如何加强大学生档案信息化的管理

赵磊

摘 要：大学生档案是记录每位学生的家庭出生、家庭地址、家庭成员、所学的学校、在校的表现、辅导员的评语、奖惩情况、学习成绩、健康状况、实习情况、诚信记录、联系方式等各方面的综合信息。所以学生的档案是最有历史价值、最有保存价值、最有参考价值的资料。随着各高校规模不断扩大，新校区、分校、教学点的成立，高校的在校生已经是以前学生的若干倍。陈旧的、传统的档案管理显得落后，严重地影响和制约了学生档案资源的利用和开发。学校也必须与时俱进，将学生档案工作放在重要地位。

关键词：学生档案 管理 信息化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-2117（2014）06-0061-01

1 高校学生档案管理的困难

1.1 学生档案的流程复杂、整理工作繁重

目前，高考档案的传递是学生按照录取通知书的地址，到所在高中办理档案快递手续；然后，高中学校集中将考生档案寄往高校；各高校开学前收齐学生档案；按照系、专业、班级分类；最后，将分好的档案交予辅导员。如此大量的档案，工作量也是巨大的。每年学工部门的教师都为此感到头痛。

高校学生毕业前，档案要收集整理大量的在校材料，如高考时原始档案、学生成绩册、成绩单、授课教师意见、学生评语、系部材料、实习手册、毕业生登记表、派遣报到证、奖惩材料、组织关系、贫困证明、诚信记录等。使得档案管理部门和辅导员感到材料种类非常多样，整理档案工作非常繁重。

1.2 学生档案管理没有配备专业人员

由于学生档案工作长年没有被重视，多数工作人员都是兼职，工作主动性不强，也不可能有创造性的发展和深入的研究。没有按照标准进行登记、立卷、归档、录入、检索，将档案管理工作认为是简单的收发工作，学生档案利用率低，没有体现出档案的真正价值。档案只是保存在那里，工作人员也就成了“保管员”。

1.3 学生档案室没有基本的条件

学生档案室还是传统的档案柜，纸质、照片、录音、录像等存放的资料容易损坏，经过长期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人员不足的情况下，几乎是无法完成的事。条件更差一些的高校还没有学生专用档案室，有的即使有档案室，也没有配备复印机、电脑、摄像机等，不能满足现代化的需要，不能进行网络信息的交换。

1.4 档案信息管理存在安全问题

学生电子档案的各种私人信息是受国家保密法保护的，学校有义务保护学生的档案信息安全。但如网络上的学生身份证和密码防盗问题、防病毒问题、服务器防火墙、远程控制、数据备份、灾难恢复等问题，高校却很难解决。

1.5 学生档案软件开发不够

计算机硬件技术的发展比档案管理软件方面的开发速度和水平明显要快很多，尤其是在学生档案管理软件方面没有一个全面、系统的产品。随着学生档案信息数量和种类的多样多变，以及对档案管理信息化软件的不断需求，全国高校联网共享的档案管理模式必定取代局域的形式。

2 如何进行学生档案信息化管理

2.1 重视学生档案工作

用人单位可以从大学生的档案，直接看出高校管理水平的高低和学生的综合素质，无论是高校和大学生自己都必须要认真对待。首先，从硬件方面，高校要给档案室配备电脑、复印机、传真机、数码摄像机等，档案室应和教育厅、档案局、其他处室、系部、辅导员、学生建立一个信息互动的电子平台系统。其次，从制度方面，高校要制定出一定理论水平的规章制度，做到标准化、规范化、系统化、网络化。例如，学生可以通过身份证或学号，在网上提出申请，经过认证后，登录电子平台系统，可以进行查阅学习成绩、打印在校证明等事宜。

2.2 加强学生信息电子化录入管理

2.2.1 档案信息管理做到分级化

对于学生的基本信息，如姓名、性别、民族、血型、身份证号码等，应由派出所在学生出生时，一次性录入并加密锁定，成为学生电子档案中永久的信息，任何单位和个人无法修改。在幼儿园、小学、中学、高中到大学，分别由班主任或档案管理人员整理好数据批量导入每位学生电子档案中。每个学段结束后加密锁定，只能查阅不能修改，分别形成固定档案。毕业生就业后继续收集人事档案。这样分阶段收集，录入的工作量不大，也减少了重复录入的工作。

2.2.2 内容录入规范统一化

每个阶段的入学和毕业的照片，要求“免冠”、“2M”以内，各类毕业证、英语等级证、计算机证、奖励证书的电子版，尽量做到内容完整。特别是音乐、美术、体育特长，大学期间的入学培训、创业培训、参加社团、各类比赛、社会实践、诚信记录等还未收录到现在的学生档案中没有记载。

2.2.3 档案储存设备科技化

纸质的档案、实体材料、照片、录像等，体积大占用库房，这些材料也易破损、老化，很难存档。所以可使用具有压缩功能，高科技的光盘、U盘、移动硬盘、虚拟网络硬盘等进行索引存档。利用电脑查阅档案的速度增加了几百倍。

3 配备档案专业的工作人员

做到档案的高度信息化管理，专业工作人员显得特别重要。工作人员要具有档案专业技能，熟知我国档案法、文书立卷、信息应用技术、Foxbase数据库知识、办公自动化等，不断提高档案管理的综合素质。转变思想观念，以服务社会、服务学生为宗旨，充分发挥学生档案的价值。

4 保障学生信息安全

学生档案信息化的基础是运用在网络平台上，为了避免信息泄露和丢失，档案管理必须应用多层安全关口模式。学校应用服务器防火墙、专用网络（VPN）、电子密码器、USB Key等，学生以身份证号码和学生证号认证为第一关，密码认证为第二关，个人密码钥匙为第三关。基本上能够保正档案信息的安全。如有特殊需要，还可以用指纹识别、红外眼膜等更加安全的方式。

5 研究开发档案管理软件系统

学生档案管理软件开发一定是多个开放端口，建立资源共享适应各种用途的一个平台。主要服务对象是人力资源部门、教育厅、公安局、档案局、就业部门、学籍管理、学校就业指导、安全保卫、用人单位、保险公司、学生，各终极用户端口要能同时进行信息交换。任何用户只要在一台能上网的电脑上，就能快速、准确地查阅到所需要的信息。在软件编程时，信息的录入和文字的编排采用XML文档和RTF、TXT格式，照片上传和图像扫描采用JPEG、TIFF格式，音频数据采用MP3、WAV格式，视频数据采用MPEG、AVI等格式，同时要设计各种模式的转换，数据统计、自动搜索、打印等功能。信息安全上设置权限管理和密级等级。学生档案最终也是服务于社会，考虑加上工资、职称、养老、社保、失业、结婚、生育等模块。这也是今后档案管理发展的趋势。

（安庆医药高等专科学校，安徽 安庆 246000）endprint