试论节约型校园建设与基建档案的有效利用

高国华

(苏州大学档案馆，江苏苏州，215021)

长期以来各高校将建设节约型校园作为落实科学发展观、提高办学效益的重要举措，从2006年以来都建立了节约型校园管理体系，推进建章立制,加强宣传引导，营造了节约型校园的文化氛围，给基建档案的管理和有效利用带来了新的机遇。当前如何顺应节约型校园建设，探索适用于满足用户需要的基建档案管理模式,是摆在档案工作者面前值得思考的问题。

学校的用能方式包括水、电、蒸汽、气、油的消耗，其中以水、电、气的消耗为主，各高校都以提高资源利用为核心，以节能、节水、节材、节地和资源综合利用为重点进行节约型校园建设。然而基建档案和水、电、气以及地这些资源有着千丝万缕的联系，基建档案资料是否得到有效利用将直接影响到节约型校园的建设。

以苏州大学为例：有着近百年历史的数学楼是西洋罗马式古建筑风格，1987年2月因小孩玩火引发火灾，烧毁大楼北面的一半屋顶、五层阁楼、四层楼面局部，共计建筑面积540 平方米。学校确定的方案是保持该楼罗马式古建筑风格，外形不变，烧毁部分的屋架照原样修复。当时建筑技术人员到现场详细查勘，由于房子结构和外墙外形比较复杂，工程难度大。当时档案室了解到这个情况后主动将1956年由苏州市建筑工程局对数学楼的结构、屋顶、外墙进行加固维修的基建图纸提供出

来，建筑工人依据图纸很顺利地按照学校要求原样修复，工程在暑假就结束，花费25 万。2000年学校再次对该大楼进行修缮，由于前几次维修后收集的基建档案资料比较完整齐全，在楼宇修缮时大大发挥了作用，又为学校节约了资金。

1990年代初学校在校园东边（如今的东校区）征地40 亩，教学楼、办公楼、食堂、浴室、学生公寓以及教工住宅拔地而起，随之而来的是学校的基本建设档案迅速增长，由于当时基建处人手紧张，加之人员流动性大，当时仅仅把建筑竣工材料收集整理后归档了，地下管线图遭遗漏。如今随着学校发展的需要，东校区的学生宿舍新增到了当初的两倍，下水道经常堵住，污水泛滥，严重影响了学生的正常生活。由于没有准确的污水管道图纸，维修人员找不到排污口，根本无从下手，至今问题还没解决。如果有了污水图不费力就能准确确定位置，不仅提高了工作效力，更重要的是可以节省大量的人力、物力、财力，提高经济效益。

由此可见，基建档案能否得到有效利用，对节约型校园的建设的影响颇大。目前在人们的意识中，对基础设施的建设比较重视，往往忽略在建设过程中积累的档案资料。基建档案的价值主要体现在学校基础设施的扩建、维护，建筑物的翻新改造以及发生产权纠纷时的佐证等，在短期内不能体现其经济价值，从而导致对基建档案的重视程度不够［1］，使得基建档案的管理呈一个比较薄弱的现象。

1.基建档案的有效利用问题更是十分突出

1.1 档案意识淡薄，管理不善，致使基建档案材料缺失

一些改造和维修项目，在档案利用时往往发现原有的建筑竣工资料以及管线档案资料缺少，特别是煤气、水等地下管线，因此后续的改造或维修工程变得无据可依，施工人员只能被迫放弃原有的管线，不得不重新开辟途径，敷设管线，直接导致改造或维修投资成本提高。

造成这种情况的原因，一是某些单位重新建重点工程项目，轻视扩建、改造或小型项目；重地面建筑物，轻地下管线。新建重点项目由于投资大，建设单位领导重视，施工单位的管理相对规范，基建材料归档也有保障；对于一些改造项目虽然少则几万多则几十万甚至上百万，但是领导的重视程度就有所减弱，建筑竣工资料以及水电气等管线资料缺损现象较为突出，特别是地下管线。再是由于各个工程阶段所形成的档案资料往往分散在项目负责人手中，他们为了使用方便自己保管，随着时间的推移和工程的推进，一些档案资料就丢失了；由于档案意识缺乏，基建部门对借阅的基建档案保管不妥，有的磨损严重，有的污渍斑斑，有的破旧不堪，有的多次涂改，甚至遗失现象也时有发生，严重影响了基建档案的有效利用。

和地方合作办学租赁出去的房屋改造后档案资料归档率不高。以苏州大学为例，2009年与平江区人民政府合作共建苏大·平江科技产业园，共出租11 万平方米建筑物（占地面积200 多亩），用于产业园建设，合作周期20年。为了适合科技园发展需要，许多建筑物进行了改造和修缮，房屋的结构、管道网络及地面道路改变很多，有的甚至在楼宇内加装了电梯。2011年学校将位于干将路的原出版大楼整体出租给某医院，医院按需要对大楼进行改造，结构、管网线路都有改动，但是这部分档案材料的归档率很低。这些档案资料如果缺失，不仅削弱了建筑物原有基建档案的利用价值，甚至有可能使之成为废纸，后果不堪设想。

1.2 专业素质不高，致使基建档案材料收集质量不高

由于基建工程从准备到施工、竣工，各个环节都不是同一家施工单位，因此归档的基建材料质量参差不齐。有的档案人员缺乏相应的基建专业知识，导致大量的单项工程成套性资料被分散开来，破坏了单项工程资料的有机联系；有的档案人员在利用上你查我调，把自己的岗位职责当作“看堆守摊”，缺乏相关的基建工程专业知识，对于缺失以及不符合归档要求的基建档案材料不能及时发现，等到利用时出了问题往往为时已晚，档案的完整性、系统性和准确性得不到保证。比如，苏州大学理工大楼2001年竣工后曾被评为建筑业企业质量管理工作和工程质量的最高荣誉“鲁班奖”，但在近年维护维修时发现该建筑的弱电资料不全，导致维修成本增加。

1.3 沟通不畅，致使工程竣工前后名称不一致，不便于基建档案的有效利用

工程项目在申请计划时的名称（俗称公安号）和竣工后的名称不同。如苏州大学东区教工宿舍项目计划建设时立项的名称分别是教工住宅点式1#、2#、3#；甲型1#、2#、3#，乙型1#、2#、3#”；东区7#教工宿舍，当工程竣工后又重新命名，分别命名为蚕桑地1 幢、蚕桑地2 幢、蚕桑地3 幢……蚕桑地10 幢。学生食堂（北区）是立项名称，竣工后变成学生一食堂。还有一种情况是有的建筑物是根据楼宇的功能命名的，随着学校发展、多校合并、新校区建设等等，学校规模不断扩大，学校院系部门用房经常调整，随之建筑物的功能改变较频繁。如1995年建造的苏州大学化学实验楼，当年立项以及竣工后归档的项目名称是一致的即“化学实验楼”，但近二十年来其先后作过测试中心、计算机学院、社会学院，物理学院用房，如今又成了出版大楼。这些工程项目名称和功能的变化后，如果档案材料不能得到及时补充，不但给档案整理带来难度，更不便于档案的查找和有效利用。

1.4 档案管理手段落后，影响基建档案的有效利用

由于档案馆经费不足，硬件建设跟不上时代发展的需要，基建档案数字化程度不高，目前还停留在传统的档案管理方法上，档案管理还未从传统的手工劳动中解放出来，基建档案丰富而强大的信息优势没有得到很好的开发；基建档案管理工作量大，存档不方便，也不利于及时查找。这些情况都影响了基建档案的有效利用。

2.提高基建档案利用效果的措施

造成以上问题的原因，一是档案管理与基建项目管理脱节，二是档案管理与档案利用存在脱节。如何改进档案利用的工作，积极将档案工作融入到节约型校园的建设中去，笔者认为可以采取以下方面的措施：

2.1 增强档案意识，重视基建档案工作，是基建档案有效利用的根本保证

基建档案利用在追溯过往、获取凭证、确保经济利益方等方面发挥着不可替代的作用，相关领导和档案管理人员头脑中有了档案意识，充分认识到基建档案工作的重要性，基建档案管理的工作就有了基础保证。2000年苏州大学独墅湖校区建设，400 亩地分两期进行建设，一大批现代化的教学用房、办公用房、学生公寓以及配套基础设施投入建设，随之而来的是基建档案数量以惊人速度增长。在有关领导的支持下，档案馆提前介入独墅湖建设工程，在开工前及时并多次组织各工程企业的资料员业务指导，要求他们严格按照苏州大学档案管理条例、实体分类法以及基建档案的归档范围和保管期限进行收集整理，在工程项目进行过程中经常检查其收集的档案资料质量，以确保独墅湖校区建设基建档案的完整、准确、齐全。目前独墅湖校区已进入维修周期，改建、扩建和维修的楼宇不断增加，从用户对档案的利用效果来看，他们相当满意，没有出现一例因资料不全造成的维修、维护浪费。在具体实施工作中，还可以运用经济手段来约束归档质量，可考虑从施工单位工程款中扣留部分资金，作为基建档案的保证金，以经济手段约束各工程单位的行为，甚至可以约定档案管理较差的单位三到五年内不得参加本校工程招投标［2］。

与地方共建的项目要把合作共建基建项目档案资料的收集工作纳入到档案、基建部门和合作方平时的工作中去，并进行长期监管并形成制度；与共建方在制订共建合作合同时，要将涉及房屋改造或改建、扩建以及新建基建项目时基建档案管理的内容加入其中并细化，各共建单位设立专门的档案管理机构，责任到人。

2.2 提高档案人员的专业素质，是基建档案有效利用的人才保证

档案基础管理是一项专业性较强的实践性工程，需要档案人员具有相当的专业技能，这是确保其科学有序地开展档案收集、整理、归档、鉴定以及开发利用工作的重要前提［3］。档案工作者由于不具备基建专业知识，给专业性较强的基建档案的整理工作带来困难。一方面学校可以考虑引进一些建筑学或土木工程专业的毕业生充实到基建档案管理队伍中来，他们经过相关的档案知识培训，可以得心应手地进行档案管理工作；另一方面可以提供渠道让档案工作者进行基建专业方面的学习，两者结合可以确保基建档案工作顺利进行。通常情况下，基建项目周期性比较长，这就需要档案工作人员变动小，只有档案工作人员相对稳定了，基建档案工作的延续性才得以进行，基建档案有效利用的质量与时效才能得以提高。

2.3 加强沟通，建立健全的基建档案利用制度，是基建档案有效利用的制度保证

大部分领导重视工程前期工作，如工程的立项、开工、施工进度、工程质量、投资控制等工作［4］，却对工程档案资料收集得是否齐全、完整、准确不够重视，档案管理缺乏统一的约束机制以及有效的管理手段。因此完善档案管理制度是关键，将档案管理工作纳入日常管理工作中去，使得档案工作做到“有法可依、违法必究”，这是基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。基建部门和档案部门要加强沟通，通过沟通使档案馆能了解到各个校区的基建工程情况，以便经常对相关人员进行档案业务指导和检查；通过沟通档案馆能及时得知建筑物竣工前后以及使用过程中名称发生改变的信息，以便在档案中及时补充，通过沟通可以促进档案有效利用工作的顺利进行。

档案工作人员其服务意识、服务水平以及工作态度的好坏也直接影响到基建档案的有效利用，要把开展基建档案的利用工作纳入到档案工作人员的岗位职责中，结合本单位工作的实际情况，制定出一套切实可行的规章制度，加强监督与考核的力度，奖惩分明。比如2010年苏州大学出台了档案利用审批制度，基建档案利用没有领导盖章签字不得外借。自从利用审批制度出台后档案污损、久借不还情况得到很大控制，杜绝了基建档案遗失情况的发生。

2.4 及时进行查缺补漏，是基建档案有效利用的质量保证

基建档案收集工作做得如何将关系到基建档案材料是否完整、准确、齐全，没有完整、准确、齐全的基建档案，也就谈不上基建档案的有效利用。高校档案部门平时要加强对施工单位收集的档案材料进行检查和指导，对移交进馆的基建档案材料进行检查核对，对不符合归档要求的材料及时进行整改，对欠缺的材料及时进行追补。对于竣工验收文件、竣工图纸，特别是地下管线要加强收集的力度。对新竣工项目可以向施工档案资料的移交人和负责人进行追讨；对于一些往年的竣工项目遇到施工企业破产解散或档案资料遗失时，可以到城市建设档案馆复制，以确保基建档案的有效利用。

2.5 利用现代化手段管理档案，是基建档案有效利用的技术保证

随着CAD 技术在工程设计领域中的广泛使用，建设单位可要求建筑设计单位提供电子化图纸，学校可以利用网络环境的优势，借助计算机、扫描仪等现代化设备，在遵循规范性、安全性、效益性的原则下，将纸质文件、声像文件等传统介质转化成为计算机软件形式的二次文献信息，供相关部门利用，实现基建档案信息的缩微化、数字化、网络化，从而提高工作效率，从技术上确保档案的有效利用。

结语

高校基建档案真实反映高校基建工作记录，其历史凭证作用是高校进行基建维修维护、管理、改建和扩建以及资产评估的重要依据，在维护学校权益和学校建设方面的作用无可替代，是学校的珍贵财富。增强档案意识，重视基建档案的有效利用，对节约型校园建设作用将是重大的。

［1］柳群英. 高校基建档案建设与管理［J］.南京工程学院学报.2012.6

［2］李君，陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施［J］.湖南医科大学学报（社会科学版）.2009.7

［3］楼惠勤. 基建档案利用的现状及对策［J］.浙江档案.2013.10

［4］赵海英，薛俭.加强高校基建档案管理［J］.合作经济与科技.2013.8

［5］王艳莉.基建档案在高校校园建设中的重要作用［J］.城建档案.2011.12