项目型企业的合同管理探析

●陈晓伟

项目型企业的合同管理探析

●陈晓伟

商品经济的产物之一就是企业的合同，它是法律在商品交换的表现形式。企业在市场经济体制下的经济往来，必须通过合同形式开展，因此，合同管理是企业内部控制的主要手段。能否切实落实好合同管理，是检验企业现代化经营的一个标准。

合同管理 企业内部控制 现代化经营

现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，在石油勘探行业，有许多企业属于典型的项目型企业，即企业通过完成项目的交付方式，为客户提供产品或服务。此类企业选择和执行何种类型的项目，会充分反映出企业的市场战略，因此做好企业项目管理在此类企业中显得尤为重要。企业项目管理战略规划的重点，不是讨论项目经理如何对单个项目进行管理，而是讨论如何建立企业的项目管理环境，支持、帮助和监督企业所有的项目经理，这其中能否有效地做好合同管理是一个非常重要的因素。在本文中笔者拟对项目型企业合同管理中的问题进行分析，并提出相关的对策。

一、油田项目型企业在合同管理中存在的问题

1.在合同签订过程中，比较多的问题集中表现为：一是合同主体不当。合同主体必须是有相应的民事权利或民事行为能力的当事人，但是在一些合同中，却不具备上述两种能力或者具备这两种能力但不是合同当事人。二是合同文字不严谨、不准确，条款思路不清，漏洞百出，给一些不法分子留下了可趁之机。由于合同文字不严谨，合同条款挂一漏万，而造成的合同风险加大是在合同管理中经常遇到的问题。提到合同风险，它的客观存在是由其合同特殊性、合同履行的长期性和合同履行的多样性、复杂性以及工程的特点决定的。合同的客观风险是法律法规、合同条件以及国际惯例规定，其风险责任是合同双方无法回避的。

在实际合同管理工作中常见的是合同中文字和语句模棱两可，比如合同条款中“应当”用“可以”；对双方的工程责任界限不明确，语言含糊不清等等都会埋下合同纠纷的隐患。

至于合同内容不齐全、条款不完整、出现漏项的例子更多。比如对合同规定的工程实施过程中的各种可能情况预测不当，说明不完整；有些合同签订中漏掉违约责任或者违约责任规定不全，只简单规定出违约责任后，违约方要承担赔偿责任，但对具体“赔多少，怎么赔”却没有明确的规定。当前业主拖欠工程款已成为困扰项目型企业的严重问题，如果工程合同对拖欠工程款的规定不明确责任，必将给日后追缴欠款留下隐患，给企业带来不可估量的损失。

2.关于工程风险转嫁问题。由于现在工程承包市场竞争激烈，作为项目型企业，经常遇到业主利用有利的竞争地位和起草合同的便利条件，在合同中把相当一部分风险转嫁给承包人，造成风险承担上的不平衡。主要有合同存在单方面的约束性，不平衡的责权利条款，合同内缺少和有不完善的转移风险的担保、索赔、保险等条款，缺少因第三方造成工期延误或经济损失的赔偿条款，缺少对发包人驻工地代表或监理工程师工作效率低或发出错误指令的制约条款等。

另一种常遇到的形式是由于业主往往要以固定价格合同的方式签定合同，对项目型企业来说这种合同方式风险很大。而且在执行合同的过程中，无论市场（包括价格风险、工作量风险等）发生了多大的变动，项目型企业都无法索赔。实践中业主给的招标时间很紧，为了抢占市场项目型企业承包人往往没有时间进行认真的核算，一般都是粗略地对工作量、成本等大概估计一下。一但遇到不可抗拒的涨价因素或其他风险，结果可想而知。

3.境外合同文本的疑问。在中国加入WTO以后，海外项目越来越多，这就使得在合同签订时有些合同使用境外文体。由于国情不同，语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文体存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同中加以澄清，弄清其含义，堵塞其漏洞，以免造成损失。

除此之外，还存在着比如应变更的合同没有及时变更，应发出的会议纪要（书函）没有及时发出，应确认的签证没有及时签证，应追究的责任没有及时追究导致过了诉讼时效，等等。这些问题的发生，除了项目工程存在很多现场不确定因素和实际复杂性，因此项目型企业管理起来有一定的难度，造成“按下葫芦浮起瓢”的客观因素外，更重要的原因是一些项目经理为了赶进度，图方便，常在遇到问题时仅有业主口头同意，而没有书面签证的情况下，便对所遇问题按自己的想法和方式予以解决。这就造成了当问题发生时，才想起当初的不规范，不坚持按合同办事，造成了今日的被动，常常因此而败诉，应当行使的权利没有行使。在实际工作中，这正是一些项目型企业发生问题的焦点所在。

二、如何提高管理人员的整体素质，及时解决解决项目型企业合同管理中存在的问题

1.切实提高管理人员的整体素质。一是要选拔在企业中有一定威信和工作能力、秉公办事的优秀的人才作为合同管理人员，并在使用过程中坚持阶段考核、优胜劣汰的原则，始终保持合同管理人员具有较高的整体素质。二是要赋予他们一定的权利，对一些不合理的要求能够有权制止，领导也要给予合同管理人员大力支持，使他们能够坚持原则，大胆地开展工作。

2.经常组织合同管理人员进行学习、培训，及时掌握新的知识，提高专业技术能力。要采取“走出去，请进来”的多种学习方式，比如，聘请高校的专家、教授有针对性地讲课，结合实际工作中的事例进行分析，有效地提高合同管理人员的政治、业务水平，提高他们的综合素质。

3.在有条件的情况下，可以与相关院校联手，将工作表现优秀的合同管理人员选送到高校进行深造，让他们更多地学习相关的理论知识，从而在自己的工作岗位上发挥更大的作用。对出类拔萃的人才，企业要舍得投入，只有高投入，才能得到高回报。

4.要建立切实可行的岗位责任制，明确合同管理人员的“责、权、利”。要进一步明确合同管理人员的岗位责任制，只有明确各自的责、权、利，才能调动每一位工作人员的工作热情与工作积极性，也才能将每一项具体的要求落到实处。

三、建立健全项目型企业合同管理体系

项目型企业都有自己的生命周期，一般是工程项目结束，工程型企业的生命就基本结束。有的是1～2年，有的是3～5年，时间不等，但是相对正常的企业来说，生命周期都比较短。因此，就造成了一些项目型企业负责人不注意建立健全合同管理体系，仅仅是需要时，才想起来要用，临时抱佛脚。所以，笔者认为要采取以下措施：

1.自上而下地建立项目型企业合同管理的网络体系。要对合同管理的每一个环节进行全面的、系统的规划与管理，即：合同的谈判、拟稿、修改、确定、评审、签订、打印、学习、分解责任、跟踪履约、中途变更、合同终止、解除合同、终止合同，存档等等方面，都要做到一目了然，随时可以查阅。

2.在项目实施过程中，一切以合同为中心、为主线，实施制度化、规范化管理。不论是工程合同签订前还是工程项目执行过程中，抑或是项目执行的结尾阶段；不论是合同执行过程中有多大的分歧和矛盾，一切都要以合同为范本，找到解决问题的方法，避免与合同条款相违背的行为发生。

3.合同签订前要深入调研，做好前期工作，尽量减少合同执行以后可能发生的问题。比如，业主要将合同价格定死，但是经过项目型企业调查了解，在今后的项目工程建设过程中，存在着成本上涨的风险，就要提出在合同中起用专用条款，明确在某些情况下造成承包人工程成本价格上涨由业主进行补偿。这也是项目型企业避免因为增加成本而造成损失的一种方法。

4.为了使工程垫付资金能够及时收回，工程项目负责人要主动与业主取得联系，积极要求对方按法律程序办事，提供书面形式的担保，同时要在合同中将担保范围、期限等尽可能写清，明确规定保证条款与抵押条款，设立抵押的还要办理抵押登记，从而防止欠款现象的发生。

5.索赔管理是合同的重点，一定要特别关注。在激烈的市场竞争中，尤其是工程承包市场更是风险莫测，变幻无穷，稍有不慎，就有可能马失前蹄，追悔莫及。索赔是项目型企业有效地保护自己的利益不受侵犯或少受侵犯的方法，不仅仅是要求相关利益者对自己进行赔偿，更重要的是它是一种以合同与法律为依据的、合理合法的企业行为。我们一定要利用好这一武器，尽可能地在合同中明确各方的权利、责任、利益。因此，在每一位合同管理人员心中必须要确立明确的索赔理念，这是法律赋予我们的权利。在索赔管理中，管理人员应注意：（1）及时性。承包人进行索赔应在索赔事件发生之时而不是之后出具正式函件通知业主或其代表。国际上普遍采用的工程承包合同中对许多索赔时间都有时效限制。所以一旦出现索赔问题，一定要及时处理。（2）完整性。只有实际发生了经济损失或权利损害，才能向对方索赔。经济损失指因对方因素造成合同外的额外支出，如人工费、材料费、机械费、管理费等额外开支；权利损害是指虽然没有经济上的损失，但造成了一方权利上的损害，如由于恶劣气候条件对工程进度的不利影响，承包人有权要求工期延长等。因此发生了实际的经济损失或权利损害，应是一方提出索赔的一个基本前提条件。所以，承包人提出的索赔申请应有确凿的索赔证据。在合同管理中，管理人员应注意所有原始资料的保管、分类、汇总，以便在索赔事件发生时能提供齐备的资料证明。（3）技巧性。在工程承包活动中，承包人常常处于不利地位，这是由激烈的市场竞争造成的。在解决赔偿问题中，由于双方利益和期望的差异性，在谈判过程中常常会出现大的争执。如果承包人态度强硬地坚持自己的观点，结果会造成双方关系紧张，失去长期合作的机会。因此在索赔谈判中，承包人应避免和业主发生冲突，要善于整合双方的差异，寻找付出较小代价就能给业主带来很大利益的条款。此外，让步是解决争议的常用技巧。在具体操作中，承包人应提出较高的索赔期望，经双方谈判，在业主感兴趣或利益所在之处做出让步，如缩短工期、提高工程质量等；同时争取业主做出相应的让步，从而实现索赔目标。

综上所述，在激烈的市场竞争中，合同管理已经不是一项简单的要约、签约和承诺等工作内容，而是全方位、全过程、科学的管理，稍有不慎，就会给工作带来巨大的麻烦与被动。随着市场开拓力度的不断加大，项目型企业在合同管理上会遇到更多、更复杂的合同管理问题，企业只有做好合同实施的有效管理，在激烈的市场竞争中以不变应万变，才能使企业立于不败之地，才能使企业的管理水平和经济效益再上新台阶。

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[2] 李刚.合同管理的风险与防范.施工企业管理，2005（6）

[3] 谢能榕（导师：姚刚林）.施工总承包合同管理研究与实践.重庆大学硕士论文，2006.10

[4] 赵艳华.施工企业合同中的风险分析与方法.建筑，2003（5）

[5] 李江涛，高峰.EPC工程承包的风险和救济.中国市场，2010（1）

[6] 姜曦.浅析建设项目施工过程中承包商的素质管理.中国西部科技，2005（4）

（作者单位：中石化中原油建工程有限公司 河南濮阳 475000）

（责编：若佳）

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