贵州财经大学管理科学与工程管理学院 郭菲菲
网络会计诞生于新经济时代,以发达的信息技术和网络信息系统为依托,它能够帮助企业实现财务与业务的协同远程报表、报账、查账、审计等远程处理,事中动态会计核算与在线财务管理,支持电子单据与电子货币,改变财务信息的获取与利用方式,使企业会计核算工作进入无纸化阶段。网络会计不仅继承了传统会计的诸多优势,还通过实现信息的即时追踪与交换、交易过程的无纸化等途径为会计的发展带来了新的生命力。与此同时,网络会计在会计业务方面的渗透与应用也给传统会计理论、业务模式等带来了一定的冲击和影响,且受制于互联网媒体及技术,仍存在较多不安全因素。本文主要探讨当前网络背景下网络会计的发展对企业内部控制的影响。
总体而言,网络会计的兴起和发展给传统会计模式既带来了新的发展机遇又带来了一定的冲击和挑战。在当前信息知识爆炸的时代,信息技术的飞速发展不仅改变了以往的经济发展模式和发展理念,也引发了企业层面对信息获取和内部管理方面的革新,网络技术已成为人们日常工作、学习和生活不可或缺的因素。由此也引发了企业对传统管理模式的革新,对会计核算的传统方法产生了较大影响,计算机作为会计业信息处理最为快捷有效的工具,网络会计不仅有效的弥补了会计电算化的不足,实现了会计信息化的变革,也从一定程度上拓展和丰富了会计理论体系。
然而网络会计也对传统会计理论体系和实务产生了一定的冲击。一方面,由于高科技通讯技术以及计算机网络的应用,交易时间大量缩短,交易主体也发生了重要改变。传统的会计理论关于持续经营和交易分期的基本假设也因此不再成立,从而使得传统的会计理论需要进一步丰富、与时俱进。另一方面,网络技术的发展促使会计的职能和管理方式的现代化,促使传统的会计实务模式发生了重要变革。传统的会计核算模式中,对商品货物交易的处理通常是通过手工开具的纸质单据与凭证,再经由手工输入电脑完成信息录入的。在网络会计的运作过程中,交易方式实现无纸化,不仅是通过电子单据和凭证完成交易核算,自动完成账务处理;商品交割和资金给付也得以统一起来,大大节省了交易成本。具体而言,传统的会计核算工作是有一定的范围限定的,网络会计的出现则突破了这一范围限制,使其原有的原则受到了冲击,从而对会计工作造成了很大影响。如传统的会计实务过程中关于权责发生制的作用、历史成本计价原则以及会计报表的编制等方面都失去了作用。相比较而言,网络会计时代背景下现金收付制更适用于网络会计,网络手段的介入在缩短交易时间的同时实现了即时信息交换与动态处理,这些都是传统手段所无法比拟和超越的。
此外,网络会计的发展也对会计职能和企业内部控制产生了重要影响。网络化浪潮下,会计不仅需要实现传统的核算职能,更需要有会计监督职能。严格执行交易过程中的会计监督职能能够有效规避和防范网络会计工作产生的风险和安全问题。随着技术进步和时代演进,会计职能也逐渐从核算型过渡至管理型。当企业也随之进入网络化经营过程后,财务会计和管理会计的职能相互融合,在信息技术的支撑下形成高度发达的会计信息系统。在此基础上企业不仅可以通过网络会计系统实现外部资源的获取和分析,也可以为外界的需求者提供信息促进决策,满足企业内部管理和成本控制需要的同时也服务于企业的创新与发展。
通过上文的介绍可知,网络会计在会计领域的深入应用一定程度上对传统的会计模式进行了颠覆和革新,具有更为便捷、迅速、低成本的优势。结合网络会计的发展进程与网络技术的进步和革新,不难发现网络会计循序渐进的发展步伐,也决定了网络会计将在会计领域得到更深应用。
(一)网络会计发展的理念导向 互联网经济时代,网络会计的革新作用不仅体现在对传统会计职能与实务方面的影响,更深层次的,体现在对会计发展理念的作用方面。网络会计凭借其兼容并蓄、创新发展及良好的兼容性,为未来网络经济的发展提供了有力的支撑。具体而言,网络会计的新型理念主要表现在以下几个方面。
(1)发展与创新理念。创新和发展是企业生存与发展的基础,而会计理论与实务的发展创新得益于网络会计的广泛应用。伴随着网络经济的繁荣发展,网络会计能够有效的摒弃相对落后的、传统的手段与观念,将网络的系统化、动态化与会计相结合,实现会计核算与财务管理目标的多元化,有助于企业协调长短期的效益,实现自身经济目标。创新与发展将是网络时代网络会计不断发展和应用的标志性特征,也是网络会计兼容性的体现。
(2)动态的网络系统理念。传统会计业务实现的是对过去业务的总结和记录,是一种静态的会计管理模式。随着当前网络信息技术与网络知识的普及,互联网时代信息实时交换、交易即时进行的趋势和诉求日益显著,由此需要将兼具动态性和发展性的网络会计应用到会计管理领域中去。网络会计相比传统会计使用的主要方式是实时报告系统实现信息交换。越来越多的公司趋向于虚拟化、临时化,网络会计的发展也必须紧跟步伐,实现实时报告功能。与此同时,基于网络技术的网络会计也具有系统性,在互联网架构中形成了庞大的信息系统。无论是网络会计的基本理念还是会计过程的实现方法都离不开系统网络,而系统网络的构成则是各层次的企业和技术人员参与贡献的结果,为日后会计网络化的发展奠定了基础。
(3)风险管理和绿色发展理念。除了上述优势,网络会计的广泛应用也有助于节省资源。数字化的信息技术保证了会计核算和信息储存过程中的无纸化,极大的减少了纸张的使用量,能够一定程度上减轻对外部环境的负面效应。同样地,虽然上文中对网络会计的优势与特点进行了充分概括,网络会计作为一种高风险的经济运行模式也存在一定的风险和不足。网络会计作为一个开放系统,同时也是脆弱的,在信息的披露和数据的保存方面容易产生数据丢失、信息传递失真以及恶意截取等风险,使企业决策受到不良影响。鉴于这些因素,网络会计在发展过程中也需要树立积极面对和处理风险的意识,在交易前后仔细审查、规避不安全因素的同时正视风险和问题的存在,积极应对、实施控制,在充分有效地控制风险的基础上保证信息传递的有效性,也保证企业数据的真实可靠。
(4)信息化背景下企业的内部控制理念。会计信息直接关系到企业经营管理活动的科学性,在传统的企业内部控制理论中,信息不对称是基本前提,存在着一系列诸如信息不对称、传达之后、信息传递不充分等问题,直接影响企业的发展。当前信息化背景下,网络会计的应用使得企业的内部控制理念也产生了变化。信息的即时交换与实时传递、交易时间的节省及交易成本的降低等一系列优势促使内部控制逐步向多层次、全方位的综合发展,控制方法也实现了多样化。企业内部管理也日趋人性化、合理化、规范化。
(二)内部控制制度的发展建设 网络会计的产生与发展提高了会计核算的充分性,改变了会计信息的载体和信息存储方式,加快了信息处理、披露和使用的及时性,增强了信息的共享性,因而具有传统会计不可比拟的优势,同时网络会计系统下的内部控制也从各方面开始转变。为了规范企业的交易行为,网络会计环境下应该明确规定信息系统的合理利用和完善,降低人为因素的干扰,保证内部控制的规范性和可靠性以及企业信息的完整性。当前电子商务模式发展的强劲势头伴随着企业内部管理的一体化,使网络会计得到了广泛的普及和发展。虽然网络会计在企业的内部控制方面可能尚存一些不足,但是会计工作的网络化趋势是无法避免的。为了促进企业更好的利用网络会计模式、实施内部控制,不仅需要企业在内部控制制度方面建立全面、规范的会计基础管理制度、明确岗位职责、把握好安全控制,也需要提高及加强网络会计安全的软、硬实力,加大企业内部审计的力度,加强制定会计档案管理制度。健全的管理制度、职能分割制度、授权的控制制度、人机互控制度等都是保证财务系统安全运行的基础。这些都将是企业利用网络会计更好地实现内部控制的必经之路和制度建设的方向所在。
在相关法律法规的规定下,遵循《企业内部控制基本规范》的内容要求,企业需要建设合理的管理制度,明确职责分工,完善和规范会计信息系统。
(一)网络会计与内部控制理论 企业在传统的内部控制方面主要采取了内部监督和职务分离等举措。然而网络会计背景下,企业会计的内部控制不仅需要严格沿用传统的手法,还需要根据网络特征和电子商务发展的条件以及虚拟主体的一系列特点加以规范和延伸,建立新的内部控制机制。主要包含以下几个方面:
(1)完善企业授权管理与系统维护的控制。网络会计所依赖的会计信息系统决定了企业内部管理和控制的水平,因而企业对信息系统的维护和开发的控制尤为重要。一方面,企业应该规范系统的使用过程与使用权限,尽可能的降低人为造成数据损毁与丢失的风险以及非法获取企业数据的行为,保证商业资料与机密文件的安全性,保证企业信息系统的安全。另一方面,企业的会计信息系统应当及时更新维护,适时调整并设定使用规则与限制条件。网络会计信息系统的维护过程在企业内部控制过程中有着重要作用,不仅能够在前期起到预防和防范的作用,也能够在交易信息处理过程中发挥纠正错误、防止舞弊行为的作用。常见信息系统的维护和控制主要包含信息录入、信息输出、信息处理方面的控制,结合上述授权管理,才能够防患于未然,保证企业核心信息的安全性和完整性。
(2)健全企业内部监督机制的建设控制。当前会计舞弊行为时有发生,企业会计信息披露不规范等行为也产生了较多不良影响,这些造假行为的产生主要是监督管理不到位导致的。建立健全企业内部的监管体系,有效防范会计舞弊,也是企业在网络会计环境下的工作重心。企业的会计信息不仅反映了企业的经营发展状况,也对外部信息使用者的决策起到了重要作用,因而网络会计信息的规范性、可靠性需要得以稽查和审核才能保证其真实性。尤其是网络会计的无纸化打破了传统会计核算和审计过程中原始凭证的审核模式,给企业的审计与会计工作带来了新的挑战,也滋生了潜在的风险。由此,企业理应主动建立健全内部审计和监督管理体系,完善相关制度准则,保证网络会计信息的真实、合法。
(二)网络会计下企业内部控制方法
(1)建立全面、规范的会计基础管理制度,加强网络会计安全控制。正如笔者所强调的,网络会计的信息安全是企业内部控制的重点和核心,在企业内部控制的过程中应该时刻保证网络会计信息的安全性。具体的措施可以通过将不并容的业务从业人员岗位相互分离,或对会计信息系统的使用授权加以严格限制来实现。一方面,企业内部负责会计信息系统的研发和维护的岗位需要加以划分,负责审计工作的岗位也需要保证其独立性。另一方面会计系统的使用人员也需要严格规范使用授权制度以及责任追究制度,严格规定岗位职责规范,保证企业网络会计信息系统在使用和运行过程中能够独立有效的工作且受到有效的监管,防范危险行为。
(2)加强预算管理和预算控制。网络技术使得信息沟通更为迅速,企业内部信息的共享和传达也更为便捷。因此企业也需要将预算系统建设完整,以确保企业用户在查询过程中保证信息的高效传递,降低时间成本。同时,对预算的管理还包括预算系统建立过程中预算信息填写的规范性、合理性的审核以及预算执行过程中的监督核查工作,以保证企业预算的有效编制和执行。
(3)相关财务人员以及会计系统的控制。会计系统是网络会计信息系统的核心,企业应该重视会计系统的建设与控制。企业可通过建立大型信息服务器,将各级单位的会计信息关联起来,将原始数据进行审核和登记,以确保系统的完整性。同时系统的操作人员尤其是财务人员的控制也是必不可少的。虽然会计的职能随着网络化发展过渡到了以管理型为主,但企业财务人员合乎规范的财务操作是企业保证信息安全、规避会计舞弊的关键所在,也直接关系到了企业网络会计信息的安全与否。对于财务人员的控制不仅包括加强相关业务培训与安全教育、提升从业人员的素质,还包括了现代信息技术的引进与更新,保证其具有与时俱进的心态,适应经济发展趋势,根据企业财务环境的变化适时的进行风险识别和防范。
虽然前文对企业实施内部控制的方法进行了探讨,具体到企业的会计实践中,仍需要对网络会计环境下的内部控制进行重构和调整,落到实处。具体而言,包含网络技术、网络数据系统以及网络财务管理等方面的控制。
(一)网络技术的内部控制
(1)会计信息的访问控制。为了保障企业会计信息系统的安全可靠,企业需要对会计信息的访问加以控制,采取诸如防火墙控制等措施,严格过滤和筛选来自企业外部人员对企业数据的访问,从而保证企业会计信息不受非法访问的干扰,也不必担心数据丢失的风险。当前应用较为广泛的控制措施也是通过安装网管防火墙,通过身份验证和日志记录功能来实施监督与防范信息的访问与读取。此外,会计信息的查询、企业内部的邮件分发等内容也是会计信息访问控制的一部分。通过对企业信息的访问控制可以有效的从源头遏制不法分子的恶意攻击和非法访问。
(2)防止计算机病毒的控制。虽然计算机技术日趋成熟和完善,电脑病毒的危害程度仍在不断提升,因此遭受经济损失的企业也较多,企业会计信息系统易受到计算机病毒的攻击,造成数据损失。因此在日常使用和操作过程中,理应提高防范意识和安全概念,随时进行系统升级,定期完成数据安全性检查,采取必要的防范与监控措施。一旦发现计算机病毒的侵袭,需要及时备份会计信息并查杀感染病毒,不断升级应对病毒感染的技术方法,保证信息安全不丢失。
(3)信息读取与传递的控制。企业的经营管理过程中,信息的共享和交换是必不可少的,保证信息传输过程中的安全性也是必要之举。企业可通过数字签名手段或加密等技术方法对数据进行保护。数据备份也是有效防范因突发情况造成数据丢失的必要措施。数据传递过程中通过加密等手段也可以在一定程度上避免信息传递失真等问题。
(4)网络数据系统的控制。保护数据安全有效是系统控制最为主要的目标,而这一目标的关键在于对数据系统的安全控制。企业的信息系统面向多层级、多单位以及多个体的操作用户群,且经常受制于网络技术的更新升级,缺乏有效的保护和控制将会产生非常严重的威胁,严重影响企业会计信息的可靠性。为了能够合理、规范地避免网络数据系统因突发情况、系统故障或人为原因造成的数据损坏与资源泄露,可具体的通过授权管理和实时监控来进行防范和控制。前者对数据的读取、编辑以及修改做出了一定的权限限制,而后者则能够有效地记录下数据的访问和操作记录,便于对数据定期的检查维护。
(二)网络管理的内部控制 除了在网络技术方面对网络会计信息进行保护和控制之外,网络管理方面也需要加以规范。具体而言,建立健全完善的网络管理机制,不仅需要企业在相对成熟和完善的法律环境中,运用法制手段规范和治理各类风险;还需要企业时刻对系统进行维护和更新,根除病毒的不良影响。
(1)建立健全相关法律法规,保证网络安全。网络会计通过网络技术实现,同时也需要相关的法律规范来监督和保障。企业在保证网络技术实时更新的同时,要善于利用计算机安全法规,促进企业内部信息的规范化和合法化,同时也利用法律保障维护企业的合法权益,保证企业信息安全和知识产权,对非法访问、使用或篡改企业信息的行为加以打击。
(2)系统软件控制。企业网络会计的系统软件不仅需要定期更新,更要从安装开始加以规范和限制。一方面要防止非法软件的恶意篡改行为,另一方面需要随时做好数据备份和还原工作,应对紧急情况。网络技术日新月异发展的同时,漏洞和病毒也日渐增多。要防患于未然,提高安全意识的同时需要定期进行漏洞修复和安全扫描,将损坏的或有风险的数据进行清楚,保证会计信息系统的正常运作。
(三)网络财务管理的内部控制 内部控制的作用在于促使企业有效率地达成经营目标,提供可靠的财务报表与信息,并确保一切程序符合相关的法令与规章。网络和先进的信息技术的发展,一方面给企业带来了无限生机,另一方面给网络财务管理系统的内部控制带来了新的难题。这就需要促使网络财务管理信息系统的内部控制体系的创新。在对网络技术实时更新以及网络管理方面规范之后,企业还需要对网络的财务管理加以控制,建立并完善相关的财务系统,提升财务从业人员的综合素质,增加技术培训与指导,保证网络会计环境下企业内部信息的安全有效。
(1)建立并完善财务信息系统的控制。根据现行趋势,企业会计信息系统控制是建立在互联网基础的,且内联网、外联网之间的互动和联系也比较频繁。因而根据企业会计信息的传递路径和传播渠道,可以将企业的财务信息系统控制分解为交易过程的事前防范、事中监测、事后控制以及实际经营管理过程中的各个环节。网络环境下,财务信息与其他网络信息一样,凭借网络技术和多媒体设备,富含内容、形象生动,一定程度上也为企业会计信息的互动和交换提供了便利。动态、公开的信息的获取与控制,将是企业获取市场竞争比较优势的崭新立足点。
(2)建立并完善财务安全防范体系,加强财务人员控制。通过完善企业的财务信息安全防范体系,可以防患于未然;而对财务信息系统操作人员的规范与控制则有助于降低由于企业内部从业人员的道德选择风险或计算机病毒等因素带来的风险系数。为实现这一控制目标,除了上述网络管理、技术层次以及法制方面的规范之外,还需要对组织人员实施管理与控制,加强财务从业人员的技术与道德培训,多层次、多角度地保证数据的安全性。
本文针对网络现代化环境中网络会计的发展趋势与现状,探讨了其对于传统会计模式的冲击与影响,同时也预测了未来网络会计的各类发展理念,结合内部控制理论分析了企业的内部控制方向以及具体的内部控制方法。对于企业而言,为了保证内部控制的有效性,维护企业信息的安全可靠,需要从网络技术、网络管理以及网络财务信息系统等多个层次进行控制与规范,从而为企业如何防范风险、实践内部控制提供详尽的指导与借鉴方案。网络会计的各类优势决定了其未来在会计领域日渐深入和成熟的发展趋势是无可避免的,企业更应该着眼于如何实现有效的控制方法,对网络会计信息系统加以充分利用,保证网络会计信息的安全、合理及有效。
[1]张卫华:《会计网络化对银行内部会计控制的影响》,《金融会计》2010 年第9 期。