浅析工程建设项目档案的管理与利用工作

田双燕

摘要：在科技档案中，作为重要组成部分工程建设项目档案对于经济社会发展具有重要意义。本文在分析工程建设项目档案的概念、特点、重要性的基础上，从三个方面探讨、介绍了做好工程项目建设档案的方法，对于做好工程建设项目档案的收集、整理、归档、管理、利用工作，确保其齐全、安全、系统、完整具有一定的指导作用。

关键词：档案管理 档案利用 工程项目

工程建设项目档案是进行归档保存的所有文件材料，通常情况下是从工程项目的决策开始到工程项目建成投产的全过程中形成的。工程建设项目档案主要包括：项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计到建设实施、调试、生产准备等各阶段形成的文字、图表、声像等一系列的资料，对于这些资料来说，其特点是：一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。因此工程建设项目有关部门，必须依据《档案法》及相关的政策法规，理顺关系，积极参与，强化管理，在工程项目档案的形成、搜集、整理、归档工作中，结合实际，主动作为，在一定程度上确保工程项目建设档案的齐全性、安全性、系统性，进而为后续的管理利用提供方便。

1 工程建设档案的形成与搜集

档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累起来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。

1.1 建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。

1.2 做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。

2 整理与归档建设项目档案

为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：

2.1 对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。

2.2 明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。

2.3 确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：①掌握建设单位的职能活动，在基建文件中，将其职能活动作为归档的重点。②基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离清。③根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。

2.4 严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：①收集齐全归档范围内的基建文件材料。②系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。③划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级。④归档的基建材料要确保字迹、线条清晰，纸质优良。不得用铅笔、圆珠笔、复写纸等书写文件的底稿。⑤基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。

3 建设项目档案的管理与利用

3.1 有关档案管理的标准、规范，需要建设项目档案管理人员进行主动学习，学习与本单位有关的专业知识，熟悉业务范围，能识别各专业的图纸。只有这样，面对繁杂的文件材料内容，才能进行分门类别，确保文件之间的联系性，及时收集档案资料，同时增强档案收集工作的主动性。

3.2 确保工程建设项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。①确保工程建设项目档案的齐全性，不得出现残缺不全的现象；②档案内容与反映的对象保持一致，不能存在差错。对于档案资料来说，一旦丧失准确性，也就失去了存在的意义和价值。③保持文件材料之间的联系，避免出现杂乱无章的现象。④确保档案的安全性，建立和完善保密制度、保管制度和借阅制度。

3.3 对于社会和生产来说，建设项目档案的开发利用是一项重要工作，这是管理建设项目档案的根本目的所在。①对项目建设档案管理加强建设各项业务，进一步提高管理水平。②为了方便查阅利用，需要编制各种科学的、符合实际的检索工具。③通过采取各种方式，做好服务工作，积极开展项目档案编研工作。

3.4 应用计算机技术进行工程建设项目档案管理。随着各单位工程建设项目的不断增加，档案数量也在不断增加，信息量不断增加，为广泛利用计算机技术开展档案管理利用工作提供了有利条件。计算机主要用于档案编目、检索、统计、借阅等业务工作。对档案通过计算机进行综合化管理，一方面提高工程项目档案的存贮、处理及检索能力，另一方面全面提升工程档案管理工作的效率和质量。

参考文献：

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