做好财务档案管理工作 提升财务管理水平

丁爱华

（中州大学财务处，河南 郑州 450044）

做好财务档案管理工作 提升财务管理水平

丁爱华

（中州大学财务处，河南 郑州 450044）

当前财务档案管理中存在诸多问题，比如保管责任意识淡薄、管理制度不完善、管理人员缺乏专业的知识和技能等。要提升财务档案管理水平，需要强化财务档案管理意识，引入信息化管理手段来完善财务档案管理制度，提升财务档案管理人员素质。

财务档案管理；财务管理水平

财务档案管理工作对于任何企事业部门的发展都有至关重要的作用，它记录了企事业单位在市场经济发展中的各项业务活动，为各机关和企事业单位决策的制定和管理活动提供了直接的原始数据。随着我国社会主义市场经济改革的不断深化，各个企业和机关部门都致力于实现其社会效益和经济效益的最大化，面对着市场经济的大背景，做好企业的财务档案管理工作就显得格外重要。但我国的财务档案管理工作体系还不够完善。目前除了一些较为大型的企业会有专门的财务档案管理部门和人员以外，一些中小型的企业和机构对财务档案进行管理的意识还比较薄弱。企业内部财务档案管理工作存在着严重的漏洞和不足，造成了档案资源的损失和浪费。

一、财务档案管理工作存在的问题

（一）保管责任意识淡薄

对财务档案管理的管理责任不够分明，是大多数单位所存在的问题，其根本原因是档案到底是归属财务部门还是管理部门没有明确的标示，导致经常出现档案乱堆乱放的问题。

财务档案可以对社会活动进行客观的反应，特别是对于事业单位来讲，可以在纠纷出现时和纠纷解决时提供非常重要的依据。除此之外，其也可以对违法犯罪活动的打击以及管理提供非常有力的证据。但是就目前的财务档案管理工作情况来讲，大多数事业单位里的财务管理人员对财务档案的管理工作并没有足够的重视，即使是领导干部也是如此。大部分人由于受传统思想观念的影响，均会认为财务信息应该是较为保密的部分，对其应该采取保密的管理措施，所以会对相关票据以及账簿进行封存，但却不会设立档案来对其进行管理；有些单位在财务信息的管理方面没有进行建档以及分类，仅仅停留在传统的管理层面，有些单位即使对财务信息档案进行了建立，但仍然存在分类模糊等问题，使得整个管理较为混乱。综上所述种种现象，我们不难看出，造成财务档案管理的根本原因便是相关的工作人员对财务档案管理没有足够的重视。

（二）管理制度不完善，管理工作缺乏系统性

随着经济全球化步伐的进一步迈进，财务工作的开展对管理制度的依赖性越来越大。但我国多数财务档案管理部门的规章制度不够健全和完善，缺乏统一的指导和协调，财务工作的开展条理性差，账务混乱甚至出错的情况层出不穷。比如，有些事业单位内部监督机制存在漏洞，对财务人员缺乏制度上的约束，假账、账外设账的违法行为屡禁不止。另外，由于缺乏规章制度的引导，有些单位甚至在处理最基本的账务时基本上凭经验办事，工作上缺乏系统性，从而导致日常性工作无章可循。而会计档案中很多事项的基本程序是统一的，具有较强的程序性和规范性，比如凭证、账簿、报表等的制作。因此，规章制度的缺失会直接影响会计档案工作开展的情况，严重的甚至会影响一个事业单位的正常运行。

《会计档案管理办法》和《档案法》虽然已经实施多年，但由于对其缺乏重视和深刻的认识，在实际的操作过程中就难以真正的落实。一方面，某些领导忽视了单位内的财务档案管理工作，从而无法及时地指导开展相关的财务档案建设管理工作。另一方面，单位各个层面对于财务档案管理法律法规的认识仍停留在较浅的层面上，积极性不高，尚未进行严格的执行，形同虚设。再加上财务档案管理并没有一个统一的管理标准，各个单位或单位内部部门在具体的落实上都存在一定的差异，统一性和规范性不足，管理制度亟需完善。

（三）管理人员缺乏专业的知识和技能

由于大多数事业单位人力资源管理观念淡薄加上节省支出的需要，在招聘上对财务管理人员的专业水平要求比较低，从而造成了管理人员普遍不具备系统性、专业性知识储备的现象。另外，在知识高速膨胀的社会里，知识的更新速度快，行业对职员的技能水平要求越来越高，管理人员自身能力水平低下与工作的实际需要所产生的矛盾也越来越尖锐。

现有的财务管理人员的学历偏低，没有接受过相关的培训，服务意识不强，工作的方法和工作的手段陈旧且落后，难以适应高强度、多样化的工作需要。管理人员职业化水平偏低直接导致管理工作的开展缺乏科学性。另外，由于管理人员的文化素质水平良莠不齐，大多数人员尚未接受过思想道德教育和职业道德教育，专业素质和职业素养差，自我约束和自我反思的能力缺乏，无法及时有效地解决工作过程中出现的新的问题，职能得不到完全的的发挥，反而加重了事业单位内部的人员管理。

其次，由于财务人员工作的封闭性较大，加上自身对“终身学习”的认识不足，接受新鲜事物的能力差，接受信息的渠道较狭窄，无法跟上时代的潮流，这主要就体现在信息化方面。随着信息技术的发展，目前信息化背景下的会计环境发生了很大的变化，仅仅依靠一纸一笔是远远不够的。财务信息化的发展要求各个事业单位不断实现在财务管理上的创新，要求财务管理人员掌握一些基本的信息技术，比如财务软件的操作。但目前传统的财务管理人员一方面自身缺乏与时俱进、学习先进技术的意识，另一方面事业单位很少能够提供相关的培训，在新的技术的冲击下就显得相形见绌了。

二、做好财务档案管理工作的几点建议

（一）强化财务档案管理意识

提升财务档案管理水平，意识为先。明确认识到财务档案管理在企业经济活动以及生产过程中的重要性，了解其对企业生产、决策制定起到的重要意义，是提升档案管理相关人员意识的前提。应该把强化财务档案管理意识纳入财务管理的工作中去，这样才能重视财务档案管理工作。

在加强自身意识的同时，财务档案管理人员，应该在工作中多思，多想，以主人翁意识去完善财务档案管理工作。只有这样，档案管理工作人员才能发现目前档案管理工作中的不足，才会提出相应的解决措施。比如用心的财务档案管理人员，会将日常的档案管理文档制作为模板表格，方便后续工作的使用；虽然网络信息技术的发展，加快了双方的交流，但是有安全意识的工作人员，不会将企业内部的相关数据，共享到微博上，不会将内部财务数据公布到网络；有主人翁意识的工作人员，不会认为自己只是财务档案的工作人员，而且还知道自己是财务工作的监督者和参谋者。

（二）完善财务档案管理制度

以《档案法》、《会计法》等法律法规为依据，建立并完善财务档案管理所涉及的制度及规则，并将其纳入整体企业工作的规划中。通过建立《财务档案管理制度》、《财务档案查阅制度》、《财务档案工作人员守则》等管理制度，并引入信息化管理，使财务档案的收集整理、归档分类以及保管利用规范，有章可循、有法可依。

1.档案保管制度的信息化。信息化管理的引入，革新了保管档案的方式。国家档案局规定对财务档案信息化的管理，要从信息化管理以及传统手工管理两方面着手进行。信息化的财务管理，并不意味着传统手工管理被历史淘汰，实际来说，许多原始单据都是纸质形式的，因为该种形式稳定性较高，所以在一段时期内，其仍是重要的财务活动凭证，所以对其进行妥善的保存以及管理是财务管理人员的重要工作内容。除此之外，还应该做好防火、防尘、防压以及防磁等信息化财务数据的保管工作。对于一般企业来说，对财务档案进行一次性清理的时间大概为一到两年，在整个过程中，一旦发现原始凭证发生损坏，要对其进行及时的修补。对于严重的例如数字媒介发生损坏等问题，要第一时间找专业机构对其进行修复，使得财务数据不至于丢失。

2.档案借用制度的信息化。信息化管理，除了包含档案本身数据存储的信息化外，围绕财务档案相关性工作也应实现信息化管理。财务档案数据的借阅应该实行信息化管理。将目前的档案借用制度，以信息管理系统的形式实现。

档案的相关数据的访问，需要具有一定的权限，在档案的存储过程中，将档案数据进行分级存储，方便权限调用，不同的权限用户，可访问其对应的档案数据，以此来控制档案数据的流通与使用。从原则上来看，非财务管理人员，无权访问相关财务档案数据。如果单位内部档案人员需访问数据，需经财务管理部门领导的批准，而对于借阅相关财务档案文件，需要进行日志备案。将整个过程以信息管理系统的形式表现出来，以此来实现档案借用制度的信息化管理。

为了防止企业财务档案数据的泄露，对于财务管理工作人员，必须严格律己，禁止将财务数据上传到微博或者相关网络平台。

（三）提升财务档案管理人员素质

财务档案管理工作人员，应该具备财务管理从业资格以及档案人员从业资格。为了将自己的本职工作做好，提升财务档案管理工作质量，财务档案管理工作人员应该在工作中提升个人素质，可定期参加相关档案或者财务知识培训，以此来提升自身业务水平。

随着信息技术的发展，财务管理逐渐走向电算化管理，所以掌握信息技术，学会应用网络，提升财务管理水平已经成为一种趋势。合理的应用信息技术，是财务档案管理者必备的技能。现在的财务档案管理，应该以电子化为主。所以档案管理者需要对计算机网络设备有一定的了解，能够自行配置打印机，能够自行解决档案管理系统中出现的小问题。

在利用信息技术的同时，财务档案工作人员应该具有安全意识，虽然智能手机的出现，给数据访问带来一定的快捷性，但是其安全性也让人担忧。财务档案，是企业的命脉，其中的数据，包含了企业的市场信息，人事信息，所以具有一定的信息安全意识也是财务管理人员必备的素质。

三、结束语

财务档案管理工作，是一个系统化的工程，因为财务档案数据的特殊性，导致了财务档案管理工作的特殊性。目前档案管理，只是档案信息化管理的应用阶段，其间也凸显出档案信息化数据管理的安全性等问题，这些需要进行有效的防治。作为档案管理的工作者，我们不应该局限于档案数据的管理，还应该向档案数据挖掘方向发展，从档案数据中挖掘出有用的数据信息，为企业的决策提供数据支持，是财务档案管理工作的价值体现。

总之，在财务档案管理工作中，要多思多想，才能为领导的决策做好数据服务，才能提升财务档案管理工作质量。

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[2]秦素萍.企业财务档案管理与企业经济的关系[J].行政事业资产与财务，2013，(8).

[3]孙涛.电算化模式对会计档案管理的影响[J].黑龙江档案，2011，(2).

[4]盛夏.浅谈如何做好电算化会计档案工作[J].兰台内外，2006，(5).

（责任编辑:胡忠任）

F275；G275

A

2095—7416（2014）01—0082—03

2013-12-09

丁爱华（1966-），女，河南辉县人，大学学历，中州大学财务处档案馆员。