乡镇政府档案管理问题探析

李吉阳

(大庆市红岗区信息产业中心，黑龙江 大庆 163000)

乡镇政府档案是反映政府履行行政职能情况的第一手史料和证据，它应作为县区政府档案的重点，是衡量政府行政管理水平的重要标志，优化乡镇政府档案管理对于提升政府行政能力水平、完善行政管理具有十分重要的意义。

1 乡镇政府档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作意识不强

乡镇政府从行政领导到一般工作人员对档案管理工作的意识普遍比较薄弱，对档案管理工作的价值认识不到位，主要体现在两个方面:一是他们认为乡镇政府主要围绕经济、社会保障等工作，档案管理是乡镇政府附带工作，与主体工作的关系不大，乡镇政府只需负责配合上级档案管理部门的工作，有的乡镇甚至把档案管理工作作为一种负担，不予重视，应付交差;二是他们把乡镇政府档案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一项无需专业知识和技能的简单工作，从而只需指定工作能力一般的员工负责即可，有些甚至没有指派专人负责，而是采取临时负责的形式。

1.2 档案收集工作不到位

正是由于乡镇政府对档案工作的管理意识较为薄弱，因此在乡镇政府档案材料收集过程中存在一系列问题，集中体现为缺乏系统性、科学性和完整性。缺乏系统性，主要表现在乡镇档案管理工作杂乱无章，管理者凭主观想象决策，未能形成一套完整的体系。缺乏科学性，主要表现在档案管理制度不健全甚至缺失，管理人员缺乏档案管理领域的专业知识和技能，在管理过程中经验管理占据主导地位。缺乏完整性，主要表现在乡镇档案资料的残缺和遗失现象较为普遍，这是由多种原因造成的，一方面是因为乡镇行政领导和一般工作人员的档案意识较薄弱，对于个人和集体的档案资料归档和存档意识不强，另一方面是由于部分工作人员担心自己的行政管理记录归档后会被别人利用，在归档时仅提交部分材料;此外，是由于乡镇政府秘书等工作人员平时工作疏忽，造成一些重要工作完成后却没有留下声像、图表、文字等材料，从而导致归档困难，破坏了乡镇政府档案材料的完整性。

1.3 档案管理制度不健全

由于乡镇政府主要职能是服务于地方经济，因此，乡镇档案管理往往被认为是处于次要地位的“后勤工作”，乡镇政府往往缺乏一套长期、规范的档案管理制度，档案管理往往具有很大的随意性。一般表现为人员配备不齐，管理制度空白，奖惩机制缺失，档案管理工作效率低下，即使部分乡镇有相应的档案管理制度，但这些制度也更多地注重外部层面的指示和要求，忽视了对乡镇政府档案管理工作的实际需求，从而降低了乡镇政府档案管理的服务功能。

1.4 档案管理人员业务素质有待提高

乡镇政府的档案管理人员一般是由党政办公室秘书兼任，或者为了应付检查而临时指定的，不管是哪一类，他们都是兼职性质的，他们的主要工作不是档案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏档案管理专业知识，缺少档案管理工作热情，不熟悉档案管理业务，对乡镇档案的收集、归类与整理等较为随意。即使有部分乡镇档案管理人员是专职的，一般情况下也是由年龄较大、文化技术水平较低的人员担任，这部分人员一方面思想保守，对现代化的档案管理模式无法适应，另一方面，他们接受新理念、新技术的能力较弱，在工作中不能熟练地运用现代化的信息技术手段对乡镇政府档案资料进行加工、管理和查询，从而制约了新的管理手段和技术在乡镇政府档案管理工作中的推广和普及。

2 优化乡镇政府档案管理工作的措施

2.1 强化档案工作意识

档案管理工作是乡镇政府日常管理工作的重要内容，涵盖 党群、社会事务、综合治安、人口与计划生育、环境卫生、文化教育、社会保障等诸多方面，涉及的人员和范围较为广泛，必须调动广大相关工作人员的积极性和主动性，形成广泛参与、多方协作、齐抓共管的良好局面。这就要求乡镇领导首先要高度重视乡镇政府档案管理工作，及时转变观念，加强对乡镇政府档案建设和档案管理的领导，把档案工作同行政管理工作放在一起抓，统一尺度，严格标准。其次要把档案管理工作作为常规工作抓，将其纳入乡镇政府工作计划之中，列入领导的议事日程，并在在人力、物力和财力上加大投入，为做好乡镇政府档案管理工作提供保障［1］。同时，乡镇政府要把档案管理工作纳入乡镇政府各部门的整体考核之中，根据工作需要，设置合适的考核权重，以考核评价促进档案管理。此外，还要不断强化乡镇政府档案工作意识，乡镇政府工作人员既是创造乡镇政府档案的主体，又是使用乡镇政府档案的主体，他们档案意识的强弱，直接影响到乡镇政府档案的形成和档案的完整性、系统性。因此，要想方设法强化乡镇政府工作人员的档案意识，增强他们对档案管理工作的主动性和自觉性，使他们清楚地认识到档案管理工作与自身利益息息相关，与集体发展关系密切。唯有如此，才能克服乡镇政府工作人员对档案管理工作的偏见和误解，促使他们关心和参与到档案管理工作中来。乡镇政府可以通过会议、宣传栏、通知、专题研讨等多种形式宣传档案管理工作，使全体乡镇政府工作人员充分认识档案工作的重要意义，为优化档案管理工作打下坚实的思想基础。

2.2 健全档案管理制度

制度是开展工作的准则和依据，没有一套科学合理的档案管理制度，乡镇政府就不可能有系统、完整的档案资料。许多乡镇政府管理者由于档案工作意识较薄弱，在制度设计上大多也是一片空白，他们通常按照个人经验来组织乡镇政府档案管理，缺乏系统科学的依据。档案管理工作是乡镇政府管理工作系统中的一个重要组成部分，应在遵循《中华人民共和国档案法》的前提下，结合乡镇政府工作实际，尽快建立起一套适应乡镇政府自身发展要求的档案管理制度，以制度约束促进乡镇政府档案管理工作走向规范，以制度保障提高乡镇政府档案管理工作效率，为乡镇的发展提供服务。乡镇政府要根据当地政治经济发展规模、目标和方案的差异有针对性地制定出科学、合理、完善的档案规章制度，明确乡镇政府档案的归档范围、归档期限、归档要求和移交手续等。由于乡镇政府档案资料涉及面广，在制定档案管理规章制度时要做到具体、明确、细致，使全体乡镇政府工作人员明确资料归档的范围和明细。

2.3 创新档案管理模式

乡镇政府档案管理没有固定的模式，应根据乡镇政府工作目标和上级政府对乡镇政府的考评要求来具体设计。总的来说，乡镇政府档案管理上要摒弃以往的资料堆砌式的管理方法，乡镇政府档案管理者要统筹考虑，系统规划，设计适应乡镇发展要求的乡镇政府档案管理模式。首先，要建立模块化乡镇政府档案管理模式。模块化设计要在政府档案大系统下根据不同内容按照档案类别划分一级模块，然后再把一级模块划分为若干个二级模块，以此类推建立不同等级的档案模块系统。其次，要全面使用现代信息技术，提高乡镇政府档案管理的信息化水平。全面应用现代信息技术，不仅有利于乡镇政府档案资料的收集、保存和查询，而且便于以后对百姓提供相关服务。要实现乡镇政府档案管理信息化，就要围绕乡镇政府档案的收集、整理、储存、使用等环节，设计开发或购买一套集扫描录入、资源管理、档案查询等为一体的软件系统。鉴于许多乡镇政府办公经费较为紧张，加上领导重视程度参差不齐，要实现完全的信息化管理还有待一段时间。因此，当下乡镇政府档案管理可采取以纸质归档与信息化归档并存运转的方式，实行“五同步”，即“同步鉴定、同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”管理模式。

2.4 提高档案管理人员的业务素质

管理人员业务素质的高低决定着乡镇政府档案管理工作的水平和效果。要做好乡镇政府档案管理工作，需要一支业务素质过硬的档案管理队伍，这既是人员保障，又是管理保障。乡镇政府档案管理工作的重要性不仅要求档案管理人员应具有较高的思想素质，同时也应具备相应的专业素养，只有精通工作中的专业原理和技巧，才能在工作中做到有的放矢、事半功倍。提高乡镇政府档案管理人员的业务素质，首要途径是加强学习和培训。乡镇政府应根据工作实际和人员特点，有计划地组织乡镇政府档案管理人员进行专业学习与技能培训，尤其要注重对乡镇政府档案管理人员进行档案工作理念的传导、信息技术的应用和管理方法的培训。针对乡镇政府档案管理人员兼职化和流动化的特点，特别要强化以“短、勤、快”为主的定期培训。通过系统的学习和培训，让乡镇政府的专兼职档案管理者掌握档案管理的专业知识和技能，熟悉乡镇政府档案的性质、特点和规律，增强乡镇政府档案管理者的工作责任心。其次要广泛交流。要针对乡镇政府档案管理人员专门组织跨部门甚至各乡镇政府之间的经验交流活动，目前这项工作在大多数乡镇政府开展的较少。通过部门间和乡镇政府际间的交流，学习乡镇政府档案管理先进单位和个人的经验，达到取长补短、博采众长的目的。［2］再次，要建立健全乡镇政府档案检查、评比和考核制度。通过上级政府层面的检查、评比和考核，激励乡镇政府档案管理者自发地提升自我素养，督促乡镇政府档案管理工作向规范化、优质化发展。

3 结语

我国乡镇政府档案管理工作还处于发展阶段，档案工作意识的薄弱、制度的缺失和人员队伍的落后在很大程度上制约着乡镇政府档案管理工作的开展。随着一系列改革措施的提出与实施，我国乡镇政府档案管理工作必将逐步实现科学化和规范化，推动政府档案管理工作又好又快地发展，为乡镇政府的政治经济事业提供服务。

［1］曹玉兰.政府档案管理困惑与出路［J］.兰台世界，2013(9).

［2］童燕，张桂霞.对政府档案管理的思考［J］.中国西部科技，2011(11).