国有设备档案的现代化管理应与企业发展相一致

刘忠艳

（胜利油田现河采油厂 综合档案室，山东 东营 257000）

档案是人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯。设备档案是指设备在购置、安装、使用、维护维修过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作是人类为了更有效地保存和积累已往的文明成果，并使之更好地服务于人类现实社会活动的工作。相对应的设备档案是档案的一个分支，它的现代化管理工作就是在企业的不断发展过程中应运而生的。在现代化企业飞速发展的今天，如何根据发展的需要，合理有据地确定企业设备档案在现代化企业中的地位、作用，为企业谋求最大的经济效益、社会效益。保障设备档案与企业发展同步，是现在档案管理人员面临的主要问题。就以上问题有以下几种解决办法，仅供参考。

1 设备档案的现代化管理工作要与企业发展现状相适应

设备档案是在企业发展过程中，根据企业的发展需要，不断积累和发展起来的，在企业发展中起着辅助、指导的作用，与企业的兴衰一一对应。可以这样讲：一个企业没有了，那么设备档案在这个企业中的作用也就消失了。企业是档案依存的主体，主体丢失载体自然消失。国有企业实行破产整合，在破产的同时，由于设备的大量转卖、设备档案形同虚设，再也无法起到应有的作用，只能申请报废或销毁。这说明档案对企业的依赖性，设备档案资料应适应企业的发展，在发展中为企业提供服务。

1.1 根据企业的发展，制订相应的设备档案管理规范。根据企业的发展方向，将设备档案分门别类，以适应企业发展的需要。

1.2 建立设备档案的流通环节，在企业转制、转型、破产等问题出现时，根据不同的情况，建立档案设备的共同流通机制，以确保设备档案服务的最大化。

1.3 建立健全国有大型设备及高精尖设备的档案目录的查询、利用、跟踪卡片，确保企业设备的安全运行，及档案材料的利用效果。用经济效益、社会效益证明设备档案在企业中的地位。

1.4 根据企业发展的需要，定时定期检查库存设备档案，建立“档案—设备”联系卡，针对报废、损坏等的设备，库存档案资料已没有保存价值的，应与相关责任人一起及时撤出或销毁，确保库存资料的准确性。

2 加强设备档案信息化建设，确保设备档案利用的灵活性

企业设备的投入为企业顺利发展注入了动力。设备在安装、运行过程中形成的资料档案是该企业发展过程中不可或缺的。设备的运行、检修、维护、保养都需要设备档案的技术支持。随着改革的不断深化，企业所有形式也在不断发生变化。股份制、私企、外企逐步发展起来，给经济发展带来了活力，同时设备档案的管理则由原来的共有慢慢向私有转化，在此过程中就存在原来共有的资源不能继续共享，从而降低了档案的利用率。以采油厂为例，采油厂的三产改制后成为独立的股份企业，设备、资料随单位一并划出。这样就产生了同型号、同车型、同编号设备资料的查阅矛盾。一本资料几个单位同时借阅，或大部分资料处于无人问津的情况时有发生。为了提高档案的利用率，改变资料的独有、独占、不透明的现状，采油厂根据中石化、管理局档案馆的管理要求，进一步深化档案管理，建立档案信息网络，实现档案信息资源的数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，消除了资料的浪费、利用率低的情况。仅以电网检修为例，利用库藏资料节省了检修时间，优化了电器设备的日常维护管理，圆满完成了电网检修的任务，为采油厂的节能降耗做出了应有的贡献，同时也为采油厂节约了大笔设备的购置费用。

3 优化设备档案的管理模式，使其进一步为企业的发展服务

为了进一步提高设备档案的利用率、透明度，使其能够更好地服务于企业应用与生产，充分发挥其档案本身的作用，让企业特别是企业领导认识到它存在的价值至关重要。要做到这几点则必须：

3.1 进一步加强档案系统各档案馆的纵向联系，确保设备资源的不断补充。设备档案的库存量、存储质量是为企业提供服务好坏的衡量标准。这个标准往往取决于使用者，因为只有在实践中获得效益的才有说服力。有了效益才能让领导重视档案工作，才能使其尊重档案管理的地位。因此，加强各部门的联系，确保档案资料完整归档，才能为更好地服务企业提供可靠的资源。

3.2 建立设备档案利用“反馈”卡，深层次开发设备档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如：采油厂是各类型泵的主要使用者，在使用过程中，该设备的运行情况能否满足生产需要，这时库藏资料就是检验其的标准，为企业再生产过程中出现的问题提供技术支持。在此基础上，检查企业设备在生产、利用、维修的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。这样，档案的作用就显现出来了。

综上所述，设备档案在社会实践中以其特殊性决定了其在企业生产中的特殊地位，它是社会、企业发展中必不可少的一个元素。充分利用设备档案的绩效作用，建立统一的档案服务模式，才能为企业的发展和经济效益的提高，提供良好的参考，从而真正体现设备档案的现代化管理与企业发展相一致的真实涵义。

[1]设备仪器档案管理细则（胜利油田档案管理中心）.