浅谈如何做好项目监理部的资料管理工作

张 翎

（上海电力监理咨询有限公司， 上海 200031）

浅谈如何做好项目监理部的资料管理工作

张 翎

（上海电力监理咨询有限公司， 上海 200031）

通过工程实践，对项目监理部如何做好资料管理工作进行了阐述：一是确保在项目竣工以后，在规定的时间内按时将监理资料移交建设单位；二是完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料。

监理资料；总监负责制；管理制度；检查考核

监理资料管理工作是工程信息管理的一项重要工作。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案。另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料。监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作的水平。做好和加强项目部的资料管理，笔者认为应着重做好以下几方面工作。

1 建立健全各项监理资料的管理制度

1.1 总监负责制

《建设工程监理规范》第 7.4.2 条指出，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人负责实施。监理项目部是监理企业重要组织单元，监理项目部资料是企业资料的组成部分。总监是监理单位派驻现场的全权代表，行使监理合同赋予的所有权限。总监的管理水平起着决定作用。

总监在项目部成立之初的第一次项目部内部会议时，要对项目部人员进行一次岗前培训和仔细交底。要使项目部人员明了自己的工作职责，做好自己的工作，在监理资料中反映出自己的工作成果。一个合格的总监会做好监理过程的主动控制。给项目部监理人员分工交底，其实就是主动控制的一部分。

在监理工作开展过程中，总监还应该及时检查监理资料的完成情况，及时签批；组织监理项目部人员学习有关质量和安全文件、工程建设相关规范标准；同项目部成员积极探讨保证工程质量和安全的监理措施，避免发生一些不应该有的偏差。使项目部所有人员都能在各自的工作岗位上发挥应有的作用，确保监理工作的正常开展和监理资料的真实、完整和有序。

1.2 建立监理机构内部责任制及相关制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的，而整个工程监理过程环节繁杂、专业各异。不论是监理工程师还是监理员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。这就要求项目部内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制，确定工作程序及内部会议制度、工作检查及汇报制度、监理人员轮休工作替代制度。确保“岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记”，确保监理资料的连续性、完整性。不定期地通过召开内部会议，总结上一阶段的工作总结，对下一阶段的工作作出安排。在监理资料管理方面，在会议上总结上一阶段的成绩和不足，提出下一阶段监理资料管理的要点和着重点。

1.3 整理归档统一制

《建设工程监理规范》第 7.4.1 条指出，监理资料必须及时整理，真实完整，分类有序。监理企业应制定一套监理项目部资料目录。资料目录的粗线条是按施工阶段的参建主体分类，细线条再按《建筑工程监理规范》7.1.1 条的内容具体分类。资料整理分按分类排序、按目录编页次、编写汇总说明、装订成册 4 步进行。

1.4 现场检查考核制度

监理项目部可定期开展一些针对资料管理的检查考核。采取每周每旬抽查、每月必查的形式，采取一整套有效的考核措施，把项目部监理人员的工资奖金与考核结果结合起来，督促监理人员不断提高资料管理的水平。

同时公司部门应对各监理项目部的资料填写归档整理工作进行检查评比。重点检查项目部以下几方面的资料情况：设计文件(施工图审查、图纸会审、工程变更)，监理规划、细则(针对性、实用性、时效性)，施工组织设计和专项施工方案(审核程序、强制性标准条文、针对性)，承包单位质量安全保证体系审核(企业安全资质审查、人员资格审查、安全管理制度、项目组织机构合理审查)，开工报审(施工许可证发放时间，签章情况)，平时例会(正常情况)，测量放线记录复核(控制桩复核、一般测量复核)，沉降观测(控制点设立、沉降记录复核真实性)，大型机械设备进场使用报验(进场报验审核、操作人员证件、机械使用有效性)，原材料构配件设备核验(复试报告、见证取样台帐、原材料合格证、企业生产资质)，工序验收与竣工预验收(检验批、子分部、分部验收签证、质量评估报告)，巡视旁站(旁站项目齐全、旁站记录真实性、隐患处理结果)，监理日记(内容齐全、及时，人员签字及时)，工程进度审批(计划纠编、进度索赔情况)，造价控制(合格工程量签证、工程款支付签证、费用索赔情况)，履行监理安全责任的情况(安全方案审查、现场巡视整改通知及回复、严重安全隐患向公司及主管部门汇报情况)等。检查的结果作为评价监理项目部工作成绩好坏的依据，好的在企业内部予以表扬，差的予以批评，公司上下自然形成一股你争我赶的良好学习氛围。

2 重视项目部监理人员业务知识培训，提高监理人员的综合素质

工程建设监理是一种高智能的技术服务活动。从事这种活动的人，必须具有丰富的阅历和多学科知识。如果项目部监理人员没有过硬的工程建设技术水平，就不能为建设单位提供优良的技术服务，也不能让被管理的施工企业信服。项目部监理人员专业技术水平的高低，直接关系到监理资料质量的好坏。

对新招的员工，企业应首先组织对新员工进行岗位培训，介绍公司的规章制度、工作程序、工作方法和工作内容，使新员工对企业资料的管理要求有一个基本的了解。到项目部后，总监应及时地对新员工开展必要的上岗培训，详细介绍监理资料管理的工作要求及应履行的岗位职责。同时，企业也可以多渠道对监理人员进行监理资料学习培训。既可以组织企业员工参加企业内部的业务知识培训，也可以组织参加一些行业协会组织的业务知识培训，或者组织参加质量监督部门和安全监督部门的施工质量、安全知识学习。采取激励措施，对积极学习、成绩优秀的员工给予精神上和物质上的褒赏，在企业里形成一股学习光荣的优良氛围。

3 加强对施工资料的管理

监理资料管理做到及时、真实、有序的同时，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。

施工资料也是日后体现施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就应强调施工资料的重要性，交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别是在施工准备阶段，一定要严格把关，坚持“报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格”的原则。

4 加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样，需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等都由业主提供；平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关；工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。同样，对施工资料管理的严格要求，也需要争取业主的理解和支持；否则工作将很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

5 结 语

监理人员必须不断学习新知识、新技术、新规范，因为知识是不断更新的。只有通过不断学习、及时充电，才能使自己的工作游刃有余。实践证明，要做好监理资料的管理工作，除了要提高监理人员的素质以外，监理单位也应当重视这项工作，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料，才能实现建设监理工作的进一步科学化、规范化和标准化。

F407.9

B

1007-4104(2014)03-0025-03

2013-12-10

张翎，女，高级工程师，上海电力监理咨询有限公司副总工程师。

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