高校档案管理存在的问题及解决对策

魏欣

（黑龙江省政法管理干部学院，哈尔滨 150080）

高校档案管理存在的问题及解决对策

魏欣

（黑龙江省政法管理干部学院，哈尔滨 150080）

高校档案管理活动是信息控制管理工程系统，包含了信息的输入、存储、加工、输出等等信息传输、存储过程，与其他文献管理活动相比，它具有其他档案管理系统所不具备的特殊性，在高校管理工作的基础中，高校档案管理为十分重要的地位。在各种形势的影响下，许多的问题与不足摆在了当前的高校管理工作面前。鉴于此情况，分析并提出意见和建议以改进和加强高校档案管理工作。

高校档案管理；存在的问题；解决对策

从高校档案的内容来看，一所高校的过去与现在都被记载在高校档案中，同时，一所高校的未来也被影射在高校档案之中。从此可看出，学校的组成部分中高校档案管理是不可或缺的的部分，做好高效管理工作更是能够成为学校竞争力的一个指标。可是，许多的问题与不足都随新的形势接踵而来，本文从档案工作人员，学校规章制度等方面进行分析，并且提出对应措施。

一、高校档案管理工作的任务

高校档案管理活动是信息控制管理工程系统，包含了信息的输入、存储、加工、输出等等信息传输、存储过程，与其他文献管理活动相比，它具有其他档案管理系统所不具备的特殊性：（一）缓慢的档案资源积累过程；（二）阶段性的档案管理过程；（三）具有依附性的档案管理活动对档案形成者；（四）对社会而言相对封闭的档案管理工作。其主要任务：1.高校档案工作通常按照贯彻执行国家关于档案工作的政策法规来统一进行规划；2.针对高校档案管理工作制订与建立规章制度，并负责监督、指导和检查执行；3.负责管理、接收、统计、保管全校的学生及教职员工的各类档案［1］；4.开发档案的公开与利用工作，负责档案的编辑，参考文献、词条的检索；5.做好重要档案信息资源的保密工作；6.加强档案信息工作的信息化建设，开展多方面协作，档案管理人员的业务培训、档案学术研究和交流活动，档案宣传工作和利用者进行教育活动。

二、高校档案管理目前存在的问题

1.档案机构设立在管理体制上不健全，党办、校办下的科级建制占绝大多数档案机构，导致归属校办管理，编制少，人手不足，从而必然分工不够具体，职责难以划分清楚；2.档案工作人员素质偏低，大多数是半路出家，没有经过业务学习和培训上岗，业务知识缺乏，业务不精通已成普遍现象；3.档案门类不全，不能满足各种人群的具体需要；4.档案材料不够全面的收集，首先由于设备不全，所以档案收集工作受到很大的限制，很多的学校不重视档案管理工作，不购置完整的电子设备，把节省下来的经费过分地投资于科研建设，资金的分配有失妥贴，无论是在人员和时间方面还是在资金上，对档案管理方面的投入都明显不足，没有认识到合理的利用档案资源是可以创造经济效益来反哺科研建设的，能够处理好二者的关系是一举两得的好事；5.档案管理没能真正发挥作用，缺乏档案管理意识。

三、高校档案管理工作措施及创新

知识经济时代，信息爆炸时代都是当今时代的特点。各行各业都在这个时代中发生着日新月异的变化。档案管理工作要想跟得上时代发展的步伐，在新形势下拓宽和创造更加广阔的档案管理空间，就必须在档案管理的理论知识方面有所创新。政府职能部门都应在随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善这一关键时刻考虑和应对更大的问题，挑战更加严峻的新局势，另外，政府职能以及行政管理模式必然随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善不断的变化与自我完善，对于档案工作者来说工作的繁重必然与日俱增。档案工作者如果没有在新问题新挑战面前，从思想上给予高度重视，在行动上积极去探索新的路子，在实践上不断创新，那么，定会被新的形势发展所抛弃，非但不会促进档案管理工作的前进，而且会严重地制约着档案管理工作。

（一）档案管理的创新基本含义

档案管理工作的变化能否有明确的认识直接关系到档案管理人员要在思想观念方面创新，如何对档案管理工作的变化有明确的认识要从过去档案工作主的特性来看，从前是为政治服务，是相对封闭的，所以服务的方式也是被动接待为主，档案工作在改革开放之后，产生了重大的转变，不仅要为政治服务，而且还要为经济建设、教学科研、编史修志所服务。而且还要面向社会全面开放，并且要主动地开放档案管理信息的资源，主动为改革开放的经济建设所服务。新的社会在社会主义市场经济建立后对档案事业提出了新的更高的要求。档案工作者只有在日益变化的新形势下解放思想，更新理念，拓展创新，并且要研究新情况新问题，实现新的突破。创新思想的培养必须时刻是档案管理工作者所重视的，创新思想不是平白无故的空想，必须以已有知识和技能以及思维想融合并产生在实践当中，创新思想必须具有独特性，新颖性，灵活性，逻辑性，创新思想是可以不断的培养的。所以，在工作中要十分注重创新思维的培养。档案管理者如要在技术管理创新首先，要努力推进管理模式的创新，自觉并且不断坚持在管理方法上的创新，在管理手段现代化不断创新，坚决摒弃因循守旧的思想，摆脱禁锢在档案管理的落后理念。利用好档案管理其实是利用好信息资源，同样会产生经济和社会效益，把被动的服务变成主动的服务，从静态的管理与服务变成动态的管理与服务，积极从封闭的管理模式转变成开放性的管理模式，要从单一的服务面向多元化多面的服务。并且，档案管理工作要建立系统高效的数字化管理模式，由此才可以与新时代下的爆炸的信息时代想匹配，不会在日益繁重的数字与文字中苦苦挣扎。

（二）高校档案管理工作具体措施

1.提高领导对档案管理重要性的认识。首先要把档案管理工作纳入学校工作规划中的一部分。并要求教职员工对档案管理知识进行了解和学习。把档案管理工作作为学校科研管理评审晋级考核标准之一。2.健全高校档案管理的外部设施及规章制度建设。首先，要派专职领导进行日常工作的开展，要配备一定数量的专职档案管理人员，根据档案管理业务要求的特殊性，在全校形成相对稳定的、牢固的、更新自主的档案工作系统，更好的实现档案的规范化，合理化，常规化，标准化管理。3.加强档案管理工作人员素质，稳定队伍，提高档案管理人员素质是提高档案管理水平的必不可少的重要条件，在配备档案人员中，要注重文化、年龄、性别、专业结构层次的比例结构，逐步增加档案专业人员队伍素质的提升，要改变档案管理人员稳定性差的问题以及因此而产生的一系列问题，并且努力改善工作条件和福利待遇，更要从政治上关心档案人员的成长［2］。4.不断地提高档案服务功能。服务也是一种管理，管理亦是一种服务，档案管理人员的服务程度可直接检验档案管理工作优与劣。标准比比皆是：是否档案内容完整，是否档案查阅方便，把档案利用者是否视为客户，等等。

档案保护因为是一项非常细致且烦琐的工作，所以一定要定期检查，而且要随时检查，更要随时反省，防患于未然，要能够意识到任何一个小小的疏忽将会给社会给国家带来无法挽回的损失，而高校档案管理工作人员目前的工作相对而言比较被动，不同程度的存在不按规章制度办事的现象，以及缺乏档案保护意识和档案管理责任人不明确的问题，责权界限不清的问题，还有问题相互推托的情况。对于档案的质量、数量重视不够。与教学任务和其他的档案管理相比较，对学生档案的管理工作的重视不够，对学生档案管理的体制不完善。学校档案的重要组成部分就是学生档案，但是，高校往往对其忽视，没有认识到对于学生档案工作的重要性，而且没有将学生档案管理工作提到议事日程。

［1］吕光.浅议高校档案管理工作存在的问题及改进措施［J］.产业与科技论坛，2006，（3）.

［2］马新.浅谈我国高等学校的档案管理工作［J］.黑龙江科技

信息，2010，（5）.

［责任编辑：曲占峰］

Problem s and Solutions of Archives Management in College and University

WEI Xin

University archives management in college and university is engineering systems that mainly control in for mation,including inputting,storage and processing,outputting information and transmission of information.Comparing with other literature management activities,it has particularities that other file management systems do not have.It plays very important role in the basic management in college and university.Under the influence of a variety of circumstances,many of the problems and shortcomings are placed in front of the current university administration.In view of this situation,analyze and provide constructive advice and recommendations to improve and strengthen archives management in college and university.

archives management in college and university;existing problems;solutions

G717

：A

：1008-7966（2014）03-0159-02

2014-04-11

魏欣（1973-），女，黑龙江宁安人，工作人员。