事业单位档案管理规范化研究

任淑清/庆安县城乡规划管理局

事业单位档案管理规范化研究

任淑清/庆安县城乡规划管理局

档案管理规范化是事业单位档案管理工作正常开展的基础，也是实现档案管理现代化的重要内容，更是促进事业单位稳定高效发展的重要环节，我国各个事业单位应按照档案管理规范化的具体要求，结合本单位档案管理工作的实际情况，采取切实可行的措施，保证事业单位档案管理工作得以健康发展。

事业单位；档案管理；规范化

在现代事业单位里，档案管理规范化是各家单位档案管理工作正常开展的基础，也是实现档案管理现代化的重要内容，更是促进事业单位稳定高效发展的重要环节。因此，档案管理规范化是事业单位档案工作的发展趋势，对各家单位而言，如何真正做到档案规范化管理，仍需要进一步研究。

一、事业单位档案工作实施规范化管理的重要性

1.档案管理规范化可以提升对档案工作的重视程度。理论上，档案工作在事业单位里占据重要地位，但现实中，一些单位由于经费的制约和人手的不足，对档案工作的重视程度并不高，有的单位甚至忽视档案工作的价值，档案意识薄弱，也没能采取有效的监督措施。档案管理规范化就得要求各单位对档案工作提供必需的人力和财力，把档案工作列入年度工作计划，派专人负责档案整理工作，保证档案整理归档有用充足的工作时间，最终建立档案管理工作的有效机制，使档案管理工作有制度化支持。

2.档案管理规范化可以改善档案保管。由于受到经济条件的限制，一些单位档案室比较落后、陈旧，设施也不完善，防水防火防盗的功能也比较差。档案管理规范化就得要求各家单位按照档案管理相关规定的具体要求，建设整齐、规范、统一的现代化档案室，并加强管理体制建设，添加必要的基本设施，完善硬件设备，提高防火防水防盗功能，使本单位的档案得以有效的保存，避免档案受到损害。

3.档案管理规范化可以提升工作人员业务素质。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。现实中，由于受到事业单位人员岗位编制的制约，一些单位人手本来就很紧张，这就导致了有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。档案管理规范化则要求档案人员提高业务素质能力，增强整理归档文件的、分类和保管期限划分等问题上的准确度，要求档案按时立卷归档，并及时移交给综合档案室等。因此，档案管理规范化可以提高档案工作工作的责任心、积极性和能动性，使档案管理工作更加准确、有效。

二、事业单位档案规范化管理的具体要求

1.档案收集工作实现规范化。档案收集工作是档案管理工作的起点，主要是为档案管理工作提供管理对象，档案收集质量的好坏直接影响到档案管理工作的下一个环节。档案收集准时、档案材料完整能为档案管理工作的各个环节打下良好的基础，档案收集过少或者收集的材料没有实质性的作用，都会给档案整理、编目、鉴定以及保管工作带来问题，不利于事业单位档案管理工作的开展。事业单位档案收集规范化要求本单位档案工作人员加大与其他相关部门和工作人员的联系力度，加大对档案收集工作步骤和内容的宣传力度，重视各项文字材料的收集工作。需要存档的各种材料经相关人员处理后，应在第一时间内由文书部门人员整理入卷，定期移交给档案室进行集中保存。

2.档案整理工作实现规范化。档案整理工作是档案管理的第二个环节，这项工作是对收集而来的各项档案材料，由专门工作人员进行分类、组合和编制。在事业单位里，档案整理工作非常重要，可以使档案得以条理化、避免出现混乱状态，给档案的开发利用提供便利，提高档案的利用率。档案整理工作规范化要求工作人员在整理档案时，首先得检验档案收集工作的质量，其次对档案进行系统的整理与编目，保证这些档案内容实现条理化、系统化、专业化。

3.档案管理工作实现规范化。事业单位里，档案管理工作也不可忽视，档案管理水平的高低、方法科学如否，直接决定着档案保管的质量。档案保管得当，可延长档案的寿命；档案保管不当，会给档案管理工作带来无可挽回的损失。档案管理工作规范化要求相关工作人员重视保管工作的方方面面，并积极与单位其他部门尤其是保卫部门的取得联系、加强合作，提高对档案管理的保护等级，延长档案的保管期限，只有这样才能延长档案资料的使用寿命。

三、事业单位档案规范化管理的实施策略

1.完善档案管理的相关制度建设。档案管理规范化的前提是拥有完善的档案管理规章制度。事业单位档案管理规范化原则上应确立三合一制度。第一，建立档案管理实施分类整理和库藏制度，确立本单位档案工作基本框架；第二、明确档案的归档范围和整理要求细则，方便工作人员对本单位档案进行收集、整理、编目、装订，确保各项档案资料的完整、真实；第三，完善档案管理监督机制，使本单位的档案管理得到有效监督，使档案管理得以在阳光环境之下运作，提高本单位档案管理与监督质量。

2.强化事业单位档案的保密工作。对事业单位而言，档案是本单位的机密材料，尤其是工作计划、工作决策和人事考核等材料，更是不宜公开、高度机密的材料。因此，事业单位档案管理人员除必须具备优秀的工作素养和良好的职业精神，还应要定期进行保密教育，加强《保密法》的学习，增强保密意识。在事业单位里，对档案管理的保密工作更应高度重视，制定详细的保密工作措施。具体而言，档案资料应有详细的解密划控和一定的保管期限，未经批准不得抄录、复制或者翻拍档案材料；工作人员不得在公共场合或者电话、电报等通讯工具中谈论保密内容、根据不同密级程度，确定不同的利用对象以及利用范围；保密材料仅限于阅文室内查阅，并且涉密材料不得进入编研范围等。

3.加速事业单位档案管理的数字化和信息化建设步伐。实现档案管理数字化，把先进的科学技术手段应用于档案管理，可以提高工作效率，延长档案使用寿命。事业单位可以把多媒体技术运用与档案管理之中，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存，既减轻了劳动强度，有扩大了档案存储数量，有效地缓解档案室空间不足的压力，数字化、信息化是事业单位档案管理规范化的必然趋势。

总之，我国各个事业单位应按照档案管理规范化的具体要求，结合本单位档案管理工作的实际情况，采取切实可行的措施，使本单位档案得以科学、系统、有效管理，保证事业单位档案管理工作得以健康发展。

［1］杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨［J］.科技资讯，2010（34）.

［2］王德俊.当前国际档案界学术新动态新观点［J］.北京档案，2005（1）.