对工程造价咨询企业档案管理的几点建议

韩文广 陈莉娟

1上海晟戈实业发展有限公司（200000）2河南省鑫诚工程管理有限公司（450000）

对工程造价咨询企业档案管理的几点建议

韩文广 陈莉娟

1上海晟戈实业发展有限公司（200000）2河南省鑫诚工程管理有限公司（450000）

随着社会的不断发展和人们认识的不断提高，以及我国加入WTO以后开放的竞争体系，使得大家越来越注重档案的管理，特别是工程造价咨询业的档案管理备受关注。工程造价咨询业的档案管理涉及方方面面，我们重点探讨一下，工程造价咨询业出具的成果文件的档案管理。

工程造价咨询；档案；归档；管理

工程造价咨询业是个新兴行业，它是以工程造价咨询企业为主，以造价咨询业务为主要内容的工程服务的第三产业，这就要求工程造价咨询业要给业主提供更优质、更放心的服务。工程造价咨询业的主要任务是接受委托，对建设项目工程造价的确定与控制提供专业服务，出具工程造价成果文件。出具的工程造价成果文件应保证其合法、合理、准备无误，特别是工程造价比较大的项目，以及涉及到国家重点审计项目，更应该保证其准确性，并对出具成果文件的准确性负责。当建设项目造价出现某种问题的时候，对造价人员出具的建设项目成果文件有据可查，这就涉及到了档案管理。

1 档案管理

档案管理是造价咨询机构质量管理的前提，造价咨询单位应建立完善的档案管理制度，完善材料归档。

为保证成果文件的质量要求，工程造价咨询企业应对委托者提供的书面资料（委托者提供的书面资料应加盖公章或有效合法的签名）进行有效和合理性核对，应保证自身收集的或已有的造价基础资料和编制依据全面、现行、有效。同时，对自身咨询业务使用的工程计价基础资料和编制依据等要承担相应责任。为了便于质量的检查，成果文件及过程文件均需归档，便于咨询企业规范管理，理清责任,同时提高工程造价咨询企业的质量管理。

2 档案管理对工程造价咨询机构出具文件的可追溯性提供有利的保障

工程造价技术档案分为成果文件和过程文件两类。成果文件即提交给委托方的成果报告。成果文件包括:投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算等。过程文件是支撑成果文件的基础，不包括在成果文件中，但具有可追溯性。过程文件包括:委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及附件，招标文件及招标补遗文件，竣工验收报告及完整的竣工验收资料,工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、会议纪要等书面协议或文件，施工过程中甲方确认的材料、设备价款、甲供材料、设备清单，承包人的营业执照及资质等级证书等。为了便于造价咨询机构出具的文件有据可查，并且出具时间较长的文件也具有可追溯性，成果文件和过程文件均需归档，以后对工程造价咨询机构出具文件的可追溯性提供有利的保障。

3 档案管理中成果文件的存档规定

1）上述中提到成果文件即提交给委托方的成果报告。除提交给委托方外，造价咨询公司内部要存档一份,归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，归档的成果文件应包括纸质原件和电子文件。其他文件及依据可为纸质原件、复印件或电子文件，工程造价协会规定工程审核类的成果文件在存档过程中应包括以下资料:①审核报告及定案表;②工程量计算书及计算书底稿；③送审单位结算书；④施工合同及补充协议；⑤经济签证；⑥变更资料；⑦洽商记录；⑧委托方评价意见等。工程预算类成果文件存档过程中应包括以下资料:①建设方提供的招标文件及答疑文件；②工程（概）预算（标底）书；③工程量计算书（抽筋附钢筋分析）；④委托方评价意见。工程清单类成果文件存档过程中应包括以下资料:①工程量清单；②招标控制价；③工程量计算书及钢筋量计算书；④委托方评价意见。存档过程中，要填写成果文件交接单，双方签字、盖章后方可交接。工程造价技术档案过程文件自归档之日起，保存期应为5年；成果文件自归档之日起保存期应为10年。

2）归档文件必须完整、系统，能够反映工程编制和审查活动的全过程，归档文件必须经过分类整理，应组成符合要求的案卷。案卷封面的编制:

①填写档号:按照报告书的编号；②档案馆号:例如2011年为I，依次2012年为J；③案卷题名:项目的名称；④编制单位:某工程管理有限公司；⑤编制日期:本报告书上的日期；⑥保管期限:十年；⑦密级:一级。

4 档案管理的几点建议

1）工程造价咨询企业出具的成果文件资料，作为工程造价的最终成果文件，具有法律效力。当成果文件对应的工程出现某种问题的时候，特别是投资巨大的项目，势必会涉及到重新调阅出具的成果文件资料，这就要求工程造价人员做完一项工程以后，和此项目有关的一些具有支撑力的有效、合法的资料要及时存档，以利于日后的查找和调阅。

2）归档的文件要分类整理，编码排序，便于后续的查找，建立完整的档案管理制度是为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，努力开发和利用档案信息资源，便于工程造价咨询成果质量的审查，为工程造价咨询企业提供更及时、有效的服务，促进企业健康发展。

[1]中国建设工程造价管理协会标准,建设工程造价咨询成果文件质量标准[S].北京:中国计划出版社,2012,36.

[2]中国建设工程造价管理协会标准,建设项目工程结算编审规程[S].北京:中国计划出版社,2007,20.