质量管理活动，经过全体人员的努力，最终提升总务工作的管理水平。

2.做好组织机构内的分工与协作。良好的组织机构能产生出管理合力，组织机构内分工明确、又能实现有效合作，可以有效提高运行效率，提升总务工作的服务水平。总务管理的组织机构内，上层机关侧重制定部门的质量方针、质量目标、质量政策和质量计划，并协调各部门、各环节、各类人员的质量管理活动，保证实现部门的服务目标；中层管理侧重贯彻落实上层管理的质量决策，并对基层工作进行具体的管理；基层管理则要求每个员工严格地按标准进行服务，相互间进行分工合作，并结合本职工作开展合理化建议和质量管理小组活动，不断改进工作。

3.持续提升服务质量。总务工作本质上就是一种服务工作，为师生员工、教学科研活动提供必要的服务，服务质量没有最好，只有更好，需要持续改进，发现问题及时解决，最终无限接近于全体员工的服务需求。这种服务工作的改进就需要每一位总务员工都有持续改进的心态，发自内心地认识到持续改进对自己及整个总务部；各小组应制订一套完整的计划推动不同的小组或部门团结合作以达到持续的质量改进。只要每一员工都要有强烈的主动性去持续改进，每一小组或部门的持续改进活动都蓬勃、有效进行，整个总务部门乃至整个持续的质量改进就有了保证。

三、现阶段高校总务管理工作的具体改进措施

现阶段高校的总务管理工作应借鉴一些社会机构成熟的工作经验，按照现代管理制度、管理理念来开展工作，按照总体规划、合理统筹、积极协调、互相合作的原则，以总务部门为核心，集中全体员工的力量，开展一些有效的工作，使得总务管理工作在现代校园环境中得以持续改进。

1.制定长远的工作目标。现阶段高校总务管理工作，不能存在短视行为，不能有干一年就算一年的工作思想，应该有长远工作目标和整体工作规划。总务部门可以根据所在院校的整体发展规划制定五年、十年、甚至更长的工作目标，有秩序、分步骤的开展工作，用总体规划和长远目标吸引全体员工，协调、分配好各分支机构的工作，提升工作积极性。

2.建立规范的组织机构。现阶段我国一些高校内的总务部门应进行机构改革，按照现代管理制度的要求进行部门重组，建立规范化的组织机构，提高运行效率，切实提升服务质量。总务部门应结合所在院校的实际情况，组建一个指挥灵、职责清、信息通、效率高的管理组织机构，打破条块分割的状况，具体而言，总务部门应组建有决策中心、负责机关、执行小组、监督机构所形成的组织机构，实现各组织之间、工作人员之间有效配合，减少推诿、扯皮现象的发生，营造让师生满意的校园环境。

3.鼓励全员参与。总务管理不仅仅本部门的工作，更应是全体师生的工作，只有全员参与，才能调动全体人员的主动性、积极性和创造性，为实现总务服务质量目标同心协力、相互配合，减轻劳动强度，克服工作难关。全员参与的形式有两种：一是发动师生员工的力量，从事一些校园卫生和校园安保工作，营造美丽校园、安全校园；二是挑选部门师生组成监督机构，在校园内进行巡查，监督总务部门的工作，发现问题及时反馈，以便随时解决。

总之，现阶段我国高校的总务管理工作存在着一些需要改进的环节，只要总务部门认真发现问题，积极学习先进的工作经验，利用现代管理理念来开展日常工作，总务工作肯定能得以持续改进。

[1]许庆瑞.全员创新的理论来源探索[J].科学研究，2006（3）.

[2]金立真.企业组织的演化及其管理变革[J].东南大学学报（哲学社会科学版），2005（S1）.