关于高校办公室工作的思考

王东

（燕山大学实验室与设备管理处，河北秦皇岛 066004）

关于高校办公室工作的思考

王东

（燕山大学实验室与设备管理处，河北秦皇岛 066004）

高校各级办公室工作具有传达信息、沟通协调、辅助等重要的作用。提高办公室工作的效率，为高校工作尽好服务是当前高校管理工作的重要内容。办公室工作需要通过抓住重点、简化程序、科学管理、规范传达、前后照应、注意效果来提高信息传达的质量和效率；通过提高素质、培养信心、学习技巧、灵活应用、注重方法，增强魅力等方法来提高沟通协调的技巧和艺术；同时分清主次，强化管理、责任到人，注重鼓励、提升水平，促进效率来提高辅助教学工作的深度和广度。

高校；办公室；传达信息；沟通协调；辅助；途径

在高等院校中，办公室工作发挥着极其重要的作用，在它的协调和辅助之下，教学、科研及相关部门得以正常运转，因此办公室工作是高校工作中极其重要的组成部分。

一、高校办公室工作的作用

高校办公室是高校中的二级单位，在高校管理系统中处于沟通上下、联系内外的核心枢纽地位。高校办公室的作用具体来说，主要有三个方面：

1．有针对性地传达各种信息

高校的信息有多种，具体来说有政策信息、指令信息、教学信息、科研信息、党务信息、行政信息、教师信息、学生信息、工作信息、生活信息、校园信息、其他信息，等等。办公室管理人员和工作人员接到信息后，首先需要辨别信息的内容和类型。其次，要确定信息的接受群体。信息种类不同，所对应的对象也有所不同。再次，分析信息传递的路径。信息传递的路径是多样化的，有的信息需要从上到下传递，有的信息需要从下到上传递，有的信息需要在部门或单位内部传递，有的信息需要在平行部门或单位之间传递，有的信息需要在不同单位或不同部门传递，有的信息需要在高校之间传递，有的信息需要在高校和其他社会单位之间传递，等等。最后，把以上内容综合起来确定具体的信息传递方式。高校办公室工作需要分清信息，确定对象，理清线路，落实方式，在最快的时间把信息传递出去，使相关人员得到最准确的信息，同时也使信息不扩大，保证信息传递的效率和质量，从而促使学校工作的正常进行。

2．有效的沟通与协调

办公室工作面对个人，也面对各级部门和各种单位，如果能够发挥良好的沟通协调作用，就能够权衡利益，激发积极性，从而促使学校工作的高效进行。首先，办公室工作具有重要的沟通作用。沟通是高校人与人之间、人与部门或群体之间工作思想与生活感情的传递和反馈的过程，沟通的目的是达到思想认识的一致以及感情表达的通畅。现代生活节奏很快，相应的人际沟通也比过去少了许多。但是对于高校而言，如果不重视沟通，那么很多问题的发生就是必然的。因此办公室工作要很好地发挥沟通的作用，把不同人员、不同事务、不同内容的信息和问题进行有效的沟通，使每一件事情能够正常的进行，从而维护高校工作的运转。其次，办公室工作具有重要的协调作用。一所高校往往涉及多个级别、多个部门、多种人员。当问题发生时，如果不能有良好的协调，那么问题就会愈来愈复杂，进而难以解决，从而使具体的工作难以进行。高校办公室工作的重要作用是使相关工作人员和部门之间沟通流畅，协调顺利。一所高校的工作人员，少至几十人，多则成百上千人。要使数量较多的工作人员正常进行各项工作，高校办公室工作发挥着极其重要的作用。如果在相关事务的沟通和协调中，高校办公室工作存在疏漏，那么就会造成问题，产生一系列不良的影响。因此，办公室工作要发挥沟通和协调的能力，产生积极有效的力量，从而促使高校工作的良好运行。

3．重要的辅助作用

高等院校的核心是培育人才，教学是高校主要的核心工作。但是，如果没有管理部门的良好管理，教学工作就会陷入复杂的窘境当中，教学工作的价值和意义也无法得到体现。因此必须重视高校相关的管理工作。高校办公室工作正是这一工作内容的承担者。在高校内部，教学的正常运转，需要教师和学生的共同努力，同时也离不开办公室工作对教师的辅助。高校教师除了讲授课程外，还有与其相关的其他工作、生活事务，这些都需要办公室工作的辅助才可以完成。首先，办公室工作要按照规划把学校的各项任务向教师及相关人员进行分配。高校的教学、科研等各项工作都是通过高校办公室最终分配到每个人身上。办公室工作是高校各项工作进行落实的第一步，也是实施高校职能的重要一环。其次，办公室工作要督促科研、教学及其他工作的完成情况。各种工作进行分配之后，办公室工作还要进行一定的督促，从而使科研、教学及其他工作正常进行。最后，办公室工作要监督各种工作内容完成的质量和效率。办公室工作要监督教师、学生及相关人员各项具体工作的完成和实施情况，一方面提供信息，帮助工作质量得到提高和完善；另一方面要设置完成标准和实现计划，从而对各项工作进行科学、准确的评判，并以此作为高校管理进一步提高的依据。从总体上来说，办公室工作就是通过执行并落实各项工作，从而起到辅助教学的积极作用。

二、办公室工作的主要问题

办公室工作在高校管理中是十分重要的，但是，由于思想认识、各种条件、管理水平的原因，高校办公室存在各种各样的问题，其中最主要的是信息传达、沟通协调、辅助教学三方面的工作不到位。

1．信息传达不到位

信息化、科技化的时代已经到来。高校的发展依赖于科技的进步，高校的飞跃则需要信息的快速流通和运转。在当前这样一个信息时代，信息快速、准确的传达为当前高校各级办公室工作提出了新的挑战。然而当前办公室工作还没有受到高校的普遍重视，尤其是在硬件的配备上不够充足和先进，这样势必会影响信息传达的质量。此外，部分高校办公室工作人员素质不高，工作能力有限，传达信息时，难免出现错误，从而影响工作质量。

2．沟通协调不到位

现代社会的发展既要讲究效率，还要讲究质量。只有保质保量，才能真正推动高校的快速进步和跨越式发展。办公室的工作性质属于综合性服务工作，需要具有多方面才能的人才。但是，由于高校内部选拔人员的固有问题，造成办公室工作人员往往是非专业出身，他们的工作能力良莠不齐。在和教师、学生沟通协调时，由于工作人员不具备专业知识和素质，不能够很好地完成工作。如此下来，办公室工作质量和效率必然受到影响。

3．辅助教学不到位

高校办公室工作的最终目的是辅助教学工作。只有以教学为生命，努力提高教学质量，高校才有发展前景和机会。然而在当前形势下，部分高校办公室对于自身的工作目的认识不清，仅仅以完成现有工作为目标，对工作性质和本质缺乏准确的思考。此外，在工作中，管理人员的技巧和方法也存在一定的问题，致使办公室工作的辅助教学工作不能得到良好的实现。

三、提高工作效率的途径

如何改变现状，提高高校办公室工作的效率，从而更好地促进高校教育的健康发展，这是高校管理工作者应该思考的问题。就目前情况而言，下面三方面的努力必将有益于高校办公室工作：

1．提高信息传达的质量和效率

（1）抓住重点，简化程序。办公室工作内容极其繁琐，常常需要传达各种信息。大量的信息聚集在办公室，如果不加分析，集体传达，或者大面积地传达，就会造成信息传达的混乱，增加管理工作内容，进而影响办公效率。这就需要工作人员对信息进行区分，有效进行传达，同时在工作过程中简化程序，对于重复的、不必要的程序和工作进行去粗就精，在保证信息正确完整传达的基础上，使信息接收对象快捷方便地理解信息，并按照要求完成相关工作。

（2）科学管理，规范传达。在办公室工作中，对工作内容、工作职权、责任任务划分不清楚，对具体工作的工作程序设置不规范，对管理方式和程序没有进行制度要求，则会严重影响到办公室工作的效率。这就需要从多方面进行注意：一方面加强规范化和制度化的工作，另一方面在程序化的基础上根据实际情况精简，去繁就简，提高信息传达的质量，提高办事效率。最后，前后照应，注意效果。办公室工作既要重视信息的传达，同时也要注意信息传达之后的反馈，以便在工作中前后照应，切实完善工作，提高工作效率。

2．提高沟通协调的技巧和艺术

（1）提高素质，培养信心。高校办公室是综合性的办事机构，其管理水平直接影响到高校各项工作的展开与实施。良好的管理能力和办事能力是办公室工作的前提。办公室工作的对象大多时候是高校教师，高校教师具有高学历、高知识、高素质的特点。这就需要办公室的管理人员和工作人员提高个人素质和整体管理水平，培养工作的信心和能力，从而促进办公室工作的良好开展。

（2）学习技巧，灵活应用。高校办公室管理人员和工作人员大多并不是专业出身。在进行工作的时候，就需要不断地学习和提高，从而掌握良好的沟通技巧和方法。高校应为办公室管理人员和工作人员提供进修、学习、培训的多种机会，使高校之间先进的工作经验和方法得到广泛的应用，从而真正提高工作效率。

（3）注重方法，增强魅力。办公室工作与教师密切相关。在处理相关问题时，如果不能选择良好的工作方法，就会打击教师的积极性，进而为高校工作带来不良影响。为了提高工作的质量，办公室管理人员和工作人员在处理各种问题时，应该加以区分，选择科学、合适的方法处理，从而达到工作的良好沟通和协调。

3．提高辅助教学工作的深度和广度

（1）分清主次，科学管理。办公室工作是高校工作的一部分，要树立全局的观念，同时要着眼于具体的工作，把具体工作与教师的利益、各级单位和学校的利益结合起来。科学管理的本质是提高规范化的管理，最终的目的则是提高工作效率，更好地为教学工作服务。在工作中，加强思考，注重团结，使办公室工作发挥最大的效率。可以说，办公室工作“是行政管理能否实现其职能的重要条件，在整个行政管理过程中发挥着巨大的作用”。［1］

（2）责任到人，注重鼓励。管理水平的提高与责任的划分是分不开的。办公室工作要进行具体划分，在工作过程中责任到人，加强工作人员和管理人员的责任心和服务能力，同时注重鼓励采用科学有效的途径和方法，创造性地提高管理水平和工作能力，切实为广大教职工服务。

（3）提升水平，促进效率。提升水平，包括提升个人意识、服务水平、管理能力、工作能力等。一方面要从具体工作入手，从个人入手，从学院入手、从教师和学生利益入手，切实提高工作能力；另一方面则需要从工作方法、工作态度、工作技巧等方面切实提高管理水平。办公室的工作，关系到具体教师，与学院和学校的前途关系重大。重视办公室工作，努力提高工作效率，激发教师的工作热情，从而提高教学水平和科研能力，最终促进高校的发展。

办公室工作繁复琐碎，涉及面广泛。“高校办公室管理的全面改革与建设的科学化程度直接关系到高校改革水平与层次的高低。”［2］高校要重视办公室工作，同时也要注意发挥办公室工作的作用，提高办公室工作的效率，为高校的良好管理运营服务。

［1］李妍．关于办公室管理工作的几点思考［J］．福建教育学院学报，2009，（1）．

［2］谷午，王琪．高校办公室管理要践行科学的发展观［J］．鞍山师范学院学报，2009，（5）．

Thoughts on the University’s Office Work

WANG Dong

（Administrative Office of Laboratory and Equipment，Yanshan University，Qinhuangdao，Hebei 066004，China）

The university’s office work is very important in conveying information，communication and coordination．Improving the efficiency of office work and doing good service for college work are the important parts of university management．Office work needs to improve the quality and efficiency of information transmission through focusing on the key points，simplifying procedures，applying scientific management and standardized communication，caring forward and backward，paying attention to the effect；to improve communication and coordination skills and artistic through improving quality，developing confidence，learning skills，flexible application，focusing on methods and enhancing the charm；to increase the depth and breadth of auxiliary teaching work through sorting out the major and the minor，strengthening management responsibility to each person，giving more encouragement，improving the level and promoting efficiency．

colleges and universities；office；conveying information；communication and coordination；auxiliary；way

H647

A

1008－469X（2014）03－0095－03

2014－04－15

王东（1970－），男，江苏赣榆人，助理研究员，主要从事法律、管理与文化的研究。