工程技术档案在监理项目中的作用

万彩霞

（中铁大桥局股份公司， 湖北 武汉 430030）

工程技术档案在监理项目中的作用

万彩霞

（中铁大桥局股份公司， 湖北 武汉 430030）

摘 要：工程技术档案是工程建设档案的一个重要组成部分，是监理项目工作开展过程的重要依据，工程技术档案的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规划齐全的技术档案资料来自于规范的建设管理和严格的质量控制。

关键词：工程技术档案；监理；管理

工程技术档案是工程建设档案的一个重要组成部分，是监理项目工作开展过程的重要依据，工程技术档案的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规划齐全的技术档案资料来自于规范的建设管理和严格的质量控制。因此，工程技术档案作为工程建设中的基础工作越来越受到重视，正确认识工程技术档案在监理项目中的作用很有必要。

1 建设工程监理项目工程技术档案管理的重要性

工程技术档案是遵照国家有关工程档案的政策和相应的标准规则要求，通过编制、整理、归档分级进行保管的工程技术文件，它是记载工程项目施工全过程的历史记录和技术资料，作为工程的投产、技术改造、维修和续建等起指导作用，因此，做好工程技术档案工作具有重要的现实意义和长远的历史意义。

2 技术档案管理工作的重要意义

做好工程监理项目技术资料的管理工作可以完善监理企业对工程项目监督管理全过程的档案，以便于深入和引用，为企业后续的监理项目监督管理的优化做好档案资料的储备，有利于积累企业的项目管理经验；工程项目的技术档案资料能够如实反映在监理工作开展全过程的情况，包括人员的调配、资料的配置、旁站监理工作的开展情况、技术方案和措施审批等，有利于优化企业的资料配置和提高企业的效益。

3 工程技术档案是工程质量评定的重要依据

作为工程项目建设的监理单位，及时督促施工单位整理和收集工程项目各环节的文件资料，严格按照规定收集、整理、归档，确保质量。一个项目的开工建设，施工单位从施工准备阶段就已经产生了大量文件材料，如：施工组织设计、工程开工报告、图纸会审记录等，随着施工的进展，文件材料量会越来越大．加上有些建筑项目工程长达数年，如果都要等到工程收尾时再开始编制，那么工程技术档案将很难保证质量，会给工程质量评定等级带来一定的影响，因为国家施工规范和验收标准都规定工程的内在质量是依据工程技术资料来评定的，所以如果平时收集及时、齐全，各个分项的评定等级都是合格以上，竣工的工程就可以及时交付建设单位使用；如果验收时无原始的工程技术资料或是工程技术资料归档不完整，那么你的工程再好也无法评定质量等级，你的产品就不会得到社会的承认，工程合同就无法履行，工程款也无法收回，企业效益会受到直接影响。充分说明工程技术档案资料的收集和整理的重要性，体现了监理单位在工程建设中的重要地位。

4 工程技术档案是监理企业工程项目管理的基础

无论是工程项目施工的前期工作，还是工程项目的施工过程，都要由工程技术档案提供项目的基本信息资料供项目管理层分析、决策。近几年国际上推行的 ISO 9000 系列标准和 FIDIC 合同条款中都把文件资料管理列入重要的保证条款放在项目管理工作的首位。同时，对于施工企业，工程技术档案的信息资源价值显得更为突出，一个项目的工程技术档案往往在会对其他项目的施工组织、设计、施工方案的编制、成本控制、质量控制、施工管理等过程起到依据、借鉴、参考、套用作用。由此可以看出工程技术档案在施工企业中所起的作用。如果说图纸是设计师的语言。那么工程技术档案就是工程项目管理的通用语言。

5 严格落实监理项目技术档案资料的台账

形成建立规范的监理台账，一是便于统一公司各项目监理部的监理资料编制整理以及技术资料的收集，不会因为各项目监理部的人员素质差异而导致工程资料的不统一，甚至不同步、漏项、遗失等方面问题的发生。二是便于公司及上级有关业务主管部门对项目监理部监理工作的检查，同时也便于明确责任。三是减少重复浪费事情的发生。施工监理过程中，每发生一次资料的报送传递，不论是监理单位向建设单位报送，还是施工单位向监理单位报送，都在相应台账资料名称后填写时间、份数及经办人等；对监理日志之类的资料，每填写完一本，则在台账上面记载一次。这样即使监理单位没有保存相关的资料，也知道这些资料有没有，经办人是谁。

工程技术档案在工程建设中起着越来越重要的作用，它同企业的经济效益密切相关。随着工程监理制度的全面推行和质量体系认证的展开．工科技术档案的作用会更加明显。作为企业的基础管理工作，在建立现代企业制度中，第一项基础工作就是档案资料管理，它是企业实现现代化管理的必要手段和基本依据。要做到工程监理技术档案管理的完整性、系统性、可追溯性，进而实现公司内部的资源共享、有效利用、总结经验。作为档案资料管理人员，需进一步解放思想实事求是，改革创新，抓住工程技术档案管理的发展规律，认真分析技术档案管理的薄弱环节，找对策，改进工作思路和方法，充分发挥工程技术档案在监理项目中的作用

6 加强建设工程监理档案管理工作的重要性

工程项目实行建设监理是国际通行的一种较为科学的基本建设管理制度。建设监理可以简单地理解为对工程项目建设实行监督和管理，它是指对工程建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，并采取相应的管理措施，保证建设行为符合国家法律、法规和有关政策，制止建设行为的随意性。

随着社会的进步，科技的发展，体制的不断完善，建筑行业不断产生新兴部门，建筑监理就是这些新兴行业中的一员。从 1998 年开始，在我国建设领域实行了一项重大改革，这就是参照国际惯例，建设有中国特色的监理制度，使建设监理成为一个大的产业，并于 1998 年 3 月纳入《中华人民共和国建筑法》的规定范畴。2000 年 12 月国家质量技术监督局、建设部联合发布 GB 50319—2000《建设工程监理规范》；2000 年 1 月国务院颁布《建设工程质量管理条例》(国务院第 279 号令)、2002 年 1 月国家技术监督局、建设部联合发布 GB/T 50328—2001《建设工程文件归档整理规范》，对工程监理单位质量责任和义务以及监理档案的归档范围、质量要求都作了具体的规定。至此，我国实行建设工程监理制度已日趋成熟，并全面引入工程建设的全过程。

所谓建设工程监理，是指具有相应资质的监理单位受工程项目建设单位的委托，依照法律、法规以及有关技术标准、设计文件和建设工程承包合同，对工程建设实施的专业化监督管理。其任务主要是“控制、管理、协调”。控制主要是指投资控制、进度控制以及质量控制；管理涉及合同管理和消息管理；协调是指业主和承包商之间出现各种矛盾和问题时，作为监理工程师应及时、公正地进行协调和仲裁，维护双方利益。由于业主与承包商具有各自的经济利益，对问题有着不同的理解，因此协调是经常性的任务。

建设工程监理资料管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。由于在监理活动中形成和产生了大量的进度控制信息、质量控制信息、投资控制信息及合同管理信息等文件材料，这些有价值的各类信息经过收集和加工，成为完整、准确、系统的监理信息资源(档案)，为今后的工程建设、运行、管理维护和领导决策提供可靠的依据。因此，做好监理资料管理工作是做好监理工作的前提和重要保障。

中图分类号：F407.9

文献标识码：B

文章编号：1007-4104(2014)10-0027-02

收稿日期：2014-08-05

作者简介：万彩霞，女，毕业于湖北工业大学行政管理专业，现任职于中铁大桥局集团有限公司办公室档案科。

通信地址：湖北省武汉市汉阳大道36号。