分析高校学生类档案的管理和利用

张明

(漯河医学高等专科学校,河南漯河 462000)

分析高校学生类档案的管理和利用

张明

(漯河医学高等专科学校,河南漯河 462000)

目前国内高校学生档案在管理以及利用方面存在诸多问题,例如:信息不完整、料整理方面不规范等等。但是高校学生档案在学生未来就业方面又起到了重大的作用,所以如何正确的管理以及利用档案就成了当前迫切需要解决的问题。

学生档案 管理利用

想要完善高校学生档案的管理与利用首先要进行当前存在问题的分析。笔者通过分析目前高校学生档案管理与利用普遍存在的问题得出结论:首先要增强学校管理档案的领导的档案意识,强化档案管理相关制度。之后在档案中多加入一些元素,让档案内容更加丰富充实,从用人单位入手,分析其心里量身定制学生档案,以满足用人单位需求,加大数字化建设,完善信息管理。通过这些手段来使高校的档案管理与利用体制更加完善。

1 高校学生档案的涵义与目前基本管理方式

高校学生档案本身只是录取档案以及相关的临时在校档案等,其中临时档案中所包含的内容有,学生在校的考试成绩、日常行为表现、何时受到表扬、合适受到处分、军训表、体检表等等相关信息。

目前国内相关方法大致分为集中式管理与分散式管理。集中式管理大多存在于比较有实力、规模较大的高校。在这样的高校中会单独建立一个档案管理室,其优点就是便于管理。通过有秩序的规模化管理可以省去很多的不必要的时间的浪费,从而提高效率。而缺点就是这一管理方式需要学校有雄厚的资金进行支撑,而目前我国大部分学校在档案管理方面进行的投资还是比较少的,造成这种管理模式不能大规模推广。

分散式管理与集中式管理相比就更是适合于中小型的高校进行使用,在分散式管理中可以将学生的档案按照系或是年组来进行分配,将学生的档案分配到每个教师或是每个系的手中进行管理。这样管理的好处就是由于档案较少,可以提高在查阅等方面的效率,但是缺点也很明显,就是随着时代的发展,这种分散式的档案管理很难跟随时代的步伐进行创新与改进,不能满足时代发展的需求。

2 目前高校档案管理与利用方面存在的问题

2.1 受重视程度不够

由于目前高校之间的竞争十分激烈,进而造成了高校领导层将学校的主要精力与经济资源都使用在增强师资力量与强化学校硬件设施上,而对于学生档案这方面却不是很重视,在管理档案方面没有配置专业的相关人员,缺少管理档案所必备的一些制度,导致高校学生档案管理的整体机制不完善。

2.2 管理人员能力不足

有的高校虽然设立了专门的档案管理部门,也配备了一些人员,但是专业的管理人员却是少之有又少,目前管理人员由于专业知识匮乏,导致学生档案在收集过程中存在大小不一、内容不定、不标准等问题,而在辅导员方面也存在草草了事,敷衍工作的行为,这一系列行为就导致目前高校的学生档案并没有发挥其应有的作用。

2.3 档案内容不够丰富

部分高校一直墨守成规,在档案记载方面只是简单的记录了一些学生在校的最基本的信息,而个性化的信息少之又少,这就造成学生在毕业之后档案基本千篇一律,没什么太大区别。这一现象导致学生档案很难起到其应有的作用,价值大大降低。

2.4 使用档案人员过多

学生的档案是一件很严肃的事情,本应只有一小部分人才能接触到学生的档案,但是在一些高校中由于种种原因,学生档案基本已经成为谁想看谁就可以看的东西了,而一些人为了利益在档案上进行涂改等象也是时有发生。这就导致档案本身缺乏了一定的真实性,而由于过多的翻阅档案所造成的档案损坏以及丢失现象也是存在的。

2.5 档案存放库环境需要改善

许多高校的学生档案存放库的环境十分让人担心,由于受重视度较低、资金匮乏等问题,大多数高校的档案存放库存在建设不规范、设施陈旧老化的问题。这一系列问题就造成档案可能被损坏,或是在查阅档案时会耗费大量的时间,效率较低。

3 改进高校学生档案管理与利用的方式

设立专业人员,加强档案管理:引进一部分档案管理相关的专业人才,利用这部分人才来管理学校档案,要以《档案法》与《普通高等学校档案管理办法》为基准,提高教师在档案方面的重视程度,通过两方面的同时改进让校学生档案管理逐步走向科学化与正规化。

重视档案:高校学生档案向来就不被一部分高校所重视,所以想要提高档案方面的相关事宜首先就要让学校对于档案更加的重视。通过实例来让学校更加重视档案,找出一些成功通过档案来提高学生就业率、学习成绩的高校的实例来让校方认清档案的重要性,从而在档案建设与管理方面投入更多的资金,来完善相关体制。

明确档案使用者:将档案管理严格化,提高所要接触档案的身份限制,通过一系列手段让可以接触档案的人数变得少而精。可以制定相关的档案管理办法,根据不同学校的情况来进行不同的设定,以此来更好的管理档案,保证档案的真实性与安全性。

丰富档案内容:目前档案大多是记录学生最基础的信息,千篇一律没有太大的使用价值。院方可以根据不同系,不同专业来制定不同的档案内容,将档案内容变得更加丰富。随着时代的发展,社会对于人才的要求也逐渐变得多样化,在档案中就可以针对未来的就业趋势进行档案内容采集,以此来帮助就业生就业。

4 结语

高校学生档案的管理与利用是高校管理中比较重要的一个部分,因为档案所记载的就是学生在学校中的所有表现,档案在学生毕业后的就业创业等方面都会起到一个比较重要的作用,所以高校应该重视起对于档案的管理与利用。通过强化档案相关事宜来提升学生的就业率,让学生在步入社会时更有竞争力,学生打造一个美好的前景。

[1]王玉华.多元视野与传统的合理化:章太炎思想的阐释[M].北京:中国社会科学出版社,2007.

[2]李泽厚.中国近代思想史论[M].上海生活读书新知联书店,2008.

[3]康有为.康有为全集[M].北京中国人民大学出版社,2007.

[4]汤志钧.近代经济学与政治[M].北京中华书局,2006.

张明(1979.10.24-),女,汉族,河南省漯河市人,本科,馆员,漯河医学高等专科学校,主要研究方向(或工作方向):档案管理,学生学籍档案。