科技期刊论文参考文献的核查与校对方法

郑霞 徐军 王宇 严灿

(武汉材料保护研究所 材料保护杂志社，湖北 武汉 430030)

科技期刊作为一种知识载体，它的参考文献有严格的著录原则。各类文献(期刊、专著、专利、论文集等)的文后参考文献的著录已有国际标准和国家标准[1～3],论文作者和期刊编辑都应熟练掌握，并严格执行。由于作者对规范化的著录格式不够了解和重视，造成论文的参考文献部分格式混乱，导致参考文献的功能未能极致发挥。实际工作中科技期刊论文参考文献常出现著录项不全、著录项不准确、著录格式不规范等问题，严重影响了论文的整体质量，大大降低了编校效率，还给读者追踪检索带来不便。因此，准确快速地审查论文参考文献存在的问题，检索文献真实来源，从而对其著录格式进行正确编校，发挥参考文献应有的作用与功效，是编辑重要且十分有意义的工作内容。现笔者根据工作实践，主要针对顺序编码制著录形式存在的问题，总结出一些核查与校对的方法以供同仁参考。

一、科技期刊参考文献的作用及引用原则

参考文献作为科技期刊论文不可缺少的部分，其为作者的论点提供有力的证据，精练文字、节约篇幅，增加论文的信息量，反映论文的真实科学依据，既体现了作者对他人劳动的尊重，又表明了学术的继承性和严肃性，是编辑、审稿专家、读者鉴别论文价值水平的重要信息。参考文献还为读者、审稿专家提供了与论文相关的文献信息以便检索，从而达到共享信息资源、推动科技进步的作用。

此外，参考文献还是科技信息人员进行信息研究和文献计量学研究的重要依据。凡引有资料的文献，均应列入参考文献表，说明其来源。

近年来有关参考文献引用原则的探讨逐渐增多，目前提出最多的有全面性、时效性、代表性和公正性原则等[4，5]。这些原则对作者著录、编辑核查均有极大指导意义。基于参考文献的作用，笔者认为真实可靠和引用内容相关有效也是基本的、不可忽视的参考文献引用原则。

二、编辑核查及校对的方法

(一)标引序号的有序性

我国大部分科技期刊采用的是顺序编码制，其要求文章正文部分(包括图、表及其说明)所引用的文献按在文中出现的先后顺序用阿拉伯数字连续编码，并将序号置于方括号中，以上标形式(右上角)直接放在引文之后，而相应的参考文献表中各篇文献按序号依次编排。

编校过程中经常发现正文中标引序号混乱，如正文中标引序号有16，而文后参考文献仅有15条；再如正文中标引序号从6直接跳跃至8，缺少文献7。这些可能是作者写作时遗漏或文章修改、编审过程中正文内容删减而文后参考文献未及时相应修改所致。

文章编审过后，编辑在给作者发送修改意见的同时，应提醒其注意相关参考文献的变动并作出相应修改。对于明显的标引序号错误，如果不存在其他方面的矛盾，编辑也可以直接修改。经编辑仔细核对梳理仍存疑义的位置，需与作者沟通确认。

(二)著录格式的规范性

著录项不全、著录信息不准确是编校参考文献著录中出现最多的问题。对于熟练掌握参考文献著录标准的编辑来说，核查该类问题并非难事。然而，要对其进行校对并补充修改使其准确完整却并不简单。

1．著录项不全

参考文献著录缺项和项目不全的形式很多，如：作者姓名仅列出1位，其余用“等”代替；期刊类文献仅列出卷数或期数；起止页码缺失或只有起页码等。查阅纸质版文献以实现检索不仅费时而且很多文献甚至已无法查找，该法对编辑补全核对著录信息来说实用性不强。通过网络搜索引擎，如baidu，google等进行检索以补全校对著录信息是最简捷的方式，然而作为编辑应抱有严谨负责的态度，因此还需进一步检索出原文；但网络搜索引擎仍可作为初次检索、丰富检索信息的重要途径。网络数据库是获取原始文献最有效、最直接的方法。国内常用的文献检索网站有中国知网、万方，国外常用的文献检索网站有荷兰Elsevier公司的www.sciencedirect.com，美国化学会的http://pubs.acs.org，德国Springer公司的http://www.springerlink.com等。这些网站含有大量文献信息，对于文献检索十分全面。不足的是这些网站绝大部分免费的数据库仅提供了摘要，有些文献信息(如期刊文献的起止页码)往往需要进入网站数据库付费下载到全文才能知晓，而编辑核查校对文献著录信息并不需要阅读全文，因此该法检索有时比较昂贵。

笔者在从事参考文献著录核查校对工作中，注意到大学图书馆的电子资源相当丰富，对于检索著录信息十分实用便捷。如武汉大学图书馆的电子资源门户信息就相当全面，分类也十分清晰，在其“电子期刊导航”栏目中直接输入期刊名称就可进行期刊链接(中文、外文期刊均可)，再根据期刊的出版年份、卷数、期数等信息，就可查找出文献相关著录信息而无需下载全文(特别是对外文文献)，是补全作者姓名、卷数、期数、起止页码等的非常便利的检索途径。

目前可用的专利文献、标准信息文献检索网站也很齐全，如可通过各专利机构的网站(欧洲专利局专利检索网站、Delphion知识产权网、世界知识产权组织的IPDL、美国国家专利与商标局USPTO的网站、国家知识产权局的专利检索平台、中国专利信息网等)检索专利文献，通过各种标准的检索网站(国家标准化组织ISO Online、中国标准服务网、国家标准化管理委员会、美国国家标准学会等)检索标准信息文献[6，7]，从而将著录项补全。

2.著录信息不准确

由于作者对文献著录标准不熟悉或对所引文献的著录信息把握不准，编辑核查校对过程中经常会碰到著录信息有误的情况，多体现在文献类型标识有误、期刊文献的卷期混淆、外文作者的姓和名混淆等方面。

或许是因为专著[M]、学位论文[D]、会议论文集[C]、报告[R]的文后参考文献编排格式均为“[序号]主要责任者.文献题名[文献类型标识].出版地:出版者，出版年.起止页码.”，这几者文献类型标识混淆的情况比较常见，需要编辑留心重视。最直观的鉴别方法是通过文献题名及出版者判断，例如学位论文的出版者多为大学而专著的出版者多为出版社，再如会议论文集类型的文献题名多有“会议论文集”字样。另外，网络搜索引擎也是校对文献类型标识错误的效率很高的方法。

期刊文献的卷期著录信息混淆，如卷数加括号跟在出版年份之后而期数缺失、期数不加括号而卷数缺失、卷数和期数位置互换等，这些错误对文献的检索影响较大。如果编辑具有丰富的经验，对本领域的期刊背景有足够的了解，可能很快就能看出问题。例如：著录文献信息为“李文鑫，范冠博，潘秉锁，等.低温镀铁影响因素研究[J].材料保护，2014，2:57-59.”，其中的“2”是卷还是期可结合期刊名称判断，期刊《材料保护》办刊时间较长，因此至2014年不可能才出版第2卷，作者提供的著录信息中的“2”很有可能就是期数。可见，经验的积累对编校工作十分重要。这就要求编辑在碰到不太熟悉又有疑义的文献著录信息时不仅应认真求证，在得出真实信息后还应扩展丰富信息内容，从而转变为编辑自身的业务储备。

参考文献著录中作者姓名出错的概率也很高，尤其是外文文献作者的姓和名混淆的情况比较多见。很多文献著录格式要求外文文献作者姓名中姓用全称而名用缩写。对于外文功底不强、对外国文化背景不够了解的作者来说，可能很难把握哪是姓哪是名，特别是那些小语种的或是很长的姓名。作为编辑，除了要掌握编辑技能，巩固加强外语、外国文化学习也是很有必要的，如了解英语中的姓和名的由来、熟知英语中常见的姓和名等。另外，一篇文章中经常会引用同一位作者或同一个课题组的多篇文章，若发现2条文献中作者姓名的拼写有差别，就应仔细核对。只著录了部分作者而后面没加“等”或“et al”标示的情况也是参考文献作者姓名著录不准确的一种表现。这可能是因为有的作者认为只要列出第一作者就能检索文献，为了图方便，对参考文献的著录标准了解不够。根据国家标准，在参考文献表中3人以上多作者应列出前3人，后加“等”或“et al”。对于编辑来说，可能无法很直观地辨别作者是否有未列出的参考文献作者姓名，这就需要作者自己重视、认真核查，因此编辑应提醒作者注意这一点。

(三)其他问题

1.标引内容与著录信息不相符

正文标引处所讨论的内容与文献著录信息不相符也是编辑核查校对过程中常见的问题。例如：正文中有“低于中国期刊网收录的3919种科技期刊的自引率〉0.200，占总数的14.30，与莫京的研究报道结果一致[9]”；而文后参考文献著录为“[9]刘雪立，方红玲，周志新，等.我国不同自引率科技期刊文献计量学特征的对照研究”。很显然，正文标引处为“莫京”的研究报道，而文后著录的参考文献作者却非其人。再如：正文中有“镀锌板的复合无铬钝化目前已有较多研究[4]”，而从文后著录的参考文献的题名来看该文献研究的是铜的钝化。因此，编辑在阅稿过程中不能将文后参考文献部分与前文脱离，在编校正文的同时，对于文中引用参考文献的地方，应对照结合文后参考文献著录校对。

2.同种引源的参考文献书写不统一

编校过程中同种引源的参考文献不统一的问题也应引起编辑重视。多篇文献出自同种期刊，刊名的书写格式不统一，如有的文献中刊名为Surface and coatings technology，有的却为Surface & coatings technology或Surf.Coat.Technol。再如文献中期刊名“Metal finishing”和“Metal Finishing”，首字母的大小写不统一。另外，某种期刊每年出版1卷，而出自该期刊的多篇文献，其著录信息中出版年份相同但卷数不同，这也是编辑需要斟酌之处。以上这些都要求编辑在审查校对完每条文献著录后，从整体上再次核查参考文献著录部分，包括发现重复著录的参考文献。

三、编校工作的作者参与

编校工作有时仅靠编辑是无法完成的，它离不开作者的参与，编辑不仅需要加强自身的修养，还需要与作者沟通，共同提高稿件质量。具体到参考文献著录的核查与校对中，当然也是如此。授人以鱼，不如授人以渔。编辑有责任和义务对作者进行宣传和适当的引导、培训，使其重视引文的质量，正确地引用和著录参考文献。编辑可通过电子邮件、书信、电话等途径向作者宣传介绍参考文献的标注方法，强调参考文献著录的重要性。相信随着作者对参考文献著录的逐渐重视与了解，参考文献的著录定会越来越规范严谨，作者队伍的整体写作水平也会逐渐提高，从而使科技期刊论文的整体质量有一定的改善。

参考文献：

[1]GB/T 7714—2005，文后参考文献著录规则[S].

[2]ISO 690，文献工作文后参考文献内容、形式与结构[S].

[3]ISO 690-2，信息与文献 参考文献第2部分:电子文献部分[S].

[4]王平.参考文献引用原则的探讨[J].编辑学报，2004(1).

[5]陶范.参考文献的应用应遵循代表性原则[J].编辑学报，2008(6).

[6]于东霞.试谈如何核查科技论文的参考文献[J].编辑之友，2011(S2).

[7]中国编辑学会全国出版专业职业资格考试办公室.全国出版专业职业资格考试辅导教材——出版专业实务初级(2007版)[M].武汉：崇文书局，2007.