办公自动化系统在学校的应用价值分析

陈 强

（新疆医科大学网络中心 新疆 830011）

1 办公自动化系统进入高校的背景

1.1 公自动化的提出

办公自动化的概念。办公自动化（Office Automatic）简称OA，是20世纪60年代提出的一个概念，截止目前，办公自动化还没有形成一个被广泛认可的标准化定义，一般是指利用通信技术、计算机网络技术以及办公管理方法，将人们办公的部分业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同构成一个人机信息处理系统，从而完成相应的任务的一个连续过程。

1.2 办公自动化系统进入高校的必然性

在我国高校教育事业的快速发展的宏观背景下，各高校之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方式已经不能满足高校快速发展的需要，这就凸显了改善高校内部管理体制和提高日常工作效率的重要性。具体而言，高校行政管理办公自动化的必要性主要系现在以下方面。

1.2.1 校持续发展的内在需求

随着我国高校招生体制改革，各高校办学规模不断扩大，许多高校经过合并重组、独立升格、扩建新校区等方式，形成了新老校区或多校区联合办学模式，对于此，传统的高校行政办公模式显然无法适应远程办公的需求，这就对出现新型的办公方式有了强烈的内在需求，实现办公自动化也就体现出高校进一步发展的必要性。

1.2.2 实现移动办公的需要

随着国内外高校之间、校企之间合作交流的不断加强，学校领导和教职员工都面临着经常出差的问题。是否能够通过及时获取信息来作出重要决策又是学校事业快速发展关键。例如，在学校领导出差期间，对学校情况要随时了解，并安排各种事项，或及时批示一些重要文件，为了实现移动办公，就必然要求拥有运行良好的行政管理办公自动化系统。

1.2.3 降低高校管理费用的需要

资料表明，由于全面推行办公自动化，美国政府在 1992年-1996年的短短4年间各项开支减少了1180亿美元。微软公司在 1997-1998年短短一年时间内至少节省了 4000万美元开支。可见，对于高校而言，大力推行行政管理办公自动化，可以大大降低办公用品耗材的使用量，从而节约办公经费的开支，使学校能够节约更多的人力、物力、财力用于高校的其他按建设领域，这同时也是构建节约型高校的良好体现。

1.2.4 实现高校信息共享和增强决策合理性的需要

作出科学决策是高校行政管理人员的重要工作，而拥有足够的有效信息是进行科学决策的必要前提。大力推行行政管理办公自动化，可以实现信息交流快捷通畅，充分实现信息资源共享，为高校行政管理人员提供良好的办公环境，使决策能够变得准确、及时，从而提高高校的行政管理工作效率。

1.2.5 国际化接轨的需要

目前，我国的高等教育事业正逐步与国际接轨。国内高校能否把握发展机遇，是当前我国教育界普遍关注的问题。大力推行和实施行政管理办公自动化，一方面可加强国际合作交流，另一方面还可加快国内高校向国际化发展的步伐。可见，办公自动化的简历是国内高校在借鉴国际一流大学成功经验的基础上对国际先进的高等教育管理模式的学习和改进策略。

2 办公自动化在高校的发展

当前，我国高等教育正处于快速发展时期，高校办学规模不断扩大，无论教学、科研还是管理服务工作都有大量的业务、政务、事物、信息要处理。现阶段积极推进办高校公自动化建设，转变工作方式，提高高校管理工作的质量和效率，对于促进高等教育建设和发展有着十分重要的意义。

3 办公自动化在我校的应用

3.1 办公自动化的建设目标

办公自动化系统是面向以校长办公室、业务处室为主体，涵盖各院系主要行政办公人员在内的，以办文事务为核心的行政事务协作系统。系统的建设目标如下：

（1）依靠信息化技术建立可靠的信息传递平台，替代传统的纸质方式，规范公文流转过程，提高办文效率与质量；

（2）实现远程电子办公，一定程度上解决了日常事务时间、地域上的限制，提高办公效率，减少纸张浪费，节约开支；

（3）为工作人员提供了一个多功能的桌面化的办公环境，基本满足学校管理层的日常业务，实现校办、党办的日常事务的信息化管理；

（4）对于流程事务，提供了待办、催办等功能，有效地解决了多部门间协调以及处理效率提升的问题。

3.2 办公自动化在我校的应用情况

我校办公自动化系统是数字化校园建设项目的子项目，所采用的办公自动化系统是一套以知识管理为核心的办公自动化系统。

办公自动化系统功能实用、操作简单、易学易用；系统将提供统一的界面入口，使得教职工能够通过数字化校园门户页面方便地查看主要工作动态，重大的工作事项，需要办理的事项，并可点击立即开展工作。而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。同时，所有子系统完全采用模块化设计，操作方式基本相同，界面一致，易学易用。并与人事系统无缝对接，达到人员异动，及时推送给办公自动化系统，办公自动化系统无需进行人员的异动操作。

办公自动化系统主要功能包括：

公文管理（收文管理、发文管理、督查督办、信息简报、信息简报、信息摘报、信息汇编、舆情简报）；

日常公务（会议室管理、会议申请）；

公共信息（通知公告）；

审批中心（电子显示屏申请、主页通知公告申请、）

个人事务（待办事宜、领导日程、个人日程、常用意见、常用联系人、个人设置）；

系统管理（用户管理、部门管理、群组管理、角色管理、权限分配、模块管理、文书模板、登录日志）

办公自动化系统替代以前的办公自动化软件，根据学校的需求，对系统进行了二次开发，增加了督查督办、信息简报、信息简报、信息摘报、信息汇编、舆情简报、电子显示屏申请、主页通知公告申请等功能。并配合相关部门完成需求修改、问题整改等工作，逐步完善办公自动化系统的功能。极大的提高了办公效率。

4 办公自动化在高校应用的建议

要想提高改变我校办公事务管理的办公效率和节约成本，应尽快推动实现办公自动化，就采取的措施提几点建议：

4.1 转变思想，提高认识

首先领导决策层要引起重视，把实现办公自动化，提高学校的工作效率和管理水平当作一件迫切而重要的大事来抓。

建设一个办公自动化系统，需要建立一个计算机管理信息系统，它涉及全校的各职能部门和面对各种不同要求，要求在人力、物力、财力等方面做好科学安排。

4.2 做好管理人员培训工作，提高办公室工作人员的计算机技术水平和素质

高等院校要提高工作人员的计算机技术水平。没有相关的知识与技术，就无法使一台“死”机器运作起来，就无法让计算机代替人们工作，更不要说办公自动化了。

首先，要统一工作人员的思想认识，使他们认识到，掌握计算机知识、技术网络知识，懂得适用各种现代化办公设备，是一个管理者必备的基本条件，也是提高工作效率的重要途径。

其次，要为工作人员创造一个良好的学习提高机会。学校可以考虑利用双休日或假期，集中一段时间，请有关专家上课、培训。

5 办公自动化在我校应用的展望

数字化校园的建立，加速了信息技术的应用和渗透，使得教育迅速走向网络化和数字化，同时也为教育信息化提供了技术上的支持，并对教育观念、教育内容、教育模式、教育评价、教育环境和教育管理等方面产生一系列的改革和变化。此次办公自动化系统是我校数字化校园建设的一个组成部分，而数字化校园建设和教育信息化的推进，是一个长期的、系统的过程。涉及教育信息资源建设、技术人才队伍建设，以及新的教学模式的构建和教育体制、教育理念等多方面的变革。

后期随着我校办公自动化系统的应用成熟和办公流程的规范，相信会使学校的日常管理工作更加方便、快捷，给学校带来更多的价值。

6 结论

在目前信息化蓬勃发展、国家大力号召下，无论是顺应形势，还是院校管理需要，校园OA 办公自动化建设已经成为必然趋势。高校办公自动化系统的开发与实施是通过对校区结构、系统、服务、管理以及它们之间内在联系的优化考虑，在先进的计算机技术、通信技术、控制技术的基础上，采用系统集成方法，建立一个沟通校园内部及外部社会的多媒体综合信息交互系统，真正把大学校园建成一个智能化的服务中心。

[1]孙桂茹，赵国瑞.办公自动化基础教程[M].天津：南开大学 出版社，2005年版.

[2]刘红璐等.电子政务系统概论[M].北京：人民邮电出版社，2005年版.

[3]蔺媛，王国成.韩建新数字化校园建设中的 OA 系统.机械管理开发.2007.1.