简论计生档案信息自动化系统管理

马士梅

（无棣县计生妇幼保健服务中心，山东 无棣 251900）

加快计生档案信息自动化系统建设，实现计生档案工作各个环节的计算机化，是实现计生档案工作现代化，提高计生档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。加强对计生档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

1 推进自动化，必须提高计生档案标准化、规范化水平

目前，计生档案信息自动化系统的现状是计生档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。计生档案信息自动化的内涵包括计生档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是计生档案业务要规范，计生档案标准要建立健全和真正实施。计生档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进计生档案自动化建设，必须抓好计生档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3 有重点地抓好数据库建设

目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

4 实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为计生档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。计生档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国计生档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国计生档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的计生档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将计生档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在计生档案部门这一信息系统之内再组建一个“计生档案信息系统”，就很难提高计生档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

5 重视人才管理

推进计生档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。计生档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成计生档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。