基于企业资源计划系统优化会计业务流程

王英

基于企业资源计划系统优化会计业务流程

王英

随着市场经济的发展，企业构建了物流、资金流和信息流为主的资源计划系统，为企业的会计业务提供了大量的实时数据，进而实现了相关数据的及时处理和会计信息的及时披露。因此，企业要节省资金、提高经济效益，就要以资源计划系统为前提来完善会计业务流程。本文基于企业资源计划系统视角对会计业务流程优化及其存在的问题进行了阐释，并结合实际情况对优化企业会计流程提出具体的建议。

企业资源计划；会计；业务流程

一、基于企业资源计划系统下会计业务流程优化的概述

企业资源计划系统下的会计业务流程优化即会计流程重组，也就是对企业的会计流程进行根本性再思考和彻底性再设计，从而大幅度提高会计信息的相关性、及时性，节约会计成本，获得在会计成本、会计信息质量、服务和效率等方面业绩的改善，使得企业的会计业务能最大限度地适应以“顾客、竞争和变化”为特征的现代企业经营环境。首先，企业会计业务流程要实现数据的共享，当前企业的职能管理模式，使得会计数据无法共享，导致管理不能发挥其作用。企业实行这种职能管理模式，致使各个管理部门之间相互分离，各部门之间的信息难以集成和交换，其搜集和整理的数据都是从本部门利益出发，难以为公司层面的会计业务提供真正、可靠的数据。因此，基于资源计划系统的会计业务流程要集成信息和共享数据，进而提高整个企业的会计管理水平，更好地为企业发展服务。其次，企业整合各个部门的业务流程，加强内控管理。传统职能管理模式下，企业的会计业务仅仅为本部门服务，而会忽略公司或集团的总体利益。这种传统管理模式使各部门之间的业务流程交叉重叠，业务流程冗长，不仅浪费企业资源，还容易导致数据出错，会计业务存在一定的局限性。而资源计划系统能够构建一个大会计环境，将企业整个会计链有效地衔接起来，减少了不必要的流程，加强了内控管理，会计信息和数据相对更为精准。第三，基于资源计划系统的会计业务能够更好地掌握企业信息，进而逐步完善自身业务流程使其更适合企业和市场的发展。传统管理模式下的会计业务流程过于模式化，与企业自身发展不匹配，甚至会制约企业的发展。不同行业的企业具备自己固有的特征，即使是相同行业的不同企业，会计业务的具体流程也各有不同。企业的会计业务流程会受到企业所处环境、规模、企业文化、发展方向及管理模式等因素的影响。因此，会计业务流程要依据资源计划系统所提供的信息和企业自身的情况，构建适合企业发展的会计流程。

二、当前企业优化会计业务流程存在的问题

首先，企业优化过程中首要面对的问题就是数据安全问题。企业的会计业务流程优化主要依赖于对网络和信息技术的运用，但由于网络和信息技术存在一定的风险性和不确定性，比如系统故障所造成的风险、企业内、外部人员恶意破坏造成数据损失等，这些因素在优化过程中都要慎重考虑。

其次，企业优化过程中要考虑人员的素质问题。基于资源环境计划下优化流程要求业务操作人员具有较高的综合素质，他们不仅要有一定的专业会计知识，还要具备相关的计算机和软件操作知识，但目前企业这方面的人才相对较少，给优化会计业务流程带来了一定的困难。同时，优化业务流程不仅仅是财务部门的事情，还需要各个部门相关人员的配合，因此要求其他员工也应掌握一定知识，以承担相应的协调工作，但企业对员工相关知识的培训较少。

第三，企业优化过程中面临的另一问题就是如何真实的反映企业财务状况，如何有效地考评企业的投入、营运和产生的业绩，向管理者及时提供有效的数据，进而使得企业各部门能从会计流程中获取有价值的信息，提高会计信息的运用效率。但目前会计信息和数据很少跟踪和反映从投入到产出这个循环周期中企业资源计划运营的情况，尤其是依据实际成本对投入物资进行计价，即使按计划成本计价，最终也要将计划成本调整为实际成本，这使得成本核算人员耗费大量的时间去计算成本差异额等，工作效率的降低导致会计部门无法为企业拓展业务提供有效的信息和决策。

三、基于企业资源计划系统优化会计业务流程的具体策略

首先，企业优化会计业务流程的理念要从事务处理到自我服务。企业资源计划系统是以提高流程事物处理效率为基础，企业在安排生产过程中采用计算机来规划，但资源计划系统需要以原始数据为支撑点，但大部分企业则是进行数据的二次输入。因此，许多企业优化会计业务流程不到位都是因其对原始数据处理不当。要解决这个问题，企业会计流程优化的理念应从事物处理转向自我服务，会计业务人员直接将数据输入计算机，而不进行二次录入。

其次，基于资源计划系统企业优化会计业务流程设计。企业在资源计划系统的指导下，企业的业务流程主要运用所获取的会计系统数据对原有以职能模式的流程进行优化和重构，依据企业生产流程，当某一流程事件发生时相应的信息数据可通过各个部门的信息数据子系统加以保存。同时，资源计划系统下可运用系统化改造的方式来重新设定业务流程。

第三，基于资源计划系统的指导下会计业务流程优化设计。从资源计划系统角度考虑，企业会计流程主要是企业要重构以原来职能为导向设计的会计系统数据和技术，根据企业当前的生产情况，系统中某一流程事件发生时各个部门的系统就会对其信息进行收集，并将整个业务事件相关数据传输给总信息数据库来保存。同时，资源计划系统下要用系统化改造方法来构建新业务流程，即分析现有业务流程，最小化会计业务流程中的非增值活动，并调整核心增值活动，以达到完善现代化会计业务流程的目标。系统化改造业务流程基本步骤为：清除—简化—整合—自动。

第四，基于资源计划系统整合和重构财务部门的职能。优化会计业务流程要以整合和规划财务工作与其他业务工作关系为前提，这就涉及到了财务部门要调整岗位。因此，构建和完善会计业务流程之后，企业要根据调整后的流程重新分配财务部门的工作任务，如取消一些不必要的工作，或者调整某些工作岗位的职能，或者新增一些工作部门。一般来看，企业优化流程之后，将会对供销存业务与财会业务进行一体化的管理。财务对供销存的记录会由计算机系统自动进行录入。企业进行采购时，系统会自动生成入库单，库存管理模式还会自动核实存货的成本，并把核算凭证转入总账系统。因此，原来财务部门所设置的成本核查、库存管理等岗位就能够取消了。

总之，基于资源计划系统来完善会计业务流程，使得会计业务水平大幅度提升，一旦企业发生了经济业务，系统会自动记录相关数据，之后会根据记录自动生成相应的会计凭证，减轻了企业的财会人员工作量，进行会计相关工作更为精准。同时，会计业务流程优化有利于各部门共享财务会计信息和数据，并有利于财会人员随时监控经济业务情况，并为管理者提供信息以使其快速作出决策，提高企业的经营效率。

（作者单位：大庆油田钻探工程公司钻井三公司）