荣誉档案信息化管理在事业单位岗位聘任实践的应用

摘 要：岗位聘任是事业单位人事制度从身份管理向岗位管理的转型的重要环节，具有周期性、流动性和复杂性的特点。在岗位聘任中利用荣誉信息化管理技术，可让静态的档案管理为动态的聘任工作服务，为岗位聘任工作提供体现工作人员工作能力、业绩水平与贡献大小的历史见证依据，化解聘任工作中潜在的矛盾纠纷，提高岗位聘任工作效率和荣誉档案的利用效率。

关键词：荣誉档案；信息化；岗位聘任；实践与应用

岗位聘任是事业单位实施岗位设置后，按照竞聘上岗、按岗聘用、合同管理的原则择优聘任工作人员，实现事业单位人事制度从身份管理到岗位管理根本转变的一个重要环节。荣誉档案是集中体现单位、部门和个人的工作业绩、工作水平和工作能力，在事业单位岗位聘任工作中利用荣誉档案的信息化管理系统，可利用静态档案为动态聘任服务，既体现公平、公正、公开的目的，又可让优秀的人才脱颖而出。

1 岗位聘任工作对荣誉档案管理的影响

1.1 改革现行荣誉档案管理模式

现行荣誉档案基本以实物管理模式为主，一般以单位名义获得的荣誉档案归单位集中保管，以部门名义获得的荣誉档案则多存放在部门内，以个人名义获得的荣誉档案普遍由个人保管。荣誉档案这种分散管理的模式已不适应现有事业单位人事体制改革的需要，不少荣誉档案由于保管不善，奖牌生锈、证书虫蛀、奖杯氧化、奖状褪色、文字模糊等现象较为常见，有许多获得较高荣誉的个人奖项荣誉，也随着时间的流逝或人员的变动难觅影踪。当前，事业单位正在开展岗位设置和绩效工资等人事制度的改革，迫切需要将记录单位、部门或个人水平、能力与业绩的荣誉档案进行系统化管理，并作为使用干部、聘用各级各类专业技术人才的主要依据。

1.2 推动荣誉档案信息化管理进程

由于人才的流动性、人员信息的复杂性、岗位聘任的周期性等特点，原有的荣誉档案为静态管理模式，要让静态的档案管理为动态的聘任服务，就要加强荣誉档案的信息化管理，建立和健全单位的荣誉档案信息数据库，将每年度获得各级各类荣誉的信息数据分层录入，在岗位聘任时对申请聘任人各个时段的资格、业绩等有效数据进行全方位统计、分析，制订获得各类荣誉的级别、奖项的计分标准和办法，最终将每一项目的得分累加，以得分高低作为聘任的重要依据。因此，岗位聘任在客观上推动了荣誉档案信息化管理工作进程。

1.3 健全荣誉档案信息管理制度

制订荣誉档案信息管理制度，将荣誉档案信息以获奖类别、获奖级别、颁奖单位、获奖内容、获奖时间、获奖载体、实物图片、保管期限、简要事迹、档案编号等项目进行分类编目，并将信息数据按年度录入荣誉档案信息系统，集中记录和反映单位每年度的工作业绩、贡献突出和表现优秀的集体和个人，有效整合原有散存在各单位、部门和个人中的荣誉档案历史见证材料，把文书档案、实物图片、获奖材料、获奖说明等材料都统一于管理系统中，并根据制度的要求按月报送和更新，确保数据准确、及时、有效。

2 荣誉档案信息管理系统的构建

2.1 按年征集，信息数据齐全

为使现有的荣誉档案管理与岗位聘任、岗变薪变的人事管理制度相匹配，这就要求我们建立荣誉档案信息数据库，将大量的信息数据按年度征集，分层按类输入，针对获奖人员的每一组信息数据与聘任资格、聘任时间、聘任期限作出有效分析，对待聘人员在任职期限内的获奖信息按获奖类别、获奖级别进行累计加分，作为任职期内工作业绩的重要依据，为岗位聘任工作提供参考。

2.2 动态录入，信息更新及时

根据荣誉档案管理制度的要求，各科室设立档案资料信息员，结合事业单位绩效考核工作，月度、季度和年度分别对科室和个人进行考核，并将获奖情况作为考核的内容之一，及时掌握部门、科室和工作人员的获奖情况，将静态的信息描述为动态性的信息，及时更新荣誉档案信息资料库，全面、准确地反映个人的真实面貌，提高档案信息资料库的利用效率与公信力，为岗位聘任工作提供最新的数据。

2.3 分类科学，查询统计方便

每一条荣誉档案在荣誉档案信息系统有唯一的系统编码，获奖类别分单位、集体和个人三类，获奖级别按中央、省、市、区、部门、单位等五个级别依次排列，获奖载体按奖状、牌匾、证书、奖杯、锦旗与其它六项分类。通过荣誉档案信息系统的查询模块功能，便实现获奖项目、时间、级别、类别等多项目、全方位的查询和统计，并可导出电子文档，提供便捷、高效的数字档案查询利用服务平台，实现传统档案资源的有效整合与共享。在岗位聘任业绩审核时，只要输入查询人员姓名和年限，便可筛选到各个级别和类别相关的获奖信息，比原始的手工查找大大提高了工作效率。

2.4 图文并茂，档案管理优化

荣誉档案信息系统可将证书、奖状、奖牌、奖杯等不同载体的荣誉档案用图片的形式记录、保存，有效整合原有散存在各单位、部门和个人中荣誉档案材料，通过利用信息平台提供查询、利用服务，在相当程度上减少对实物档案原件的磨损，切实提高荣誉档案的管理水平和利用效率，既有利于档案原件的保管，同时也展示了荣誉档案的全面、真实的面貌，优化了现有的档案信息资源。

3 荣誉档案信息管理系统的应用

3.1 荣誉档案信息管理系统为岗位聘任提供有力依据

荣誉档案信息来源于人力资源管理活动，反过来又为人事管理提供服务，它记录了单位、部门和个人的工作经历、社会活动和工作业绩等内容，体现了工作人员的社会价值，是使用干部的重要依据。随着新的形势下岗位聘任制度的出台，在岗位聘用工作中，聘谁不聘谁，要衡量那一个工作人员的贡献大小、业绩大小，健全每一单位的荣誉档案的信息数据至关重要，它是单位和人事部门聘任各类人才的主要依据。

3.2 荣誉档案信息管理系统为岗位聘任提供高效服务

档案管理是一项服务性很强的工作，为了资源更加高效合理利用，开发利用档案信息资源成为必然。荣誉档案信息管理系统，开发了隐藏在档案中的有用信息，积极为事业单位岗位聘任、选拔人才提供利用，使静态的信息活化，让档案信息为岗位聘任政策提供有效数据，提高荣誉档案的利用效率是工作的最终目的。

3.3 荣誉档案信息管理系统为岗位聘任化解矛盾纠纷

在任何新政策出台之后，都会遇到这样和那样的难题，尤其是在岗位编制职数与待聘人数之间存在实际矛盾，僧多粥少，难免会遇到方方面面的阻力。由于是竞聘上岗，到底谁的业绩显著，荣誉档案就是最好的依据。收集完整的荣誉档案信息，全面、准确地反映个人的真实面貌，为岗位聘任工作提供说服力强的依据，也化解了落选人员的不服心理，从而化解不必要的矛盾纠纷。

4 加强荣誉档案信息化管理的建议

4.1 提高档案管理人员的专业水平是加强荣誉档案信息管理的前提

新时期的档案管理人员除了要熟悉国家政策与档案基本业务，还需掌握管理理论与各项业务工作相结合的原则与方法，运用信息处理技术深入开发档案资源，满足各层次信息工作需求，针对新形势下对档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员专业知识与技能，重点难点进行攻克，提高档案管理人员的专业技术素质，使档案管理为岗位聘任等现实工作提供有效服务，以体现档案管理工作的真实性、可靠性、权威性与实用性。

4.2 培养高素质复合型人才是加强荣誉档案信息管理的关键

在当今信息技术广泛应用于各行各业的形势下，需要培养人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用科学的思想、组织、方法、和信息技术，创新荣誉档案管理业务流程、管理模式，对传统的管理方法进行重新整合与定位，获得最佳的管理效益，为实施岗位聘任工作提供有力的数据与保障。

4.3 充分发挥荣誉档案的激励作用是加强荣誉档案信息管理的最终目的

单位的荣誉档案具有历史的真实性、原始性、直观性和生动形象的特点，是反映单位、部门和个人的工作能力、水平和业绩的主要依据之一。档案管理的目的最终是为单位管理和各项工作提供利用服务，让荣誉档案与岗位聘任、职务晋升、年度考核直接挂钩，可从正面激发单位员工爱岗敬业、干事创业、积极进取良的工作热情，引导工作人员树立正确的人生观、荣誉观和价值观，为提高单位的核心竞争力，促进单位各项工作的开展具有不可替代的任用。

作者简介

张美江（1970—），女，汉，广东省罗定市，档案馆员，本科，人力资源科科长，研究方向：档案信息化管理，从事专业：档案管理。