浅谈在建工程档案管理的现状与对策

魏军霞

（新疆额河建管局 新疆 乌鲁木齐 830000）

目前，我国水利水电建设进入快速发展时期，不同规模及形式的水电工程如雨后春笋，星罗棋布的建造于各条江河上，每时每刻都有成千上万的建设者酣战在这些工程项目上，如何把这些辉煌的时刻真真切切的记录下来，作为一种历史的见证，那就要做好工程档案的管理工作。水利工程档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，同时工程档案的质量又是衡量工程质量的重要依据，是工程建设与管理工作的重要组成部分。它随建设项目的开始而建立，又随建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。目前，水利行业档案管理工作很难达到同步管理，更难达到与工程建设同步完工，因此，做好在建工程的档案管理工作显得尤为重要。

1 在建水利水电工程档案管理工作的现状

大型水利工程项目备受各级党委、政府的重视与关注，但他们往往将建设、设计、施工、监督等列为工作重点，忽视了档案的收集、整理、归档、管理，导致重点建设项目档案管理工作相对滞后，不利于工程项目的后期管理，导致工程档案管理工作存在诸多问题，且影响后期各类工程验收工作，通过本人多年参与工程档案管理工作经验，总结如下几点问题：

1.1 档案管理意识不强

许多水利工程项目承建单位往往将工作重点放在项目建设的质量、进度和资金调度上，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，档案管理意识淡薄。在项目建设过程中，没有认识到工程档案是项目建设和管理的重要依据，忽视档案的作用。往往会出现档案管理人员为非工程技术人员，没有一定的档案管理经验，档案设备配置也不齐全，还会出现工程竣工时，为应付验收，才投入人力、物力，突击填补档案资料空缺，致使工程档案的系统性、准确性、真实性得不到有效保障。

1.2 档案管理制度成为一种虚设

通过近几年对各承建单位工程资料的检查，深切体会到，各单位的工程资料管理制度虽健全，也制度上墙，但是，档案管理人员对档案制度并不熟悉，虽每天与它在一起，缺让它成为档案室的一种虚设，同时对档案制度的执行力度不够。为使档案管理工作制度化，须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，并严格按照制度去规范档案日常管理，用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

1.3 档案管理人员业务水平低

通过参与这些年工程档案的管理工作，发现普遍存在：一是档案管理人员更换频繁，且非专业档案管理人员，大部分单位档案人员为兼职，不是专职档案管理人员，没有经过专业培训，缺乏必要的工程档案知识，不能很快进入岗位角色，而且出现工程建设中人员变动后档案无人接管的现象，档案质量大打折扣。二是档案管理人员对档案要求不熟悉。由于大部分档案管理人员是兼职未经过培训，缺乏应有的工程技术知识或档案专业知识，在实际工作中往往找不到工作的方向，不知从何处入手，造成归档材料不齐全、不规范等问题。三是不能很好的将档案管理与工程建设实际相结合。在日常工作中，凭主观臆断只收集纸张材料，忽略声像材料的收集，造成最直观，最形象的资料缺失，给工程资料的真实性打了折扣。

1.4 档案管理的权责不明确

目前诸多工程中，都存在工程项目分包的现象，造成在档案工作中，权责不明确，给档案管理工作带来影响。按照分包的有关要求，总承包单位有责任对分包单位的工程资料进行督查。大多分包单位人员配备就不全面，更谈不上专业。从分包的负责人到下面的施工管理人员，对工程资料的重视程度不够，从工程资料的收集、整理、归档都存在缺陷，甚至因管理不善，造成资料丢失，更甚者会因自然灾害对工程资料造成损坏，故权责明确，加强档案管理是保证工程资料齐全、完整的保证。

1.5 声像档案管理不规范

在诸多的在建工程中，声像档案的管理并不被重视，声像档案从收集、整理到归档仍存在诸多的问题，比如：对声像档案的认识还比较模糊，设备配备不齐全，摄影人员水平不高，拍摄内容不全面，拍摄后缺乏必要的整理等问题。由于上述各种因素的制约，使得最终形成的声像档案内容不够全面，质量不高，影响后续电子档案的编录。同时，不能够全面的反映整个工程建设的各个环节。尤其是在工程结束后，此类档案资料无法再次获取，会成为档案编制的一个缺陷，故加强声像档案管理势在必行。

2 加强水利工程建设项目工程档案管理工作的对策

2.1 领导重视，注重宣传

从多年的档案工作经验来看，凡是单位领导重视档案管理工作的单位，加之配备一名专职档案管理人员，工程档案管理的情况相对较好。新疆额河建管局领导对档案工作亦是专人领导，专职负责，做到责任层层分解，各负其责。同时还在日常工作中，宣传档案工作的重要性，通过实际案例让大家意识到档案的重要性，从而形成了建管局和各参建单位组成的工程项目档案管理网络，从人员体系上保证了档案工作的顺利开展。

2.2 完善规章制度，注重贯彻落实

新疆额河建管局在成立之时，就制定印发了《水利工程建设项目档案管理实施细则》，随着各类工程建设的陆续展开，通过与工程建设实际相结合，不断修订完善了档案要求，最终针对在建工程印发了《档案管理文件汇编》，该汇编中涵盖了档案管理办法、细则，声像档案管理办法及验收管理规定等章节，使工程参建各方统一了档案管理工作标准，做到了档案工作有章可循。在制度完备的条件下，更为重要的就是认真贯彻落实这些规章制度，用规范的制度管理档案，规范管理人员的工作，从而使档案管理向规范化、制度化发展，确保工程档案齐全完整，整理规范统一。

2.3 加强指导，跟踪服务

按照新疆额河建管局档案管理要求，建设单位档案管理人员职责中的一条就是：加强对监理、施工单位档案人员的业务指导，并定期检查。新疆额河建管局档案管理人员一直秉承着在努力做好自身档案的收集与整理工作的同时，积极督促和指导参建单位做好档案工作的理念，采取定期或不定期地形式对参建单位的档案管理工作进行检查和指导，多次与参建单位就档案管理工作进行沟通，统一认识。同时，因地制宜的进行一些档案培训，将理论与实践相结合，在培训过程中，将自身在档案管理工作中的经验和好的做法与参建单位档案人员分享，帮助参建单位解决档案管理中遇到的具体问题，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量。

2.4 明确要求，同步实施

按照新疆额河建管局长期以来对于档案管理工作的要求，各项目自立项始，就着手进行文件材料的收集和整理工作。在签订工程建设合同、协议时，对档案的收集、整理、移交又提出明确要求。同时，按照年度目标管理考核工作，将工程档案工作纳入日常工作范畴，工程资料检查与施工同步进行，并提出明确要求，每年至少对各单位工程资料进行2～3次检查，每次检查有记录、有反馈，切实将工程档案管理工作落到实处。

2.5 规范声像档案管理，便于查阅

在信息化飞速发展今天，数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对声像档案的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设的各个阶段，各监理、施工单位都会产生大量的图文资料，为保证电子类文件归档的完整性，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。尤其要按照工程项目划分，从单元、分部到单位工程，及时收集整理能够是反映工程建设各个环节的图片资料，按照统一载体，统一格式，形成一套系统、完整的声像档案。这样不仅提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

3 结语

水利工程档案是工程建设全过程的综合反映，有别于一般的档案，它是由多个单项工程组成，周期长，投资大，环节多。在整个工程建设中形成的档案数量大，种类多，专业性强，是一份宝贵的资源。档案工作作为工程建设管理的重要组成部分，日益成为一项维护工程经济效益、合法权益及记录工程项目真实面貌的重要基础性工作。水利工程档案作为一项系统工程，只有参建各方做到领导重视、机构人员落实、档案制度健全、管理网络建立、过程控制和全程跟踪有效，即可保证搞好水利工程建设档案管理工作，从而满足水电建设快速发展要求。※