精细化全生命周期合同管理实践

◎北京临近空间飞行器系统工程研究所 胡蕊 杨启东 陈政

合同管理关系着航天企业整个经济活动的有序进行，也关系着企业今后的生存与发展。但目前部分航天企业的合同管理还仅停留在审批、施印等基本环节，未完全与科研生产计划、财务管控、质量管理等体现经营业务的工作流程进行有效衔接，多种管理信息化系统互为“孤岛”，业务流程和数据被分割，较精确化管理还存在一定的差距。因此，急需建立适合企业自身特点的合同全过程管理体系。

笔者以开展全生命周期合同精细化管理的北京临近空间飞行器系统工程研究所为例，通过构建全过程、全要素的合同项目管理业务流程控制平台，强化了合同事前、事中、事后等所有环节的全生命周期管理监督，并与科研生产计划、审查监督、财务状况等信息进行了有效融合，实现了对自身经营业务的有效管控。

一、构建全生命周期合同管理体系

研究所通过运用“将复杂的事情简单化，将简单的事情流程化，将流程化的事情定量化，将定量的事情信息化”的精细化管理方法，开展了全生命周期合同管理体系建设的探索工作。

1.明确组织体系

明确形成既有统一领导，又有职责分工，既有相互协作，又有监督制约的合同管理组织体系。其主要由三个层面组成：一是领导决策层，即所长办公会授权的财经领导小组；二是综合管理层，即各职责部门行使会签职能，办公室统一进行归口管理；三是合同承办层，即机关各部门进行合同办理。

2.完善合同管理制度体系

要保证合同管理的全过程受控，应当建立、制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。为了开展合同管理平台建设，研究所在进行多轮讨论的基础上，对现有的合同管理办法进行了整体修订，从制度层面对合同管理全过程进行了规范管理，并将法人授权委托管理办法等一系列制度纳入合同管理体系，以期通过建立体系化的合同管理制度，使合同管理过程中的各项工作得到有效管控。

3.优化合同管理流程

合同管理流程的总体设计思路：一是以“精确、细致、深入、规范”为管理原则，流程涵盖合同管理所有关键环节的内容和职责，显现具体业务职能，弱化组织机构；二是使合同管理各个环节的管理责任具体化、明确化、精细化，使工作经验通过流程固化得以显性化，将经验管理向科学管理、规范管理转变；三是通过固化流程明确岗位职责，使岗位人员依据岗位职责第一次就把工作做到位，减少部门间的协调，加快流程的运行效率。

遵循总体设计思路对原有合同管理流程进行改造和优化，使合同配置流程从原来的组织结构配置转为按业务流程进行配置。

4.建立合同管理信息化系统

按照全生命周期合同管理环节划分。合同管理信息系统涵盖合格供方管理、合同审批权限管理、合同大信息管理、合同财金风险管理、合同履约管理、合同报表需求等多种模块。

按照事前、事中、事后管理环节进行划分。事前管理环节主要包括科研生产计划对应管理、合同相对方管理、合同供方管理、合同附属文件管理等；事中管理环节主要包括合同标准文本库管理、合同审查流转管理、合同资金情况管理等；事后管理环节主要包括合同查询、合同资料归档管理等。

合同供方管理是提供单独模块维护统一管理供方信息，支持新增、修改、删除供方及供方联系人信息的功能，实现合同供方的录入审核，确保符合质量管理、保密认证等各类管理体系要求。

合同附属文件管理是在管理合同文本的同时，也要将其它与合同相关的文件一并管理，使具备权限的合同管理人员可随时上传、删除、下载合同附件。

合同标准文本库管理是结合国家法律法规及行业标准，将单位内常用的几类合同标准化文本和国家、行业发布的合同示范文本纳入合同管理系统，便于合同经办人员查阅，以提高工作效率，降低法律风险。

合同审查流转管理是将合同审查事务传递给财务、法律等职能部门进行工作审核管理，并使具有同级审查职能的工作人员能够同时并行审核合同文件。

合同资金情况管理是通过合同管理流程平台，实现与现用财务网上报销系统的集成，使合同信息与收付款信息进行有效对接，进而解决合同基本信息统计归集的问题；提供合同收付款在线申请、审批，实现合同收付款情况查询。

合同资料归档是合同经办人在合同履行完毕后进行文件归档，归档部门可在系统中行使归档职责，便于合同数据、光盘等相应资料的及时归档，确保无形资产的有效回收。

此外，要积极配合信息软件开发商的工作，开展合同信息管理试运行，并针对模拟操作、试运行和实际使用过程中发现的问题，第一时间予以讨论修正，持续提高管理系统与实际工作的匹配度，进而更好地满足合同管理的实际应用。

二、实施成效

全生命周期合同管理充分利用科学管理、精细化管理理念，并与合同管理相关的各个环节、各类要素进行了全局性整合，实现了对合同全过程、全要素的有效管控，使合同管理整体能力得到了有效提升，为实现合同规范管理、精细化管理起到了极大的推动作用，加快了合同管理的科学化、规范化、标准化进程。

1.提升了合同的规范管理水平

积极探索合同信息化管理新模式，适时地应用信息化技术实现了合同审查审批、合同签订、归档查询统计等各项业务的有机整合，使合同管理水平有了大幅提高。

一是全生命周期合同管理流程提升了合同管理的整体透明度，通过固化审核流程、审核内容，有效减小了人为因素的影响，相关职能部门按照分工参与合同管理，使合同管理由事后被动防范转为事前主动防范，实现了对合同经营风险的有效防控。

二是合同信息化管理系统实现了审核人员的并行操作，缩短了相关人员的等待时间；运用合同管理流程中的审批透明化功能，承办人员可以实时查询合同审核审查进程，提高了工作效率，降低了管理成本。

2.创新了合同管理的方式方法

一是创新了合同管理理念。建设一体化管理平台，将经营业务实施和管理工作全部纳入合同管理范畴，使合同管理贯穿科研生产计划实施的全过程。以合同为主线，以计划费用为中心，实现对合同全生命周期的管理，以及对任务完成情况、合同执行状况的动态跟踪。

二是注重数据集成，挖掘利用合同信息。全生命周期合同管理涵盖了对合同全要素信息收集环节，合同管理信息与科研计划信息、付款信息逐步实现对接和集成，合同管理系统将与科研计划、财务网报等其它系统进行有效融合互动，消除了“信息孤岛”。

通过合同信息化系统将大容量、多角度的合同数据信息进行了有效保存，统计和查询功能使合同管理人员及时有效地在海量的数据中查找所需数据并进行有效分析，为研究所日常管理和资源投入、业务发展等重大、战略性决策提供了参考及支持。

三是运用集成信息系统架构（ARIS）理念，开展了合同流程梳理，将合同全过程管理涉及到的各个岗位职能的每个环节进行了规范化、标准化定义，利用ARIS 特有的房式结构将各岗位职能细化成由岗位、表单、系统、角色、权限、活动等众多管理要素构成的综合体。通过确定岗位人员、固化岗位职责、明确表单事项等各个环节，建立合同管理全局概念，摸清合同管理整体脉络，理清合同管理细节，实现合同管理流程的整体优化。

四是通过挖掘隐性知识，加快了知识管理的实际运用。通过全过程管理将合同管理流程中涉及的输入输出内容进行明确，实现了合同管理流程各环节管理制度、工作职责、工作标准、流程规范、表格表单的共享，降低了管理成本，提高了工作效率和管理水平。

五是促进了精细化管理的有效实施。将涉及合同全生命周期管理过程中的每一环节、对象逐一进行分解、量化为具体的工作程序和责任，使每一项工作内容都能看得见、摸得着、说得准，并将“精细”体现在管理的各个环节之中，做到了环环紧扣、道道把关，提高了工作效率和工作质量，实现了精细化管理。