无纸化原始记录系统RecMIS在计量工作中的应用*

方　正　余海洋　潘　义　张　毅　袁　礼　刘　庆　张　雯

(中国测试技术研究院，成都 610021)

0　引言

随着网络技术的发展，电子计算机已经成为当代主要办公工具之一，这就为无纸化办公创造了必要条件。无纸化办公是指利用现代化的网络技术及计算机传媒进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，从而达到节能减排的目的。在计量工作中工作人员需经常前往客户实验室及仪器设备运行现场，受计算机携带不方便及相关原始记录软件安全防伪等性能不完善的影响，电子原始记录系统尚未在计量工作中得到广泛应用。随着电子计算机日益小型化及软件研发工作的深入，计量工作中广泛使用电子原始记录系统正成为可能，从而实现无纸化办公响应国家节能减排政策。

中国测试技术研究院化学研究所基于国家相关计量检定规程和校准规范等技术文件的要求，利用先进的信息技术建立了新型无纸化原始记录系统RecMIS系统。借助便携式(台式)计算机录入检定校准过程中的全部原始数据，RecMIS系统能够自动生成与纸质原始记录版式一致的Word版电子原始记录。与传统纸质记录相比，RecMIS系统具有防改动、防伪、方便快捷和节能环保等优点；同时，通过局域网实现了在线数据的校对、审核，具有修改痕迹查询功能，保证了原始记录数据的可靠性和保密性，从而完全满足国家相关规程规范等技术文件的要求，实现了无纸化网络办公。

1　RecMIS系统在质量管理中的应用

当前，质量管理人员在原始记录存档方面已广泛使用电子计算机来备份储存原始记录扫描件及证书文件等，而完整电子原始记录的安全性由于受到人们的质疑尚未得到推广使用。RecMIS系统完全解决了电子原始记录在质量管理中的安全保密及过程可控等问题，并且在原始记录有效性验证方面做出了创新。

1.1　科学管理

RecMIS系统依据CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《检测和校准实验室能力认可准则》[1]以及JJF 1069-2012《法定计量检定机构考核规范》[2]的要求构架，适用于实验室质量保证体系的信息化系统，可以推动计量工作流程的规范化，协助质量管理的合理运行。基于计量工作的需要，根据计量检定规程或校准规范的要求完成原始记录，协助实验室建立和保持识别、收集、索引、存取、存档、存放、维护和清理质量记录和技术记录的程序，为计量工作中实验室管理建立完善的质量保证体系。如图1为RecMIS系统工作流程图。

图1　无纸化原始记录系统RecMIS工作流程图

1.2　双重加密数据安全可靠

CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《 检测和校准实验室认可准则》 4.13条记录的控制中规定：所有记录应清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止损坏、变质、丢失的适宜环境的设施中；记录可存在于任何形式的载体上，例如硬拷贝或电子媒体。另外，在JJF 1069—2012《法定计量检定机构考核规范》5.5中明文规定：机构应有程序来保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改。

RecMIS系统为防止无关人员进入系统对原始数据进行访问，使用用户名登录ID及密码双重加密技术，用户可设定关联本人电子签名唯一的登录ID及密码，通过ID及密码双重身份验证对用户授权。并且RecMIS系统可根据身份验证对不同人员赋予不同的原始记录操作权限。因此RecMIS系统电子原始记录的电子签名与手写签名具有同等的“唯一性”。通过正确使用并管理登录ID及密码，可达到对系统信息安全管理目地。

1.3　电子记录过程的更改可控

CNAS-CL01:2006中4.13.2.3 条规定：“当记录中出现错误时，每一错误应划改，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边。对记录的所有改动应有改动人的签名或签名缩写。对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动。”RecMIS系统内置版本跟踪及痕迹保留技术，具有纸质记录的全部功能，可保留记录历次修改痕迹，完全满足准则要求，与传统纸质记录相比在防改动、防伪方便优势明显。RecMIS电子原始记录系统是对计量过程及结果的纪实，在数据防改动、防伪方面有以下特点：

1)记录上的原始数据原样保留，不随意删除或更改，所输出的Word文档记录在所改动的数据项上加划改符号。

2)使用Word批注功能对改动后的数据或信息能够清晰的识别，并且在所改动的信息处生成修改人的姓名信息，让所形成的Word文档原始记录能一目了然。

3)RecMIS系统对所形成的记录上的任何信息均不会产生删除而丢失初始信息，包括后来改动或附加的信息，只要键入信息也会保留删除或改动痕迹；对记录的更改只能通过增加信息的方式来实现。

4)经RecMIS系统提交后形成的电子记录必须经过相关权限人授权方能修改，且修改痕迹全部保留。

RecMIS系统电子原始记录的更改如图2所示。

图2　经授权修改的Word文档原始记录(部分)

1.4　可对原始记录有效性进行验证

RecMIS系统能够验证电子原始记录在输出后是否被他人修改。通过系统对该功能的验证，可以保障电子原始记录在存储、传输过程中的数据安全，防止对电子记录的非法访问及随意改动，确保所输出的Word电子文档原始记录内容的原始性和真实性。

2　RecMIS系统在原始记录控制及数据控制中的应用

RecMIS系统是基于国家相关检定规程或校准规范等技术文件的要求建立的无纸化原始记录系统，在构建系统后台模块时将CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《检测和校准实验室认可准则》及JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》对原始记录及数据的控制相关要求融入其中，通过对RecMIS系统的扩展，该系统可以广泛应用于计量工作中的各类仪器设备。

2.1　Word文档原始记录及证书生成自动快捷

RecMIS系统无纸化原始记录对所包含的信息运算处理过程是通过计算机后台程序由系统完成，与传统纸质原始记录相比，不需要通过其它一系列手段对所包含的信息进行额外的运算加工处理，具有在计量过程中真正做到收集记录数据的真实性、准确性、及时性，能方便快捷的进行数据整理、审核和保存，满足对原始数据管理的要求。

当原始记录已经被核验通过，即可生成原始记录所对应的Word文档证书，该证书可直接通过计量工作中广泛应用的证书管理系统出具。在证书生成功能模块中填写原始记录对应的证书编号后，即可输出原始记录的Word文档。如图2为经检测人员使用RecMIS系统授权修改出厂编号及样品制造厂等原始记录信息后所输出Word文档格式原始记录(部分)。

2.2　实现无纸化办公

RecMIS系统按照国家计量检定规程或校准规范的要求，将各类仪器设备的Word纸质版原始记录模版导入到后台原始记录模版定义工具，储存于电脑服务器中。检测人员只需输入正确ID及密码就可使用该电子原始记录系统对原始数据录入/授权修改，核验人员同样经身份验证可对所持开放权限下的原始记录进行复核。同时可使用该系统生成相应记录的Word文档证书。

在实验室外进行现场检测时，可以利用便携式电脑使用预先下载入电脑中的离线原始记录系统记录检测过程产生的原始数据，通过联网导入数据后即可完成核验、证书生成等过程。因此原始记录的电子化指日可待，通过电子原始记录实现无纸化办公，达到节能减排的目地。

2.3　方便快捷检索原始记录信息

RecMIS系统可通过用户委托单号/条码号/用户名称/设备名称等在访问人的授权范围内对所有的电子记录和处理结果进行访问和检索，通过原始数据管理界面显示，直观的展示原始记录各项目包含的信息，方便快捷。

2.4　可自动计算评定测量结果的不确定度

在依据校准规范对仪器进行校准过程中须对测量结果的不确定度进行评定，在合成标准不确定度时需对测量结果的不确定度分别进行A类评定及B类评定[3]，在评定过程中需要涉及大量数据计算[4～5]，费事费力。使用RecMIS系统同样能通过后台测量结果的不确定度评定模块实现自动评定测量结果的不确定度。在使用电子原始记录录入检定数据时也可自动判定结果合格与否，从而生成检定证书或检定结果通知书。

3　结束语

RecMIS系统根据计量工作的需要针对不同的仪器设备按照国家检定规程或校准规范要求制作相应格式的电子原始记录，是对计量工作的过程及结果的纪实，可有效、快捷地记录计量工作中产生的一切信息资料。RecMIS系统应用于计量工作中实现了无纸化办公，优化了工作流程，节省了办公成本，提高了办公效率。随着越来越多的信息以数字或电子的形式储存和维护，未来世界无纸化办公将会更加普及，以RecMIS系统为代表的无纸化办公系统为计量管理工作的进一步发展指出了方向。

[1]中国合格评定国家认可委员会.CNAS-CL01:2006(ISO/IEC 17025:2005)《检测和校准实验室能力认可准则》

[2]国家质量技术监督检验检疫总局.JJF1069-2012 《法定计量检定机构考核规范》

[3]国家质量技术监督检验检疫总局.JJF 1059.1—2012《测量不确定度评定与表示》

[4]刘庆, 邵志新.回归分析的直线拟合不确定度探讨[J], 中国测试, 2009, 35(3):41-44

[5]丁海铭.自动旋光仪示值误差测量不确定度的评定[J], 计量技术, 2004(2):58-59