文书档案信息的电子化

摘 要：文书档案在当前社会发展中起着不可忽视的作用，是档案工作的重要组成部分和核心内容。随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，在其发展和使用的过程中是主要的管理控制方式。但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

关键词：文书档案；电子化；科学化

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。文书档案信息的电子化涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 文书档案信息电子化的作用

1.1 充分利用和发挥计算机的潜能，提高利用率

目前大多数单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

1.2 提高档案信息的时效性

档案信息的电子化，工作人员可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

1.3 档案信息可多份复制，拓宽了服务范围。

2 文书档案信息电子化的优点

2.1 电子档案能使办公效率大大提高

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.2 电子传输，实现资源共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.3 电子文件保存具有很强的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

2.4 提高了文件传递的速度和安全性

以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

3 文书档案信息电子化管理中存在的问题

3.1 电子档案真实性难以保障

因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

3.2 电子档案的安全性问题日益突出

目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3.3 电子文件兼容问题

电脑软件开发的通用性差，不同系统生成的电子文件，相互不能通用，或者是不同软件生成的电子文件难以实现格式的转换，为管理人员增加了转换电子文件格式的工作量，同时也增加了经费的支出，要购买多种格式的软件，以便使用。

3.4 要求档案管理人员应具备较高的综合素质

实现档案信息电子化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

4 改革措施和解决办法探讨

文书档案信息电子化的应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

4.1 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

4.2 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案人员业务技能。二是要不断加强自我学习，逐步提升业务能力，自觉树立学习意识、责任意识、安全意识。四是加大档案部门间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

5 做好文书档案管理工作的重要意义

单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位行政管理人员及时了解单位整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献

[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社

[3]刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》，[J]，《科技咨询导报》，2006年第14期。

[4]杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

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[6]柳青，董娟，林雪，《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》，[J]，《中国成人教育》，2005年4月。

作者简介

朱燕辉（1979-）女，籍贯：山东省泰安市宁阳县，现职称：初级档案员，学历：本科，研究方向：档案管理。endprint