论实现企业办公室创新管理

刘华明

摘要：

随着经济的高速增长，企业办公室的作用越发明显和重要，办公室作为沟通内外和上下级的中枢纽带，并同时兼有多个重要职责。因此，办公室的工作效率对企业的运作有着深远影响。由此，通过对办公室管理特点以及办公室的职能、目前办公室管理所面临的问题，提出办公室创新管理方法。

关键词：

办公室；管理；创新

中图分类号：

F27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2014）04-0083-01

1 办公室管理的特点

从办公室的职能分析，作为一个统筹部门，办公室具有以下特点：一是统筹全局，办公室是企业营运的核心纽带，涉及到各个部门和企业运作的多个方面。因此，办公室的管理需做到有大局观，统一全局，从大方面入手，协调好企业各个方面的运作；二是沟通协调，办公室作为一个联系的纽带，能“承上启下”，沟通上级同时协调下级。能够连接内外，及时获取和处理外界信息，掌握第一手资料；三是辅助和服务性，高效的办公室管理能辅助领导进行高效的决策，为领导做出准确决策提供明确的依据。

2 办公室的职能

从办公室的特点便可看出，办公室在企业运作中扮演着重要的角色。而随着企业管理的日益重视，办公室的职能就愈发明显和重要。在激烈的市场竞争中，高效可行的办公室行政系统，能帮助领导者把握住稍纵即逝的机会，做到分秒必争。办公室是领导的助手，在帮助领导处理日常事务的同时，更是领导的参谋。因为办公室人员不仅与领导保持密切的联系，同时也深入基层，所以可以帮助领导倾听下级的意见，并将领导的指令及时传达到下级。办公室人员对企业具体事务的处理，倾听和总结基层人员的意见也颇为重要，并可以及时向领导汇报总结，提出建设性意见。

3 办公室管理面临的问题

在发展中，成功的企业也提出了很多新的管理思路，然而，目前国内绝大部分企业，办公室管理发展并不成熟，有不少问题存在。首先，办公室人员的素质标准和职责分工不够明确，很容易出现管理的漏洞。其次，缺乏主动性和积极性，没有主动参与到企业的经营活动中，只是单纯地理解领导的命令，上传下达，并没有很好地发挥办公室的参谋作用。最后，企业缺乏科学的监督机制，办公室作为企业的监督部门，往往没有切实履职，这样，容易导致企业的内部操作风险。

4 实现办公室创新管理的途径

第一，需要建立完善的管理制度。首先需要明确人员的分工和工作标准，完善考核机制，进行人性化、民主化的管理。达到“工作有标准，奖励有考核”的制度目标。根据每一岗位的工作性质、工作特点，明确每一个岗位上人员的工作要求、人员素质的要求，管理准则、考核细则及奖励明细等。这样不仅可以使各个部门各个方面的工作都能够有条不紊地开展，保证企业的高效运转，而且能充分调动办公室人员工作的积极性、主动性。其次，需要建立信息反馈机制，进行民主化的管理。定期了解办公室人员对所在岗位的见解，对工作的看法，对企业生产经营的看法等，从个人的不同角度了解公司，对岗位的职责进行微调，更为明确分工。

第二，健全监督制度。许多企业缺乏有效的监督机制，由此引发了很多公司内部的操作风险问题。由此，需要加强对办公室的监控管理。关于此问题，可以通过对资金预算规划和对企业办公室的管理费、差旅费和招待费的监控得到解决。首先需要明确资金的规划预算，然后加强对资金使用的督查。可以通过定期抽检等方式明确资金的使用方向，减少不必要的支出，同时，防止亏空腐败的发生，维护企业的效益。这个是管理费用控制的一个重要方面，体现企业办公室的监督管理水平，同时提高了企业的营运效率。

第三，培养团队协作能力，提高工作效率。企业在强调个人素质的同时，应更为注重团队的协作能力。每个人都有各自擅长的领域，需要取长补短，共同合作完成任务。所以，在办公室的管理中，除了明确分工外还要强调人员的协作意识和奉献精神。在工作分工中，不仅能够做到“不缺位”和“不越位”，还要做到能“补位”。就是在人员出现调动、缺勤等特殊情况下，能保障工作效率不受影响。

第四，关注效率，提高质量，同时提升人员素质。首先，需要对办公室人员明确，必须做到：“今日事，今日毕”。同时将事情分好轻重缓急，做事不拖欠，不推卸。其次，提高工作质量，明确完成工作和做好工作的区别，这在前面提到的建立完善的考核系统中已有所提及。对工作质量高、工作效率高的员工给予适度奖励。最后，鼓励员工自觉提升素质，让各岗位员工都充分认识到工作的重要性，明确提升素质对工作的帮助、对个人修养及收入提高的帮助，引导员工自觉抓紧机会学习，进行自我提升。

第五，强调主动，积极奉献。办公室的工作不仅是对日常事务的简单处理，办公室人员应该充分认识到办公室作为枢纽的重要职责。同时，还需要对员工强调办公室的服务性。办公室工作是为领导决策服务的，各岗位员工均需掌握企业的基本知识，对企业有全面的认识，纵观全局，收集信息，并且深入调查，为领导的决策提供建设性意见。关于这方面，在健全激励机制的同时，也应该培养员工积极参与、主动参与的正确意识。并且，需要改进工作作风，在调查收集信息后，对信息整理，发现问题，并提出意见。这样，企业才能更为高效的运转，办公室的职能才可以得到更加充分的发挥。

参考文献

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