高校档案信息资源共享的基本策略初探

葛正美

摘 要：作为中国档案资源的重要组成部分，高校档案资源越来越受到社会的关注。从中国高校档案信息资源的利用现状出发，对高校档案信息资源进行合理的定位，并提出对高校档案信息资源管理的措施以及由此产生的实践意义。

关键词：高校档案；资源共享；策略研究

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）06-0202-02

档案是记录着人与社会关系的互生、互构、互动的变化发展的过程。它凝聚着人类社会最直接、最真实的历史记录，具有其他信息不可替代的特殊作用。新形势下，档案工作具有综合性、技术性、复杂性等特点。随着科学技术的进步，我们进入了信息化时代，信息资源对于我们经济社会的发展起着重要的作用。本文拟对高校档案资源的共享策略进行初步的研究。

一、高校档案的信息资源属性

档案信息资源作为信息资源的一部分，在经济社会前进的进程中担当着重要的角色。目前，档案信息资源利用群体呈扩大化趋势，人们越来越重视档案信息资源的重要性，对档案的需求度不断提升。资源共享这一术语由最初的图书馆资源共享，到文献资源的共享，再到如今的档案信息资源的共享，这反映出的不仅仅是概念内涵的不断清晰，更是社会对档案资源与时俱进的要求。

高等院校作为社会文化事业机构，具有教学和科研的功能，在为促进科学技术的进步、文化传播和创新性人才培养等方面发挥着重要的作用[1]。同时，高校档案信息记录着高校的成长历程，是中国档案事业发展体系中的不可或缺的组成部分，蕴含着丰富的文化价值和社会价值，尤其是教学档案和科研档案是教师和科研人员劳动和智慧的结晶，具有极高的开发和利用价值。

努力实现高校档案信息资源的共建共享将有助于提升高等院校在中国的影响力，加速高校的社会科学研究和人文交流，优化高校的社会资源和社会环境。同时，对于社会而言，高校档案信息资源的共建共享将发挥重要知识的导向作用，实现档案信息资源的合理开发与利用，将信息资源转化为现实生产力。

二、影响高校档案信息资源共享的主要障碍及其原因

所谓档案服务利用是指档案部门以所藏档案资源为基础，通过一定的方式和方法开发利用档案信息资源，以满足利用者的档案服务利用需求。

从目前高校档案信息资源利用来看，高校档案信息资源利用率和效率都处于较低水平，主要集中于高校的学校管理、教学评估、科学研究、人才培养等方面，而大量的教学和科研档案并没有对社会公开，其社会价值并没有得到充分实现。究其原因，主要有以下几方面：

（一）传统档案观、价值观对高校档案管理的影响

中国的高校绝大多数都是在计划经济体制下成长起来的，计划经济体制下封闭式的管理模式造就了高校的封闭性，而正是由于这种封闭性造成了高校档案管理模式的封閉性，档案服务也主要以为本校服务为主，作为学校独享的内部资源。这样也就造成了大量学校档案资料资源闲置浪费，档案的社会价值也无法上实现。反观国外高校的档案馆，其主要职能已然变成为高校和社会大众提供信息咨询和利用的服务性机构。例如，美国的哈佛大学的档案馆和图书馆实现了合并，共同承担着社会的信息代查待检服务和信息科研信息服务。

（二）档案服务成本与管理效益矛盾问题

高校档案的管理和服务的一直是由高校全额拨款，高校作为档案管理和服务运行的动力，一定程度上决定了高校的档案信息资源主要为高校服务。如果高校的档案信息资源面向全社会开放，导致的直接的结果就是高校档案管理费用成本的增加，正是由于技术和经济条件的制约也使得高校不愿对档案信息资源进行开发利用。

（三）知识产权保护与信息安全问题

高校的档案信息资源，尤其是科研档案和教学档案，其形成过程教师和科研人员付出了大量的心血，一旦面向社会公开，科研成果的知识产权、专利发明、著作版权等保护面临巨大挑战和威胁。一些高校档案也存在着一定的机密性，一旦泄露将会威胁着社会安定。由于信息安全问题的存在，使得许多高校对于档案资源的开发利用望而却步。

三、促进高校档案信息资源共享的基本策略

（一）加强信息化基础设施建设，培养应用型人才

加强档案信息资源的制度建设，建立和执行档案的整理归档制度和分类保管制度；加强高校档案信息的网络安全，明确保密责任，提高保密技术，保证档案信息系统和信息数据的安全。各高校普遍存在现代信息技术人才不足，我们应丰富管理人员的知识结构和造作现代化办公设备的能力，加强对档案人员的现代业务技术的培训，提高档案管理人员整体素质。

（二）树立主动服务意识，服务社会、服务公民

档案工作的出发点和落脚点就是档案资源的利用。长期以来，高校档案管理部门并没有认识到档案利用的重要性，也没有树立档案信息服务意识，社会公众对档案信息资源的需求也没有得到满足，档案的经济效益和社会效益没有实现。我们应树立要打破档案利用工作的旧的封闭思想观念，面向市场，面向公众，紧紧围绕经济建设中心，为公民服务、为社会服务，克服档案利用工作上的模糊观念，树立主动服务意识，加强服务力度，拓宽服务领域，增强服务效果。主动服务就是主动为用户找档案，为档案找用户，树立服务思想，端正服务态度，真正做到经济建设和社会发展到哪里，档案工作服务到哪里，充分发挥档案在经济建设和社会发展中的作用[2]。如今，公众在工作、学习、生活中越来越需要大量的档案信息资源作为自己行动的参考依据和准则，高校有必要通过学校网站、图书馆、档案馆等方式，向公众提供档案信息资源，满足社会公众知情权的需要。

（三）研究高校档案用户，明确服务内容的重点

档案利用者是高校档案信息资源服务的对象，是实现档案信息资源社会价值的主体。因此，我们在做好高校档案的管理工作时，还要了解档案用户不同的需求，改变档案利用被动的方式，掌握档案利用的主动权，从而更好地为利用者提供及时有效的服务。同时，高校档案资源具有广泛性、复杂性，如果不加区别地将高校全部档案资源开放，不可避免地导致高昂的管理成本和信息风险。因此我们应该将高校的档案信息资源进行整合，开放那些高校具有潜在经济、社会效益的优质特色资源，实现档案资源优化配置。

（四）不断完善高校档案利用的服务方式

目前，中国高校档案利用方式依然以入馆查询为主，查询手续烦琐、档案信息搜寻成本较高、效果不明显等问题突出，这就要求高校档案管理机构不断完善档案利用方式。完善高校档案利用方式就是要突出网络服务方式，利用高校网站提供档案信息查询服务，扩大高校档案资源的覆盖范围，把学校优质特色的档案信息资源纳入服务范围，扩大档案信息资源的影响力，实现社会价值。

（五）创建高校档案信息服务中心

从档案管理体制来看，高校档案部门缺乏统一管理和横向联系，各个高校封闭式的管理和利用本校的档案信息资源，高校之间缺少信息交流共享。而关于档案信息服务建设，“十二五”规划中明确指出“未来五年的主要任务之一是实施公共档案信息资源共享服务工程项，打造‘一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。” “加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理。”这就要求我们打破高校档案信息资源“孤岛”和“各自为政”的局面，联合开发各个高校优质的特色档案信息资源，建立高校档案信息中心，实现档案信息资源的共建共享。

（六）建立高校档案信息服务评价体系

建立高校档案服务评价体系将有助于档案信息服务的进行，提高信息服务的质量。对各项档案信息服务指标做出明确规定，建立完备的信息服务制度体系，对服务满意度评价信息进行采集分析，规范服务流程，改进服务方式，提高服务质量。

参考文献：

[1] 乔茂有.关于构建高校档案工作新模式的探讨[J].档案学研究，2009，（2）：31-33.

[2] 郑磊.高校档案利用服务质量模糊综合评判的研究[D].大连：大连海事大学（硕士学位论文），2012.

[责任编辑 吴 迪]