高职院校人事档案管理问题与对策研究

刘英

摘 要：本文以湖南体育职业学院为例，分析研究了高职院校人事档案管理现状、存在的问题及其原因，进而提出提高高职院校人事档案管理效率的相关对策，为高职院校在人事管理工作中提供参考。

关键词：高职院校；人事档案管理；问题与对策

人事档案管理指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文字材料，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息，是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。对高职院校教职工人事档案进行管理，是高职学院人事处的重要职能之一。

新时期，为适应高职教育的发展，如何推进人事档案管理工作，使人事档案工作职能得以充分发挥，更好地为学校教育和人事工作服务，这无疑成为高职院校工作急需解决的问题。

一、湖南体育职业学院人事档案管理现状

为切实抓好教职工人事档案管理，湖南体育职业学院从加大基础设施入手，强化管理，认真做好教职工人事档案的各项管理工作，强化档案服务效能，以此确保提高教职工人事档案服务工作的质量和效率。

按照教职工人事档案管理权限，学院人事处承担了院本部、省体校、省羽毛球运动管理中心、省举重运动管理中心、省游泳运动管理中心、省网球运动管理中心、省摔跤柔道跆拳道运动管理中心、省射击运动管理中心8个单位的副处级以下和副高以下职称干部、工人、运动员人事档案，现有室藏人事档案816卷。因档案数量多，成分复杂，人事档案管理工作以“三化”为核心指导思想。

1、规范化。通过建立规范化工作程序，保证教职工人事档案工作所需经费的落实，并于2008年制订了《湖南体育职业学院2008-2010年人事档案工作规划》。2008年开始，从规范管理入手，对816卷档案逐一进行了审核。按照分类管理、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求进行整理，在认真审核教职工档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）的同时，重点清查：是否有涂改造假、装错材料、缺少1997年以后的《干部任免审批表》。同时仔细清理缺材料、追补缺材料、完善个人信息、复制纯蓝墨水和圆珠笔材料、剪裁、裱糊破损材料等等工作。

2、制度化。按照档案工作的要求，结合学院档案工作实际，2009年印发了《湖南体育职业学院人事档案利用制度及收集归档要求的通知》。严格按制度要求做好档案收集整理、归档鉴定、安全保护、转递保密、库房管理等工作，确保了档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。

3、安全化。为加强档案的安全管理，学院强化人事档案室硬件建设，档案库房、阅档室、办公室“三室”分开，面积达45.9平方米。库房内配有6组密集架、防盗门和防盗窗、空调机、灭火器、温湿度计等相关设备。做到防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防霉烂，温湿度适宜，通风良好。同时通过建立档案查阅监督机制，严把档案查阅关。不允许任何个人和本院与档案业务无关的人员查阅档案内容，任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料，有效地维护了档案的安全。

二、人事档案管理存在的问题及原因分析

长期以来，很多高职院校认为人事档案管理就是单一收集资料、保存资料的工作，以至于对人事档案管理工作的重要性认识不够，缺乏足够的重视和支持。通过与湖南体育职业学院人事管理成功经验进行比较，现今在高职院校人事档案管理中存在以下问题：

1、因高职院校编制紧缺，未设置专门机构来从事人事档案管理工作，没有配备专人负责档案管理工作，一般是采取其他岗位的非专业人员兼任，直接影响了档案管理工作的质量。

2、人事档案制度不完善。部分高职院校没有在档案材料的搜集、保管等方面制定较为完善的管理制度，无法将人事档案管理责任落到实处，从而影响了人事档案管理工作的规范化和标准化。

3、管理经费投入较少。部分高职院校在人事档案管理工作中未设立档案管理专项经费或者投入经费较少，从而无法满足配备档案管理设施的需要，也不能给档案管理人员提供正常的业务培训。

而造成这些问题的原因则主要集中在以下几个方面：

1、人事档案材料质量不高且收集难度较大

人事档案材料的质量不高体现在形式和内容两方面。形式上，手续不齐，无单位印章，缺少个人签名，用圆珠笔、铅笔填写或复写，或用复印件代替等，都不符合档案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部门审批意见，干部履历表中无组织审核公章，年度考核表上本人意见签名处是空白。内容上，反映同一问题的一套材料能够有本有末地再现事情的来龙去脉，不缺张少页，材料没有缺损，而多数人事档案都达不到完整要求。如常见的职称材料短缺中，有的没有初级职称认定表，有的缺少讲师评审表，直接从初级到了高级，中间出现了断层，岗位聘任合同、年度考核和工资调整部分也常有此类情况，不能完整地连续地反映出该人岗位、职称晋升、每年工作考核和工资调级情况。特别是合并后的高职院校，人事档案材料不完整体现更为明显。收集工作一直是人事档案工作中的重点和难点，院属单位负责人事档案工作人员变动频繁并且是兼职，不能专心档案工作，业务不熟悉，从而不能按要求及时将档案材料入档。特别是在进行追补缺材料过程中，遇到了无法补的困难。如教职工单位的变动、所缺材料历时时间已久、材料形成时的不规范等等，给档案管理人员在追补材料工作上带来很大的难度。

2、管理手段欠佳，工作效率较低

目前，部分高职院校在档案管理工作中仍沿用传统的手工操作模式。档案工作人员主要依靠手工疲于应付档案材料的收集、整理和装订，没有时间和精力进行档案管理工作的创新，从而无法建立较为完善的档案管理信息系统，实现资源共享。

3、档案管理人员综合素质参差不齐

目前，高职院校的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。高学历高职称专业人员较少，部分高职院校是采取其他管理岗位的非专业人员兼任，多数档案管理人员都是边干边学，专业对口的较少。

三、高职院校人事档案管理工作问题的对策

针对所存在的问题，为了进一步加强人事档案管理工作，促进其规范化管理，科学化应用，使人事档案更好地为本学院的管理、人事决策和其他工作服务，针对高职院校人事管理工作的特殊性，笔者认为应从以下几个方面加以改进：

1、重视并支持人事档案管理工作

人事档案工作由于其业务性质的特殊性，看起来是平淡容易被忽略的工作，而实际上它也是院校人事管理，机构发展中不可或缺的部分。人事档案管理工作中自上而下整体推动的力度要大，要得到领导的高度重视和支持。这是搞好人事档案管理工作的先决条件，只有这样才能为人事档案的管理工作注入优秀的管理人才、厚实的资金依托和严格的制度保证。否则，人事档案管理工作就得不到真正的实施。所以各级各部门也要高度重视并支持档案管理工作，把做好档案工作列入本单位工作的议事日程。

2、建立一支稳定、专业的档案管理队伍

当今需要的是有人事管理能力的同时要熟悉计算机技能的复合性人才，自身在具备一定的创新能力的同时要在工作中实事求是，认真负责，注重细节，有良好的沟通能力。要建立一支相对稳定的档案管理队伍，保证高职院校人事档案管理工作的良性发展。应根据档案业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于档案日常编研工作的开展，保证档案管理的连续性，为以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。同时要积极为档案管理人员提供业务培训的机会，组织他们参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、经验交流会、学术研讨会等提高档案管理人员的业务水平和工作能力。

3、把握难点，着眼档案管理规范化

作为识别人才重要依据之一的人事档案，是反映教职工全面情况的案卷，也是教职工的全貌。这就要求人事档案内容要保持完整。一份符合要求的人事档案，应该具备真实性和完整性。所以，作为档案管理人员要有高度的责任感，立足本职，用主要的时间和精力做好档案工作，定期与各单位联系、定期索要，定期对人事档案逐一进行清查，对档案中缺少的材料一一登记在册，做好档案的收集、归档和整理工作，及时补齐补全空缺的材料。并从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，严把材料入口关，把收集和管理工作做扎实。

4、严格落实档案管理工作的各项制度

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果不严格落实工作制度，就会使工作无章可循、无所适从。要进一步健全工作台账，逐条对照《人事档案材料收集归档规定》、《人事档案工作目标管理考评标准》全面查摆问题，制定整改措施，特别是对人事聘用、职称评审、工资调整、年度考核等材料督促有关部门收集，并按档案管理权限即时移交学院人事档案室入档，同时要在归档材料的鉴别上，对转进转出档案的把关下功夫，为教职工管理、人事聘用提供真实、准确的个人信息。

5、围绕综合服务，全面推进档案信息化建设

为组织人事工作服务是人事档案工作的出发点和立足点，随着人事制度改革的深化，客观上对教职工信息的需求量越来越大，对人事档案信息化建设也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用计算机在档案管理工作中的作用，建立和完善档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。要实行开放式的管理。一方面建立教职工工作业绩档案，及时将教职工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用教职工提供必要的依据。另一方面建立教职工能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料，真实、准确、完整、立体地反映教职工的情况，提高决策工作的水平。要实行服务式管理。在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，在教职工的入党、出国、调动、聘任、福利待遇、办理退休和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，提高教职工档案的使用效率。

随着高职院校的建设和发展，人事制度改革的不断深入，原有的高职院校人事档案管理工作已不能适应高职院校的发展需要。因此，高职院校人事档案管理工作显得尤为重要，这就要求高职院校在人事档案管理工作中与时俱进，加快改革，规范档案管理工作，提高档案管理水平，为高职教育提供优质服务。

[参考文献]

[1]黄 昆，邓 芳.高职院校人事档案工作浅析[J].现代企业教育.2013（8）：60-61.

[2]吴艳萍.浅析高职院校人事档案管理存在问题及对策[J].中国管理信息化.2013（6）：82-83.

[3]黄柳飞.论高等职业院校人事档案管理创新体系建设[J].黑龙江史志.2013（7）：99-100.

[4]高 敏. 高职院校人事档案管理创新思路的研究[J].办公室业务.2013（8）：93.

（作者单位：湖南体育职业学院，湖南 长沙 410019）