房产档案数字扫描操作程序规范化探索

孙庆萍

（镇江市房产登记管理中心，江苏镇江 212000）

0 引言

房产档案的数字化扫描工作千头万绪，比较繁琐。有时几件工作需要同时集中处理，如果每项工作没有一定的规范性，那么就比较容易在具体操作时变得混乱、没有头绪。通过对最近提出的有关规范化工作流程的思考，笔者将平常的工作归纳总结为以下几点。

1 挂失和查封等资料的接收与扫描

（1）挂失和注销挂失的资料是由接待部移交的。其中挂失资料需要扫描，注销挂失的资料一般情况下不扫描，只有特殊情况（如有遗失补证异议申请书等等）才扫描。扫描挂失资料时要做到3点：①要仔细核对被挂失房屋的丘权号、产权人姓名及所有权证号这些基本信息；②在扫描时要保证资料的完整性和图像的清晰准确；③有部分挂失房屋的档案是比较老的案子，这些老案子在过去扫描中，由于客观原因会出现电子档案丢失的情况，发生这种情况要及时补扫描。接收的挂失和注销挂失资料都要进行记录，以便于以后的查询和检查。（2）查封、解封、协助执行通知书及注销权证的资料，是由法规科移交过来的。这些不同的资料都有不同的操作规范，在工作中要注意总结归纳。扫描时要严格按照规范的要求来执行。笔者将其归纳为4点：①所有的资料在扫描时都要核对房屋的产权人姓名、所有权证号及房屋坐落四项信息，确保扫描的准确无误及完整清晰。②有关法院行政判决书的规定，这些资料的除了要扫描存档，还要在审核表（一）上加盖销字章，进行电子档案的覆盖。③先查封许可证，后允许发证。解封是产权案的，把相关资料扫描至产权案。装订时，要装在许可证内，并在产权案中注明。④和挂失一样，如果在查封中发现没有图像的档案要及时补扫描。法院查封、解封及协助执行的资料相当重要，对于其在扫描和装档的过程中要仔细核对，按照上面的规范认真地去完成。

2 修改案的接收与扫描规范

已经归档的档案，在一般情况下是不能修改的。但由于房产档案的复杂性，在前期的各个环节中难免会出现一些问题。这就涉及到可能会对已归档的案子进行修改。为了保证档案管理的严格性和保密性，对档案修改这块进行了规范化的要求。

档案的修改在方式上分为2类：一种是只在原档案基础上进行修改，这种修改是对电子档案进行覆盖；另一种是对原档案进行替换、添加和抽出等操作，就需要对电子档案与实物档案都进行修改。

针对上述的2种情况，镇江市房产登记管理中心专门设计了档案信息维护联系单，内容包括各业务科室对某些档案资料信息的修改，和对资料的添加以及替换等（见表1）。采用规范化的工作要求，对修改档案的原因与时间可以有直观的了解。有利于提高工作效率，也有利于发现工作中的问题，通过不断的总结和归纳，减少及避免问题，保证工作在规范化的流程中有序的进行。

表1 联系单示例

3 工作中的疑难问题，用规范化方式解决

每项工作中都会出现棘手的问题，这些疑难问题需要工作人员凭经验去分析，找到解决的方法。当然，解决问题也是需要一套规范化的方法，有步骤的进行。而不是毫无章法的胡乱去想，那样既解决不了问题，还耽误了时间，影响了工作。

在工作中笔者发现，少数案子会出现调阅不到电子档案的情况。而这些案子可按扫描时间分为2类：一类是扫描时间在2004年以前的；另一类是2004年以后的扫描的。2004年以前的是还未分户立卷的档案，称为老案子。老案子出现没有电子档案的情况较多，因为当时的扫描采用的是自己录入的方式，难免会出现缺失的情况，对于这些老案子只要补扫描就行了。2004年后分户立卷的新案子是通过点击信息条目进行扫描的，出现这种情况的较少。但只要发现了问题，都应该不断分析总结，用规范化的方式解决问题。

通过对新案子没有电子档案的情况进行分析，总结出以下几种可能：（1）电子信息条目有误，造成档案无信息的现象。有些信息的权证号会出现一些错误，从而调不到电子档案，可以用坐落或产权人姓名进行调阅，并把错误的丘权号改正过来既可。（2）如果用坐落和姓名仍未调阅到信息，就在扫描的流程中检查该信息是否没被点击，就是未对信息条目进行保存，也会造成调不到电子信息。这种情况只要将此信息条目进行点击保存就行了。（3）信息丢失现象，致使无法调阅电子档，这是由系统原因造成的，目前由向信息中心提供此类档案的案件编号、丘号等相关内容，由信息中心查明原因，从根本上解决这类问题。（4）信息被移到拆除系统中，此情况是近期才发现的。对没有电子档案的，都会调阅实物档案查看，发现整幢楼房中某一户的电子信息发生丢失，最有可能被移到拆除库中。会与其他部门进行沟通，确认此房屋是否已被拆除，如果没有就需从拆除库中恢复。用规范化的方法解决工作中的问题，条分缕析、既有利于发现新的情况，也能对工作有全面性的了解，增加了解决问题的能力。

4 权限使用的规范化管理

工作权限的使用，需要严格的规范化管理。房产档案不同于其他档案，是一项保密性很强的档案。在档案中心工作会经常接触到档案，不管是电子档案还是实物档案，在利用时都要做到合法、合理。

每个人的电脑都要设置用户名和密码，个人的权限、工号和密码都要自己保管好，不要随意泄露。房产档案是重要的资料，对产权人而言也具有隐私性，所以在工作中一定要对每一份案子负责，严格按规定操作。在扫描时，要保证每份档案资料的完整性，不遗留一张纸片在手上。在调阅档案时要有相应的记录，谁在何时调阅了那一份档案，都要有详细的记录，并且能够查的到。

同时，要提高自身的觉悟。工作时打开的程序和系统，当人离开电脑时一定要随时关闭。自觉主动的遵守权限使用的规定，在有效地利用档案的同时，做好档案的保密工作。

上面提到的几点，是在工作中采用规范化方法的部分总结。当然，还有很多方面没有提到。必须认识到，工作中如果没有一套规范标准，会比较容易混乱，不便于管理。规范化的工作流程，可以使各项工作条理分明，大大提高了工作效率，减少错误的发生。